Что происходит после продажи подписки юридическому лицу

Этап 1. Первая сделка

Этап 2. Что подготовить на старте

При подключении нового юрлица необходимо зафиксировать следующие данные:

1. Реквизиты.
2. Два контакта: лицо, принимающее решения (ЛПР), и бухгалтер. Счета и закрывающие документы должны идти именно бухгалтерии. Если отправлять их только человеку, ведущему переговоры, оплаты могут задержаться.
3. Дату начала периода. Она уникальна для каждого клиента и зависит от даты подключения (первой оплаты). Не стоит подгонять всех под единый календарь — это вынудит укорачивать или продлевать первый месяц каждому новову клиенту.
4. Условия, на которых заключен договор с этим клиентом: тариф, стоимость, особые договоренности, если они есть. Это нужно, чтобы каждый следующий счет выставлялся по актуальным условиям, а не по тем, что были на старте.
5. Канал, по которому клиенту удобно получать напоминания и документы. Часто это не тот же канал, через который шло обсуждение сделки, и если не уточнить это сразу, письма будут уходить туда, куда их никто не проверяет.

Этап 3. Счет

Выставлять счет лучше за 5‑10 дней до начала периода. Это дает клиенту время провести платеж через внутренние согласования. Помните: счет не подтверждает оказание услуги, он лишь фиксирует назначение платежа. Для подтверждения служит следующий документ.

Этап 4. Закрывающий документ

Дата оформления зависит от того, что именно продано. Если это доступ или лицензия, которые предоставляются один раз, документ оформляется в начале периода, на дату предоставления доступа. Если это услуга, которая оказывается весь период, документ оформляется в конце периода, когда услуга уже оказана целиком.

Этап 5. Доступ

Доступ стоит открывать по дате, которая заранее зафиксирована как начало периода у конкретного клиента, а не по факту прихода денег. Это работает независимо от того, платит клиент авансом или по факту использования: дата остается тем ориентиром, вокруг которого строится весь дальнейший цикл, а оплата и документы просто привязываются к ней.

Этап 6. Напоминания клиенту

Напоминание об оплате отправляйте с запасом времени, чтобы клиент успел провести платеж.Есть и другие поводы написать клиенту, например просроченный счет или отключение доступа.

Этап 7. Переход на новый период

В конце оплаченного срока возможны два сценария:

1. Клиент продлевает сотрудничество — выставляется новый счет по текущим условиям.
2. Клиент уходит — доступ закрывается в дату окончания периода.

Главная сложность здесь — вовремя заметить, что срок истекает. Если пропустить этот момент, вы узнаете об этом не заранее, а от самого клиента (вопросом «где счет?» или удивлением, что доступ все еще открыт).

Если клиент задержал оплату

Право отключить сервис за просрочку, как правило, прописано в договоре. Но спешить с этим не стоит: если сервис критичен для работы клиента с его заказчиками, резкое отключение испортит отношения.

На практике работают два подхода, и выбор между ними зависит от того, насколько критичен сервис для клиента:

1. Для простых сервисов с низким риском подходит автоматическое отключение при наступлении факта неоплаты или через несколько дней после просрочки: ручной контроль каждой задержки здесь не оправдан.
2. Для критичных сервисов лучше работает точечный подход: сначала напомнить и уточнить причину задержки, дать время на решение, и отключать только тех, кто задерживает оплату систематически, а не разово. Разовая задержка на день‑два обычно не говорит о проблемах с платежеспособностью, а вот повторяющиеся задержки, это уже сигнал, с которым стоит разбираться отдельно.

Если клиент меняет тариф в середине периода

Клиент просит повысить лимит или перейти на другой тариф, а до конца оплаченного срока еще две недели. Есть два рабочих варианта. Путаница между ними — частая ошибка:

1. Новая цена действует с текущего момента, разница за оставшиеся дни доплачивается отдельным счетом.
2. Новая цена действует с начала следующего периода, до конца текущего периода тариф остается прежним. Важно не переводить на более дорогой тариф без доплаты, иначе это приведет к потере выручки.

Оба варианта рабочие, но решение стоит принять один раз и закрепить письменно, в переписке с клиентом или допсоглашении, а не оставлять на усмотрение того, кто в моменте обрабатывает обращение. Иначе один клиент получит доплату, а другой в такой же ситуации нет, и это всплывет при следующей сверке.

Типичные сложности и к чему они приводят

1. Счет и документ по умолчанию уходят контакту, который вел переговоры, а не в бухгалтерию, и там зависает.
2. Документы забывают сформировать или отправить вовремя.
3. При смене тарифа новые условия не попадают в договор и следующий счет. Рассинхрон обнаруживается только на оплате, когда клиент уже недоволен.
4. Если в счете нет ссылки на период или договор, оплата приходит с расплывчатым назначением платежа, и ее сложно сопоставить с конкретным клиентом, особенно когда клиентов становится много.

Что меняется, когда клиентов становится больше

Пока клиентов 10, весь путь, описанный выше, можно держать в голове и в таблице.

Когда их пятьдесят, ручной учет дат, счетов и документов начинает отнимать больше времени, чем сама работа с клиентами: вместо того чтобы разговаривать с клиентами и развивать продукт, приходится сверять таблицы и искать, кому что не отправили. Именно в этот момент имеет смысл переходить на систему, которая берет эти задачи на себя.