Чем отличается товарно‑транспортная накладная от транспортной накладной?
Читатель спрашивает: «Заключили договор с новым контрагентом, и он просит на каждую поставку оформлять помимо транспортной накладной еще и товарно‑транспортную. До этого отправляли все заказы по транспортной и товарной накладной ТОРГ‑12. Подскажите, в чем разница и когда действительно нужно оформлять товарно‑транспортную накладную?»
Сохраняйте статью в избранное ⭐, если заключаете договоры на оплату товаров, работ или услуг.
Подготовили пошаговую инструкцию с советами для тех, кто работает с большим количеством договоров, актов и накладных.
Что такое накладные и зачем они нужны
Есть три документа, которые нужны для поставки товаров: транспортная, товарная и товарно‑транспортная накладная. Их применяют в разных ситуациях.
Товарная накладная, или ТОРГ‑12, — это первичный документ, который подтверждает передачу товара контрагенту. Оформляется в двух экземплярах: на основании первого продавец отражает реализацию, а по второму покупатель принимает товар к учету.
Нужна, когда бизнес поставляет товар контрагенту. Бланк товарной накладной заполняет продавец, а покупатель подписывает ее при приеме товара. Для продавца документ подтверждает списание товара, а для покупателя — расходы на него.
С 1 января 2026 передавать ТОРГ‑12 через электронный документооборот, ЭДО, нельзя. На замену пришел универсальный передаточный документ, УПД. Он подтверждает отгрузку товаров, выполнение работ и оказание услуг.
Если бизнес не использует ЭДО, он может по‑прежнему оформлять товарную накладную на бумаге либо в виде PDF‑файла, который заверен квалифицированной электронной подписью.
Транспортная накладная, ТН, — это первичный документ, который составляют при перевозке груза в трех экземплярах — для отправителя, перевозчика и получателя. Такая накладная подтверждает, что компания или ИП заключили договор с перевозчиком. По ней можно учесть только расходы на доставку.
Транспортную накладную оформляют в паре с товарной. Эти документы нужно использовать для перемещения любых грузов, если их доставляет сторонний перевозчик или стоимость доставки не входит в цену товара и покупатель оплачивает ее поставщику отдельно.
Пока формат транспортной накладной, на бумаге или в электронном виде, выбирают стороны договора перевозки. Но с 1 сентября 2026 года нужно полностью перейти на электронные транспортные накладные, ЭТрН, которые надо будет размещать в специальном государственном реестре. Случаи, когда можно продолжить пользоваться бумажными ТН, определит Минтранс.
Нужна, когда организация или ИП доставляют товар покупателю за отдельную плату или с помощью стороннего перевозчика.
Товарно‑транспортная накладная, ТТН, — это документ, по которому можно учесть расходы не только на перевозку, но и на товары. Ранее товарно‑транспортную накладную нужно было оформлять для перевозки этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.
Однако теперь бумажная ТТН перестала быть обязательной. С 1 марта 2026 года ее заменили два электронных документа — в зависимости от типа алкогольной продукции.
Бумажную ТТН вместо электронных документов о перевозке алкоголя можно использовать до 1 марта 2027 года.
Нужна при перевозке алкоголя. В других случаях для поставки товара и перевозки груза используют бланки двух накладных: товарной и транспортной.
- Бизнес не будут штрафовать за непредставление «нулевых» налоговых деклараций
- Производители косметики просят снизить страховые взносы в четыре раза
- Четверть компаний в России планируют сократить штат до конца 2026 года
- Порог доходов для уплаты НДС на УСН не будут снижать до 2030 года
- Гостевым домам посоветовали код ОКВЭД
- Wildberries запустил контейнерные поставки с таможни на склады маркетплейса
Когда используют ТН и ТТН
Товарно‑транспортную накладную надо применять только для перевозки этилового спирта и алкоголя — до 1 марта 2027 года, если нет возможности оформить электронный документ об этом. В других случаях достаточно транспортной.
Некоторые компании и ИП используют ТТН вместо связки из товарной и транспортной накладных — когда товары доставляет сторонний перевозчик. Но эта опция доступна только до 1 сентября 2026 года. Потом надо будет оформлять электронную транспортную накладную и электронный УПД. Альтернатива последнему — товарная накладная на бумаге.
Чем отличаются накладные
Собрали в таблицу основные отличия трех видов накладных — товарной, транспортной и товарно‑транспортной.
Почему лучше использовать отдельно транспортную и товарную накладные, а не одну товарно‑транспортную
Советуем применять товарную и транспортную накладную отдельно. Для каждого случая предусмотрены свои документы, поэтому налоговая может не принять по ТТН расходы на товары и доставку.
Чтобы защитить себя от конфликтных ситуаций и снизить риск повреждения товаров, используйте транспортную накладную. В ней есть специальные разделы: 5 и 9.
Раздел 5 транспортной накладной. В нем прописывают рекомендации отправителя по перевозке груза, маршрут перевозки или температуру. На основе этих данных перевозчик подберет транспорт и маршрут. К тому же можно будет отследить, кто конкретно виноват в порче груза: поставщик, который неверно описал условия перевозки, или перевозчик, который не учел рекомендации.
Раздел 9 транспортной накладной. Здесь указывают сведения об изменении места выгрузки. Например, склад не смог принять дополнительный товар из‑за нехватки места и машину отправили на соседний или перевозчик не смог привезти товар вовремя из‑за других обстоятельств. В любой ситуации заполнение 9‑го раздела станет основанием для изменения стоимости доставки груза.
Если перевозите товар своими силами, в транспортной или товарно‑транспортной накладной нет смысла: вам не нужно учитывать расходы на перевозку сторонней компанией и заполнять лишние разделы.
Задайте вопрос про бизнес
Эксперты помогут разобраться в теме. Например, как считать налоги на УСН с 2025 года, отпустить сотрудника в отпуск или выбрать товар для выхода на маркетплейс. Ответим на почту, это бесплатно.
Какими документами оформляете отгрузку: товарной накладной, транспортной или составляете оба документа?