Во время сделки продавец может выписать покупателю вместо стандартного комплекта документов один универсальный документ. Он подтверждает, что товар передан, работы выполнены, а услуги предоставлены. Разбираем, как это сделать.
🎁 В статье вас ждет бонус — предзаполненные шаблоны документов, которые можно скачать и использовать в работе.
УПД — это универсальный передаточный документ. Компания или ИП могут использовать его, чтобы упростить свой документооборот.
Если предмет сделки — импортный прослеживаемый товар и продавец не платит НДС, он обязан выставлять электронный УПД. В остальных случаях УПД применяют по желанию. Например:
Продавцы на общем режиме используют УПД вместо счета‑фактуры и товарной накладной — формы ТОРГ‑12 — или акта.
Продавцы на остальных спецрежимах используют УПД только как накладную или акт, поскольку счет‑фактуру не выставляют.
УПД подтверждает налоговые расходы и вычеты по НДС у тех, кто имеет на них право. УПД содержит все реквизиты первичного документа и счета‑фактуры, а потому с ним не будет проблем при налоговой проверке — ч. 2 ст. 9 закона № 402‑ФЗ.
💡 УПД не сможет заменить транспортную накладную, ее надо составлять по форме, утвержденной правительством.
Транспортная накладная
Транспортная накладная, или ТН, нужна, когда организация или ИП доставляют товар покупателю за отдельную плату или с помощью стороннего перевозчика.
УПД могут применять любые компании и предприниматели. Главное — согласовать с контрагентами использование УПД.
Для этого в договоре между продавцом и покупателем нужно прописать условие, что в ходе сделки оформляются УПД. В рамках одного договора можно по одним операциям применять УПД, а по другим — выставлять обычные счета‑фактуры и первичные документы.
Чтобы начать использовать универсальный передаточный документ, компании или ИП нужно:
зафиксировать это решение в учетной налоговой политике;
утвердить форму УПД, которую будут применять, или взять ту, что рекомендует налоговая служба.
УПД подойдет тем компаниям и ИП, которые хотят упростить свой документооборот. Ведь при отгрузке товаров или выполнении работ можно не оформлять счет‑фактуру с товарной накладной или актом. Их можно объединить в один универсальный передаточный документ.
УПД обязаны составлять продавцы импортных товаров, подлежащих прослеживаемости, которые не платят НДС, если покупатель — ИП или компания. Например, продавцы холодильников.
Для остальных продавцов есть перечень операций, для которых используют УПД, но он не исчерпывающий. Так, УПД можно оформить:
на отгрузку товаров с перевозкой и без;
передачу имущественных прав;
сдачу‑приемку работ или услуг.
Если компания или ИП иногда оформляют УПД, это не значит, что они должны использовать этот документ по всем сделкам. Можно по своему усмотрению применять как универсальные документы, так и обычные счета‑фактуры и товарные накладные либо акты. Все зависит от договоренностей с контрагентами.
Оформлять универсальные документы можно на бумаге или электронно. При продаже прослеживаемых товаров УПД оформляют только в электронном виде.
На бумаге. Официально утвержденных форм УПД нет, ведь это необязательный документ. Но есть форма, рекомендованная налоговой службой. Ее можно применять, если привести ее в соответствие с действующей формой счета‑фактуры. Также компания или ИП вправе внести в нее дополнительные показатели.
Еще можно разработать свою форму УПД, дополнив счет‑фактуру реквизитами первичного документа.
Электронно. Электронные форматы универсальных документов утверждены приказом налоговой службы от 19.12.2023. Это набор данных для составления в электронном виде.
А вот форма УПД — это уже то, как выглядит сам документ, ее можно разработать самостоятельно, главное, в ней должны быть все реквизиты счета‑фактуры и первичного документа. Если УПД есть в вашей учетной программе, значит, формат у него подходящий.
Универсальный передаточный документ
Подготовили с юристами предзаполненный документ, чтобы вы могли скачать его и заполнить своими данными.
Как учитывать статусы документа
В УПД есть реквизит «Статус». От него зависит, в качестве какого документа применяется УПД.
Статус бывает двух видов: 1 или 2.
Статус 1. Он означает, что продавец на ОСН или УСН одновременно использует УПД и как первичный документ, например вместо накладной, и как счет‑фактуру.
Если продавец освобожден от НДС по статье 145 налогового кодекса, он также ставит в УПД статус 1.
Продавец на ОСН или УСН составляет УПД и указывает статус 1 в левой части
Продавец на ОСН или УСН составляет УПД и указывает статус 1 в левой части
Статус 2. Он означает, что УПД применяется только как первичный документ, например как накладная. Продавцу на ОСН или УСН поступать так нерационально, потому что дополнительно к УПД придется составить отдельный счет‑фактуру.
Если продавец отражает в УПД операции, которые не облагаются НДС, он тоже ставит в документе статус 2.
Продавец составляет УПД на продажу товаров и указывает статус 2 в левой части
Продавец составляет УПД на продажу товаров и указывает статус 2 в левой части
Как заполнять УПД
В УПД со статусом 1 нужно заполнить все реквизиты. Если вы покупатель и вам нужен вычет НДС, критически важно, чтобы в документе четко читалась следующая информация:
стороны сделки;
предмет и сумма сделки;
ставка и сумма НДС.
УПД со статусом 1 продавец на ОСН должен зарегистрировать в книге продаж, а покупатель на общем режиме — в книге покупок. В журнале учета счетов‑фактур его регистрируют только посредники и застройщики. Покупатель на спецрежиме — УСН, АУСН или патенте — книгу покупок не ведет и потому нигде УПД не регистрирует. Исключение — компании и ИП на УСН, которые платят НДС.
В УПД со статусом 2 на продажу непрослеживаемых товаров, а также работ или услуг нужно заполнять лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной или акта. Это значит, что можно оставить пустыми:
строку 5 «К платежно‑расчетному документу»;
строку 5а «Документ об отгрузке»;
графу 6 «В том числе сумма акциза» — даже если товар подакцизный;
графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» — цифровой код и краткое наименование;
графу 11 «Номер таможенной декларации».
Если же УПД со статусом 2 оформляется на прослеживаемый товар, в нем нужно заполнить графы 10—14. Не заполнять можно следующее:
строку 5 к «Платежно‑расчетному документу»;
графу 6 «В том числе сумма акциза».
Графы 12—13 счета‑фактуры в УПД на прослеживаемый товар придется добавить, в рекомендуемой форме их нет.
В любом случае можно не заполнять строки 14 и 19 «Наименование экономического субъекта» — если на документе будет стоять печать продавца и покупателя с полным наименованием организации или Ф. И. О. предпринимателя.
УПД со статусом 2 не нужно нигде регистрировать — ни в книге покупок, ни в книге продаж, ни в журнале учета счетов‑фактур.
Когда нельзя использовать УПД вместо счета‑фактуры
УПД нельзя оформить в одном случае: он не подойдет, когда продавец — плательщик НДС получает аванс, то есть полную или частичную предоплату. Тогда нужно выставлять покупателям обычные счета‑фактуры. А продавцы на УСН с выручкой до 20 млн рублей, а также на других спецрежимах в принципе не обязаны выдавать покупателям отдельный документ на аванс.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Когда нельзя использовать УПД вместо накладной
Универсальный документ не может заменить накладную в четырех ситуациях:
По условиям договора, если стороны прописали в нем, что применяется товарная накладная или иной отгрузочный документ, кроме УПД.
При исправлении ранее выданных документов другой формы.
При оформлении корректировочного документа.
При оформлении дубликатов документов иной формы.
По условиям договора, если стороны прописали в нем, что применяется товарная накладная или иной отгрузочный документ, кроме УПД. Например, указали, что накладная составляется по форме ТОРГ‑12, или привели в приложении к договору совместно разработанный бланк. В этом случае поставщик обязан оформлять поставку документами, указанными в договоре.
При исправлении ранее выданных документов другой формы. Если ранее выдавали накладную ТОРГ‑12, исправления нужно вносить в нее, оформить УПД не получится.
При оформлении корректировочного документа. Если нужно изменить стоимость или количество товара, нужно составить универсальный корректировочный документ — УКД. Он совмещает в себе корректировочный счет‑фактуру и первичный документ об изменении стоимости или количества отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг. Но УКД не подходит, если первоначальную поставку оформляли комплектом ТОРГ‑12 плюс счет‑фактура.
Универсальный корректировочный документ
Подготовили с юристами предзаполненный документ, чтобы вы могли скачать его и заполнить своими данными.
При оформлении дубликатов документов иной формы. Если первичный документ утрачен или испорчен, может понадобиться дубликат. Его нужно составить по форме первоначального документа. Если требуется дубликат накладной ТОРГ‑12, оформляют накладную.
Евгения, добрый день! Если вы являетесь клиентом Т‑Бизнес, вы можете уточнить это в чате или у персонального менеджера. А если нет, то по бесплатному телефону 8 800 700‑66‑66
Собираем самые полезные материалы, интересные мероприятия и важные новости в коротких письмах. Вы можете подписаться на одну из рассылок или на все сразу.
62K подписчиков
Дважды в неделю
Как вести бизнес в России
Важные новости, бизнес‑кейсы, разборы законов и практические советы для предпринимателей
15K подписчиков
Раз в неделю
Как зарабатывать на маркетплейсах
Новости торговых площадок, инструкции для селлеров и лайфхаки успешных продавцов
20K подписчиков
Раз в две недели
Мероприятия для бизнеса
Анонсы вебинаров, конференций и других событий для предпринимателей
3K подписчиков
Раз в две недели
Рассылка для бухгалтеров
Новости и советы, которые помогут упростить работу и больше зарабатывать
День добрый, как создать УПД в Т‑бизнес?