Электронные путевые листы в 2026: обязательны ли, как оформить

В электронном путевом листе, ЭПЛ, шесть титулов. После заполнения он автоматически передается в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Разбираем детали.

🎁 В статье — предзаполненные шаблоны документов, которые можно скачать и использовать.

Что такое электронный путевой лист и зачем он нужен

Электронный путевой лист — это аналог бумажного путевого листа. В нем указывают данные о рейсе: сведения о водителе, транспорте, маршруте, показаниях одометра, расходе топлива, а также ставят отметки о медосмотре водителя и технической проверке.

ЭПЛ хранят в электронном виде, подписывают квалифицированной электронной подписью — КЭП.

Документ нужен бизнесу, чтобы законно выпускать транспорт на линию, подтверждать расходы на топливо, защищаться от штрафов и быстро проходить проверки ГИБДД.

Новости

Чем электронный путевой лист отличается от бумажного

ЭПЛ отличается от бумажного форматом, способом подписания и методом проверки. Так, его оформляют в виде XML‑файла через государственную систему, подписывают КЭП и предъявляют инспектору в виде QR‑кода на экране телефона. Собрали подробные отличия в таблицу.

Разница между бумажным и электронным путевым листом
Бумажный лист	Электронный лист
Заполняют от руки или на компьютере и распечатывают. Хранят в архиве	Заполняют в формате XML. Хранят в базах учетных программ, например 1С, или оператора электронного документооборота — ЭДО
Подписи и штампы ставят врачи и механики	Каждый участник подписывает ЭПЛ своей электронной подписью: медик, механик, ответственный за выпуск
При проверке на дороге инспектор смотрит бумажный документ	Инспектор считывает ЭПЛ по QR‑коду со смартфона водителя или проверяет через планшет в единой базе данных ГИС ЭПД
Исправления в бумажном документе вносят вручную	Электронная система сама проверяет поля перед отправкой

Когда и для кого электронные путевые листы обязательны

С 1 сентября 2026 года ЭПЛ необходим при перевозке автомобилем маркируемого некрепкого алкоголя: пива, пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи — постановление правительства № 1944.Альтернатива ЭПЛ в этом случае — электронная транспортная накладная, ЭТрН. То есть нужен какой‑то один документ, не оба.

Для остальных грузов компании и ИП могут сами выбирать формат путевого листа: бумажный или электронный. Второй формат будет удобнее, если заполняете другие обязательные электронные документы, например ЭТрН.

Предзаполненные образцы путевых листов, которые можно скачать

Как перейти на электронные путевые листы

Переход стоит разбить на несколько этапов.

Этап 1. Заключить договор с оператором ЭДО. Оператор должен входить в реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов — ИС ЭПД при Минтрансе. Информация об аккредитованных операторах ИС ЭПД есть на сайте Минтранса.

Заключать соглашения с контрагентами об обмене ЭПЛ не нужно. Для ГИБДД и Ространснадзора достаточно электронной подписи на документе.

Этап 2. Выпустить электронные подписи сотрудникам, которые заверяют отметки в путевом листе. Это водитель, медработник, сотрудник, который ставит отметки о техническом контроле, выпуске транспорта на линию и показаниях одометра.

Вносить сведения в электронный путевой лист можно как усиленной квалифицированной электронной подписью, УКЭП, так и неквалифицированной — УНЭП. Отметки о медосмотре врач может заверять только УКЭП.

Этап 3. Внести изменения в учетную политику организации, издав приказ о переходе на электронные путевые листы.

Приказ о внесении изменений в учетную политику

Подготовили для вас уже предзаполненный образец приказа, сохраняйте!

Этап 4. Выбрать программное решение. Это может быть:

модуль в учетной системе, например интеграция 1С с оператором ЭДО;
отдельный сервис для оформления ЭПЛ;
готовое решение от оператора ЭДО.

Этап 5. Обучить сотрудников. Водители, механики и диспетчеры должны понимать, как работать с программой, где ставить подпись и что делать при сбоях.

Как оформить электронный путевой лист

В ЭПЛ шесть разделов — титулов. Первые четыре оформляют до начала рейса, пятый и шестой — после него:

Обстоятельства и особенности рейса. Владелец или диспетчер транспорта вносит данные о машине, водителе, сроке действия и маршруте.
Предрейсовый медосмотр. Медицинский работник ставит отметку о прохождении предрейсового осмотра.
Технический осмотр. Механик или техник фиксирует результаты предрейсового контроля технического состояния автомобиля.
Показания одометра при выезде — вводит ответственный сотрудник.
Показания одометра при въезде — фиксирует работник из пункта выше.
Послерейсовый медосмотр — отметку ставит медик после завершения перевозки пассажиров и опасных грузов.

Готовый электронный путевой лист отправляют в ГИС ЭПД через аккредитованного оператора. Система формирует QR‑код, который водитель может предъявить сотрудникам ГИБДД на дороге с экрана телефона.

Как проводить медосмотр и контроль техсостояния в электронном формате

Организовать медосмотр можно двумя способами:

Очно — штатный или привлеченный медик проводит осмотр в кабинете, после формирует в электронном путевом листе «Титул 2» и заверяет его УКЭП.
Дистанционно — специальные сертифицированные медицинские комплексы автоматически измеряют давление, пульс и передают данные врачу. Он фиксирует результаты в ЭПЛ и заверяет УКЭП.

Что фиксирует врач
Название строки	Что писать в строке
Дата и время осмотра	Время указывают с точностью до минуты
Данные медработника	Должность, Ф. И. О., реквизиты его сертификата КЭП
Тип осмотра	Предрейсовый или послерейсовый
Показатели	Пульс, давление, температуру, результат экспресс‑теста на алкоголь
Вывод	«Допущен к рейсу» или «не допущен», с указанием причины
Основание	Ссылка на локальный регламент или приказ

Техосмотр проводят только очно. Вот как это выглядит пошагово:

специалист осматривает автомобиль: проверяет тормоза, рулевое управление, световые приборы, уровень жидкостей, состояние шин и другие параметры;
отмечает в программе «исправно» или «неисправно». Если есть замечания, например, не горит одна фара или есть утечка масла, он может добавить комментарий;
в итоге в системе появляется запись: дата, время осмотра, Ф. И. О. ответственного, перечень проверенных узлов и итоговое заключение: «выпуск разрешен» или «выпуск запрещен»;
после ответственный сотрудник заверяет «титул 3» электронной подписью.

Часто сервисы для ЭПЛ умеют подтягивать данные автоматически. Например, если у машины есть телематическая система, показания одометра могут загружаться в форму сами — механику остается только подтвердить их и поставить подпись.

Актуальные статьи и свежие тренды

Что делать, если в электронном путевом листе ошибка

Исправить ошибку в уже подписанном файле нельзя. Нужно аннулировать текущий электронный документ и сформировать новый правильный путевой лист с корректными данными.

Как действовать, если нашли ошибку:

проверьте, на каком этапе рейс и подписан ли документ;
отмените ошибочный электронный файл в учетной системе или у оператора ГИС ЭПД по согласованию с ответственным сотрудником;
сформируйте новый ЭПЛ с правильными сведениями и заново подпишите электронными цифровыми подписями всех участников: медика, механика, ответственного лица.

В любом случае сохраняйте документы — основания для исправлений: это пригодится при проверках.

Штрафы за нарушения при работе с ЭПЛ

Штрафы за нарушения такие же, как и с бумажным путевым листом. При этом в электронном документе риск нарушений меньше: многие системы не дадут сохранить или передать документ, пока не заполнены обязательные поля, например отметки о медосмотре, техконтроле. Но это не отменяет ответственности — если данные все же попали в систему с ошибками или их подменили, возможно наказание.

Примеры, за что могут оштрафовать
Ситуация	Штрафы
Нет путевого листа — ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ	500 ₽ — для водителя, ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. 20 000 ₽ — должностному лицу. 20 000 ₽ — ИП. 50 000 ₽ — малому предприятию. 100 000 ₽ — остальным компаниям
Путевой лист не подтверждает служебное использование транспорта и, соответственно, расходы на ГСМ — ст. 122 НК РФ	20% от доначисленной суммы налога — для ИП, малого предприятия, средних и крупных компаний. Актуально для ОСН, ЕСХН, УСН и АУСН «Доходы минус расходы»