Переход на транспортный ЭДО: 6 вещей, которые нужно сделать до 1 сентября

Какие документы переводят в электронный формат

С 1 сентября нужно перевести в электронный формат следующие перевозочные документы — закон № 140‑ФЗ:

1. Транспортные накладные.
2. Заявки и заказы на перевозку.
3. Поручения экспедитору.
4. Экспедиторские расписки.
5. Складские расписки.
6. Железнодорожные накладные.
7. Авиационные грузовые накладные.

Если вовремя не перейти на транспортный ЭДО, бизнесу грозят штрафы за нарушения. Но пока взыскания отложили: до 1 марта 2027 года перевозчиков не будут штрафовать за отсутствие электронных накладных.

Шаг 1. Проведите аудит перевозок

Определите:

• какие виды перевозок использует компания;
• кто выступает грузоотправителем и грузополучателем;
• привлекаются ли перевозчики и экспедиторы;
• какие документы оформляются по каждой поставке;
• кто отвечает за их создание и подписание.

Шаг 2. Проверьте договоры

В договорах с перевозчиками и экспедиторами закрепите:

• использование электронных документов;
• порядок их передачи и подписания;
• сроки подписания;
• порядок исправления ошибок;
• действия сторон при техническом сбое;
• ответственность за недостоверные сведения.

Отдельно стоит проверить, соответствует ли фактическая схема перевозки условиям договора.

📝 Как оформить договор транспортной экспедиции →

📝 Примеры работы с ЭТрН при разных сценариях грузоперевозок →

Шаг 3. Проверьте контрагентов

До начала работы установите:

• зарегистрирован ли экспедитор в обязательном реестре «ГосЛог»;
• совпадают ли его реквизиты — ИНН, ОГРН и т. д. — с официальными данными из госреестра;
• кто фактически выполняет перевозку;
• имеет ли контрагент право оказывать заявленные услуги;
• какие документы он обязан передавать заказчику.

Если перевозчик или экспедитор работает с нарушениями, расходы заказчика могут поставить под сомнение. Например, налоговая может отказать в вычете НДС или признании затрат на ОСН или УСН «Доходы минус расходы».

Шаг 4. Подключите оператора ЭДО

Выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса. При выборе учитывайте:

• подключен ли оператор ЭДО к ГИС ЭПД — государственной информационной системе электронных перевозочных документов. Через нее оператор передает документы контрагентам;
• есть ли у него мобильное приложение для водителей;
• какие тарифы и что в них входит.

Обратите внимание, есть ли техподдержка по вопросам ЭТрН. Например, в Т‑Бизнесе можно бесплатно начать работать с транспортным ЭДО и получить выделенную поддержку при работе с сервисом.

Оформить электронные подписи. Для подписания ЭТрН используют:

• квалифицированную электронную подпись, КЭП, — для грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей. Как получить КЭП;
• простую электронную подпись, ПЭП, — для водителей. Ее можно выпустить через Госключ или оператора ЭДО.

Если ЭТрН подписывает сотрудник компании, нужно оформить машиночитаемую доверенность. Как выпустить МЧД.

Назначить ответственных сотрудников. Тем, кто будет работать с ЭТрН, нужно выдать права доступа. Для этого настроить роли в системе оператора ЭДО через доверенности. Как оформить доверенность.

Настроить маршруты согласования документов. Подключения самого сервиса недостаточно. Сотрудники должны понимать, кто создает, проверяет и подписывает каждый документ.

Шаг 5. Сверьте данные во всех документах

В договоре, накладной, заявке, счете, акте и бухучете должны совпадать:

• стороны сделки;
• сведения о перевозчике и экспедиторе;
• маршрут;
• даты;
• характеристики груза;
• стоимость услуг;
• условия доставки.

Любое расхождение может стать основанием для дополнительных вопросов со стороны налоговой инспекции.

Шаг 6. Проведите тестовую перевозку

До сентября стоит полностью пройти процесс на одной реальной поставке:

• Создать электронный документ.
• Передать его контрагенту.
• Получить подписи всех участников.
• Проверить корректность данных.
• Отразить операцию в учете.
• Убедиться, что документ доступен для хранения и последующей проверки.

Тестовая перевозка покажет технические и организационные ошибки до того, как новый порядок станет обязательным.