Как заполнить и сдать отчет 6‑НДФЛ в 2026 году

Расчет по форме 6‑НДФЛ сдают все налоговые агенты. Заполняют его нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. В статье разбираем, как заполнить каждую из строк и расчет на примере первого квартала.

Сохраняйте статью в избранное ⭐, чтобы не потерять!

Кто должен сдавать отчет

• по трудовым и гражданско‑правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг. В чем разница между трудовым договором и договором ГПХ;
• за аренду имущества;
• дивиденды.

Нужно ли заполнять нулевой 6‑НДФЛ

Еще стоит представлять нулевой 6‑НДФЛ, если вы сдавали расчет в предыдущем году. Иначе, не получив его, налоговая может заблокировать расчетный счет. И придется отдельно доказывать, почему вы вправе не отчитываться.

Какие доходы включают в отчет

Исключение — подарки работникам стоимостью до 4 000 ₽, которые не облагаются налогом. Их стоимость вписывают в 6‑НДФЛ и указывают вычет на сумму подарка.

Чтобы заполнить расчет 6‑НДФЛ, нужно будет рассчитать налог. Это удобно сделать в нашем калькуляторе.

Срок сдачи 6‑НДФЛ

По отчетным периодам 2026 года форму 6‑НДФЛ сдают в такие сроки:

• за первый квартал — до 27 апреля, так как 25 апреля — суббота;
• полугодие — до 27 июля, так как 25 июля — суббота;
• девять месяцев — до 26 октября, так как 25 октября — воскресенье;
• по итогам 2026 года — до 25 февраля 2027 года вместе со справками о доходах каждого физлица‑получателя.

Куда и как сдавать отчет

ИП на ОСН или УСН подают отчет по месту жительства, а ИП на патенте — по месту учета в качестве плательщика ПСН.

Способ подачи 6‑НДФЛ зависит от численности физлиц, которые получили доход от бизнеса:

• более 10 — расчет подают в электронном виде;
• 10 и менее — на выбор, в электронном виде или на бумаге.

Бумажный 6‑НДФЛ можно сдать лично в налоговой или отправить по почте заказным письмом.

Какую форму использовать

• из титульного листа;
• раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента»;
• раздела 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»;
• приложения № 1 к расчету «Справка о доходах и суммах налогов физлица». Справки включают только в состав годового и «ликвидационного» расчета.

Как заполнить 6‑НДФЛ

Сначала рассмотрим общие правила.

Составляют 6‑НДФЛ нарастающим итогом с начала года: за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Например, доход выплатили один раз, во втором квартале. Тогда расчет нужно представить за полугодие, девять месяцев и за год. А вот за первый квартал расчет можно сдать, а можно не делать этого, так как он нулевой. Но лучше представить, чтобы не заблокировали счет.

В отдельных статьях рассказали, почему налоговая может заблокировать счет и что делать, если это случилось.

Строки с суммовыми значениями должны быть заполнены. Если показателя нет, проставляют «0». В строках, где есть ячейки для копеек, указывают суммы в рублях и копейках.

Авансы в расчете

НДФЛ, удержанный с аванса, отражают в строках 020—026 раздела 1 в зависимости от срока перечисления в бюджет. Дальше покажем это на примере.

Правила заполнения титульного листа

В верхней части титульного листа указывают ИНН и КПП компании — налогового агента. Для 6‑НДФЛ обособленного подразделения ставят его КПП. Предприниматели, адвокаты и нотариусы вносят в расчет только ИНН, потому что КПП у них нет.

Как заполнить раздел 1 расчета 6‑НДФЛ

• налог, удержанный с 1 января по последнее число квартала;
• налог, возвращенный физлицам с 1 января по последнее число квартала.

Сведения заполняют отдельно по каждому КБК.

Покажем на примере. В ООО «Орион» работает один человек. Зарплату выплачивают 10‑го и 24‑го числа.

В раздел 1 расчета за первый квартал бухгалтер включил НДФЛ, удержанный с 1 января по 31 марта.

Как заполнить раздел 2 расчета 6‑НДФЛ

Доходы, НДФЛ с которых рассчитывают по одной ставке, например 13%, и уплачивают на один КБК, отражают на одной странице раздела 2. Неважно, по какому основанию применяют эту ставку.

Разберем, как заполнить строки 161—166 на примере ООО «Орион» с одним сотрудником. Зарплату выплачивают 10‑го и 24‑го числа.

Заполнение отчета в нестандартных ситуациях

Разберем несколько нестандартных ситуаций:

• задержали зарплату и выплатили позже;
• зарплату пересчитали и доплатили;
• налог удержали, но не перечислили.

Зарплату пересчитали и доплатили. Как отразить пересчет зарплаты за прошедшие периоды в 6‑НДФЛ, зависит от того, в какую сторону изменилась сумма — большую или меньшую.

Если сумму пересчитали в меньшую сторону, зарплату и начисленный с нее налог отразите в 6‑НДФЛ с учетом пересчета. Если ошибку обнаружили после сдачи 6‑НДФЛ, представьте уточненный расчет.

Налог удержали, но не перечислили. В этом случае 6‑НДФЛ заполняют, как если бы уплатили налог вовремя. Долг по нему не влияет на заполнение расчета. Об этом мы рассказывали в разделе «Как заполнить раздел 1 расчета 6‑НДФЛ».

Штрафы за несдачу отчета

Инспекторы могут оштрафовать налогового агента за нарушения по 6‑НДФЛ в двух случаях:

• не сдали расчет или сдали с опозданием;
• указали в расчете недостоверные сведения.

Главное

1. Сдавать расчеты по форме 6‑НДФЛ должны все налоговые агенты. Это компании и ИП, которые платят физлицам, например по трудовым и гражданско‑правовым договорам, за аренду имущества и дивиденды.
2. Если компания или ИП хотя бы один раз выплатили доход, сдавать 6‑НДФЛ придется за этот квартал и все последующие. Еще стоит представлять нулевой 6‑НДФЛ, если сдавали расчет в предыдущем году.
3. В отчете указывают только доходы, облагаемые НДФЛ, такие как зарплата, премии, отпускные, больничные. Исключение, например, — подарки работникам стоимостью до 4 000 ₽, которые не облагаются налогом.
4. 6‑НДФЛ по итогам года сдают до 25 февраля следующего года вместе со справками о доходах каждого физлица‑получателя. По отчетным периодам форму 6‑НДФЛ сдают до 25 апреля, июля и октября.
5. Способ подачи зависит от численности физлиц, которые получили доход от налогового агента: более 10 — расчет подают в электронном виде, 10 и менее — на выбор, в электронном виде или на бумаге.