Как работать с ЭТрН в логистике в 2026 году

С 1 сентября 2026 года все участники грузоперевозок должны оформлять электронные транспортные накладные, ЭТрН, — закон № 140‑ФЗ. Разбираем, как подготовиться к переходу на электронный документооборот в логистике и работать по новым правилам.

Что такое ЭТрН и зачем она нужна в логистике

В налоговом учете транспортная накладная подтверждает:

• затраты для целей налога на прибыль или налога по УСН «Доходы минус расходы»;
• право на вычет НДС, если заказчик перевозки уплачивает этот налог по стандартным ставкам 0, 10 или 22%.

С 1 сентября 2026 года ЭТрН станет обязательной для большинства участников грузоперевозок. Ее ввели, чтобы сделать перевозки более прозрачными и сократить бумажный документооборот.

Чем ЭТрН отличается от бумажной транспортной накладной

ЭТрН — это аналог бумажной транспортной накладной. У нее такие же юридическая сила и реквизиты.

Схема работы с ЭТрН:

1. Каждый участник перевозки заполняет свою часть документа и подписывает квалифицированной электронной подписью, КЭП. Как получить КЭП.
2. Накладную передают через операторов электронного документооборота. Как подключить ЭДО.
3. Далее документ хранится в государственной информационной системе электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

У электронной накладной есть принципиальные отличия от бумажной, собрали их в таблицу.

Когда ЭТрН обязательна и кто должен с ней работать

Транспортную накладную обязательно оформляют при заключении договора перевозки.

Если же договора перевозки нет, транспортная накладная не нужна — ни бумажная, ни электронная. Но ее можно оформить добровольно, чтобы подтвердить расходы на транспортировку для налогового учета. Это можно сделать и с помощью других документов: актов или путевых листов — ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259‑ФЗ.

До 1 сентября 2026 года можно использовать любой формат накладной на выбор сторон договора перевозки — бумажную или электронную.

Когда ЭТрН не обязательна

ЭТрН можно не оформлять в нескольких случаях.

Самовывоз на собственном автомобиле. Например, покупатель на своей машине забирает товар со склада поставщика. В таких случаях вместо ЭТрН оформляют:

• товарную накладную;
• доверенность на водителя;
• пропуск или отметку о выезде со склада.

Перемещение между своими складами и магазинами. Например, компания перевозит грузы между филиалами на собственном транспорте. Вместо ЭТрН оформляют:

• при доставке со склада в магазин — внутреннюю накладную на перемещение или ведомость движения товаров;
• из магазина на склад — акт возврата или передачи;
• между складами — накладную внутреннего образца.

Курьерская доставка и случаи вне транспортной накладной. Например, сотрудник собственной компании или сервиса доставки малых отправлений везет документы или небольшой заказ клиенту. ЭТрН здесь избыточна, достаточно оформить акт или электронное подписание в приложении курьера.

Схема обмена ЭТрН между участниками грузоперевозок

Разберем стандартный алгоритм обмена электронной транспортной накладной между участниками транспортировки.

На практике оформить и подписать электронную транспортную накладную можно за несколько минут. Достаточно проверить данные, которые автоматически подгрузились из учетной программы, и подписать документ нажатием кнопки.

Как подготовиться к переходу на ЭТрН

Прежде чем оформить первую ЭТрН, бизнесу нужно заранее подготовиться.

Шаг 1. Получить КЭП. Проверьте наличие квалифицированных электронных подписей у всех участников перевозки или продлите их, если нужно. Как продлить электронную подпись.

Водителям достаточно простой электронной подписи, ПЭП. Ее можно выпустить через Госключ или оператора ЭДО. Как оформить Госключ и подписывать в нем документы.

Если ЭТрН подписывает не руководитель, а сотрудник компании, нужно оформить машиночитаемую доверенность. Как выпустить МЧД.

Шаг 2. Подключить оператора ИС ЭПД. Он должен входить в реестр Минтранса.

При выборе обращайте внимание, есть ли у оператора интеграция с вашей учетной программой и мобильное приложение для водителей. Например, можно бесплатно начать работать с транспортным ЭДО в Т‑Бизнесе и получить усиленную поддержку при работе с ЭТрН.

Шаг 3. Интегрировать систему с учетными программами. Например, с 1С или SAP. Интеграцию можно настроить через API операторов ЭДО.

Для тех, кто будет работать с ЭТрН, нужно выдать права доступа. Для этого настроить роли в системе оператора ЭДО через доверенности. Как оформить доверенность.

Шаг 4. Обновить договоры с контрагентами с учетом ЭДО. Если они подключены к разным операторам ЭДО, нужно заранее настроить документооборот через роуминг. Как настроить электронный документооборот.

Шаг 5. Приобрести технику и обучить сотрудников. Например, водителям понадобятся смартфон или планшет с приложением оператора и мобильным интернетом.

Еще до 1 сентября рекомендуем провести тестовые рейсы и посмотреть, правильно ли оформляются ЭТрН.

Как оформить ЭТрН: пошаговый порядок работы

Разберем оформление накладной на базовой схеме грузоперевозки: один отправитель — один перевозчик — один получатель. Тогда заполняются только обязательные титулы ЭТрН:

• 1 — погрузка — формирует грузоотправитель;
• 2 — получение груза — подписывает перевозчик;
• 3 — приемка — заполняет грузополучатель;
• 4 — выдача груза — подписывает перевозчик.

Этап 1. Заполнение ЭТрН. Отправитель заполняет титул 1 → подписывает его КЭП → отправляет оператору ИС ЭПД. Файл передается контрагентам и загружается в ГИС ЭПД.

Этап 3. Приемка груза. Получатель принимает и проверяет груз → подписывает титул 3 своей КЭП. Здесь же можно оставить комментарии о состоянии товаров.

Этап 4. Завершение перевозки. Перевозчик оставляет отметки о доставке груза водителем → подписывает титул 4 своей КЭП. Документооборот завершен.

Примеры работы с ЭТрН при разных сценариях грузоперевозок

Базовый сценарий из предыдущего раздела на практике встречается редко. Чаще в перевозку включается больше участников, рассмотрим несколько сценариев.

Перевозка через одного экспедитора: грузоотправитель заключает договор с экспедитором, а тот нанимает перевозчика. В этом случае оформляются два договора:

1. Об организации перевозки груза — подписывают грузоотправитель и экспедитор, затем дополняют поручением экспедитору и экспедиторской распиской.
2. О перевозке — подписывают экспедитор и перевозчик, сопровождается оформлением транспортной накладной.

Если экспедитор не принял груз во владение, ЭТрН оформляется по базовому сценарию: титул 1 подписывает грузоотправитель — клиент экспедитора.

Если же экспедитор принял груз во владение, титул 1 подписывает не грузоотправитель, а экспедитор.

Доставка нескольким получателям во время развозного маршрута: тогда на каждого грузополучателя оформляется отдельная ЭТрН. Схема такая:

1. Грузоотправитель создает несколько ЭТрН под число точек выгрузки.
2. Водитель закрывает каждую накладную в приложении по мере доставки.
3. Каждый грузополучатель подписывает только свою накладную.

Замена транспортного средства или водителя в пути. Новую накладную заводить не надо. Изменения будут такие:

1. Первый перевозчик формирует титул 8 и заполняет данные о передаче груза, новом водителе или транспортном средстве.
2. Грузополучатель заполняет в титул 3 о приемке груза и подписывает его КЭП.
3. После выгрузки второй перевозчик заполняет титул 4 и завершает документооборот.

Перевозка сборного груза со склада временного хранения: склад собирает грузы от разных заказчиков и заказывает перевозку экспедитором — грузоотправителем. Схема работы такая:

1. Грузоотправитель создает титул 1 и указывает экспедиторов.
2. Перевозчик заполняет титул 2 об условиях перевозки груза.
3. Грузополучатель оформляет титул 3 о приемке груза.
4. Перевозчик заполняет титул 4 о выдаче груза покупателю.

Отказ от груза и его переадресация: изначальный получатель отказался от груза, и экспедитор перенаправляет груз новому. Алгоритм следующий:

1. Получатель 1 заполняет титул 3 с причиной отказа.
2. Перевозчик заполняет титул 4.
3. Экспедитор оформляет титул 9, он становится получателем из‑за возврата груза.
4. Перевозчик заполняет титул 7 о переадресовке.
5. Второй грузополучатель оформляет титул 3.
6. Перевозчик заполняет титул 4 информацией о выдаче груза.

Самовывоз со склада продавца. Покупатель здесь будет и грузоотправителем, и грузополучателем:

1. Покупатель формирует ЭТрН и заполняет титул 1.
2. Перевозчик заполняет титул 2.
3. Покупатель оформляет титул 3.
4. Перевозчик заполняет титул 4 данными о выдаче груза грузополучателю.

Сценариев может быть больше: груз может быть скоропортящимся или подлежать учету в иных информационных системах, например в системе маркировки. При заполнении накладных нужно ориентироваться на титулы ЭТрН и роли участников перевозки.

Что делать, если в ЭТрН ошибка или изменились условия перевозки

Ошибки в документах бывают двух типов:

• некритичные ошибки — не влияют на суть перевозки и расчеты: опечатки в адресе, неверный контактный телефон, незначительное расхождение в весе;
• критичные ошибки — влияют на юридическую силу документа или расчеты: неверные ИНН, названия строк, наименование и количество груза, ошибочный адрес, некорректная стоимость перевозки.

Алгоритм действий при обнаружении ошибки зависит от того, на каком этапе перевозки она обнаружена и насколько критична.

Если перевозка не началась и документ не подписан, отзовите и перевыпустите ЭТрН.

Если перевозка не началась и документ подписан, подайте уведомление об уточнении через ЭДО. Все стороны, которых касается изменение, должны подтвердить уточнение своей КЭП.

Если перевозка началась и ошибка не критичная, зафиксируйте ее в оговорках при сдаче или приемке груза.

Если перевозка началась и ошибка критичная, направьте уведомление об уточнении всем сторонам, затем получите подтверждение КЭП сторон и зафиксируйте в системе ЭДО.

Какие могут быть штрафы

До 1 марта 2027 года перевозчиков не будут штрафовать за отсутствие электронных накладных, следует из поручения президента.

Отдельных штрафов за отсутствие ЭТрН пока нет, но могут наказать по общим правилам — ст. 12.3 КоАП РФ.

Если водитель предоставит бумажные документы вместо электронных, перевозчик отделается предупреждением. Однако за отсутствие любого документа все‑таки накажут штрафом в 500 ₽.