Что такое нетворкинг и как его правильно организовать

Представим студию дизайна. Она устраивает конференцию о веб‑дизайне. Зовет спикеров, приглашает в качестве гостей партнеров, клиентов, дизайнеров, да и просто тех, кто может заинтересоваться темой. В перерыве между выступлениями спикеров студия решила провести нетворкинг.

На примере студии поговорим, зачем бизнесу проводить нетворкинг, как его организовать и почему разговоры за обедом не считаются нетворкингом.

Что такое нетворкинг

Какие есть правила нетворкинга

Нетворкинг может быть самостоятельным мероприятием, но чаще он становится частью более крупного события. Например, частью конференции, где есть отдельное время для выступления спикеров, перерыва на обед и нетворкинга. В статье мы поговорим как раз о таком формате, но большинство рекомендаций будут полезны и для «чистых» нетворкинг‑мероприятий.

Мы раскроем тему с позиции организатора — когда компания сама организует нетворкинг и приглашает своих партнеров или клиентов для участия в нем.

Чем нетворкинг полезен для бизнеса

Для компании‑организатора нетворкинг — это в первую очередь инструмент маркетинга и укрепления имиджа. Мероприятие помогает решить следующие задачи.

Укрепляет экспертность и доверие. Когда компания собирает профессиональное сообщество, она воспринимается как лидер ниши. Клиенты видят, что бизнес разбирается в теме, и когда им понадобится помощь по профильному вопросу, они с большой долей вероятности обратятся к бренду, который уже успел себя зарекомендовать.

Формирует базу теплых контактов. Для регистрации в мероприятии участники заполняют контактные данные — их можно использовать для дальнейшей коммуникации и продвижения. К примеру, для рассылки об акциях или новых услугах.

Повышает лояльность текущих клиентов. Вы приглашаете на событие клиентов, которые уже работают с вами. Если им понравится мероприятие, их положительное отношение к бренду укрепится, а значит, они с большей вероятностью продолжат сотрудничать с вами.

Какие есть форматы нетворкинга

Идеи нетворкинга на мероприятии упираются в форматы. Вот основные из них:

• модерируемая беседа;
• Connecting Wall;
• онлайн‑нетворкинг.

Первые два формата проходят офлайн, последний — только онлайн. Может быть и смешанный формат. Например, когда для офлайн‑нетворкинга используются диджитал‑инструменты.

Модерируемая беседа. Организаторы мероприятия выделяют отдельную зону для нетворкинга, в которой есть удобные кресла и столики. За каждым столиком идет тематическая беседа. Например, за одним столом участники обсуждают поиск персонала, за другим — управленческие техники. Темы зависят от аудитории и тематики всего мероприятия.

За каждым столом закреплен модератор. Его задача — начать обсуждение и поддерживать беседу.

Такой формат подходит, если в нетворкинге участвует до 100 человек.

Connecting Wall — стена, где участники нетворкинга могут разместить свои контакты. Это один из старых, но рабочих способов нетворкинга.

Для этого формата также нужен модератор — на случай, если у участников будут вопросы или понадобится помощь. Для стены достаточно одного модератора, а не несколько, как в случае с тематическими беседами.

В последнее время этот формат постепенно уходит в онлайн. Вместо обилия бумажных анкет и визиток на доске может быть всего один QR‑код — участники сканируют код и заполняют анкету в электронном формате.

Формат Connecting Wall подойдет для нетворкинга с любым количеством гостей.

В онлайн‑формате тоже нужен модератор, но его функции будут отличаться от задач офлайн‑модератора. Если в офлайне модератор в основном следит за беседой между участниками, в онлайне эту задачу выполняет сервис или бот, например телеграм‑бот. Модератор онлайн‑нетворкинга может работать в паре с техническим специалистом — следить за работой сервиса и вовремя реагировать, если появляются сбои.

Онлайн‑нетворкинг удобен, если гостей несколько сотен, потому что тогда сложнее выделить дополнительную зону для живого нетворкинга. Вдобавок нужно закладывать больше времени, потому что модерировать такое количество человек непросто. Второй пример — мероприятие изначально проводится только в онлайн‑формате и другого способа провести нетворкинг нет.

Как организовать нетворкинг на мероприятии

Перед проведением нетворкинга нужно определить цель, формат и механику общения, а затем подготовить участников и модераторов. Вот последовательность действий.

Шаг 1. Определите цель. Решите, для чего гостям знакомиться друг с другом: например, чтобы найти клиентов, партнеров, подрядчиков или обменяться опытом. От этого зависит формат нетворкинга и состав участников.

Шаг 2. Выберите формат. Для небольшой группы подойдет модерируемая беседа за столами, для большой — стена знакомств с контактами участников или онлайн‑сервис для подбора собеседников.

Шаг 3. Продумайте механику знакомства. Участникам должно быть понятно, как начать разговор и что делать дальше. Например, модератор может предложить каждому коротко представиться и рассказать, с кем он хотел бы познакомиться.

Шаг 4. Назначьте модераторов. Их задача — запустить общение и следить, чтобы обсуждение не превращалось в монолог одного участника.

Шаг 5. Выделите отдельное время и пространство. Если нетворкинг должен стать полноценной частью программы, его стоит поставить в расписание отдельным блоком. Участникам также нужно заранее объяснить, где проходит знакомство и как оно будет устроено.

Шаг 6. Подготовьте гостей. До мероприятия можно рассказать о формате в письме или чате, попросить участников указать сферу деятельности и цели знакомства. Это снизит неловкость в начале и поможет заранее понять, с кем стоит поговорить.

Шаг 7. Продумайте продолжение общения. Нетворкинг не заканчивается обменом контактами. Можно предложить участникам договориться о следующем шаге: созвоне, встрече или обмене материалами. После мероприятия организатор может напомнить гостям о чате или другой площадке для дальнейшего общения.

Подробнее про задачи модератора, выбор пространства, подготовку гостей расскажем в следующих разделах.

Что входит в обязанности модератора

Возьмем самый частый формат нетворкинга — беседу. Модератор решает несколько задач:

• задает тематику беседы;
• наблюдает за диалогом участников;
• приглашает к беседе новых участников.

Задает тематику беседы. Модератор знакомит участников нетворкинга, начинает беседу, предлагает участникам рассказать о себе, о своем бизнесе.

Наблюдает за диалогом участников. Модератор следит, чтобы каждый участник беседы мог высказаться. К примеру, одни участники будут молча слушать, а вторые — перебивать и отходить от темы. Модератор включается в беседу так, чтобы все в равной степени высказали свое мнение и представили себя.

Если в беседе есть перевес в сторону одного из участников, модератору не стоит бояться его перебить и сместить фокус на другого участника. Конечно, речь не о грубом прерывании речи, а о мягком своевременном комментарии. Если участник делает короткую паузу, модератор может прокомментировать ее, например высказать свое мнение и тут же задать второму участнику вопрос — что он думает по этой теме или как он из своего опыта решал подобную задачу.

Приглашает к беседе новых участников. На мероприятиях есть участники, которые приходят в зону нетворкинга, но по каким‑то причинам стоят в стороне. Модератор приглашает таких гостей к беседе.

Участники могут отказываться от нетворкинга, если чувствуют себя неловко, не видят в нетворкинге пользы или им сложно идти на контакт с новыми людьми. Наседать и подталкивать к беседе не нужно, иначе человек может еще больше замкнуться или разочароваться в формате. Стоит предложить ему стать слушателем. Часто это уже снимает первый блок, и через какое‑то время участники и сами начинают общаться.

Если нетворкинг проходит в обеденное время, задача модератора — пригласить гостей из обеденной зоны в зону нетворкинга.

При организации нетворкинга компании стоит подобрать на роль модераторов сотрудников с определенными навыками. Модерировать беседу получится у человека, кому легко дается коммуникация с разными людьми, кто эмпатичен и может почувствовать, когда участникам дискомфортна беседа или становится неинтересно.

Из навыков важен четкий менеджмент и опыт работы в организации мероприятий. Модератор понимает, как строится программа мероприятия, как взаимодействовать с другими организаторами, с ведущим, знает тайминг и умеет распределять время между участниками нетворкинга.

Как выбрать место для нетворкинга

Площадка задает тон мероприятию. Если участникам будет некомфортно разговаривать или перемещаться, завязать полезные контакты будет сложнее — гости уйдут разочарованными. Поэтому при выборе локации нужно оценить несколько критериев:

• доступность;
• планировка;
• техническое оснащение;
• уровень шума.

Доступность. Убедитесь, что рядом с локацией хорошая транспортная развязка и есть парковка. У гостей должна быть возможность добраться до места и при необходимости припарковать машину. Если площадка окажется на окраине города, туда смогут добраться меньше человек, чем могло бы. Оптимально — место в центре города или в пяти‑десяти минутах ходьбы от транспортной развязки.

Планировка. Гостям нужно пространство для движения и общения в группах. Если расставить столы вплотную, люди окажутся заперты на своих местах и не смогут подойти к другим участникам, чтобы обменяться контактами. Поэтому лучше выбрать помещение со свободной рассадкой или высокими стойками, вокруг которых удобно стоять.

При этом стоит предусмотреть, чтобы в помещении было достаточно кресел и стульев на случай, если участники устанут и захотят присесть. Если сесть будет некуда, высок риск, что уставший участник уйдет из нетворкинг‑зоны, чтобы отдохнуть в другом месте.

Техническое оснащение. Участникам может понадобиться Wi‑Fi, чтобы сохранить контакты или показать презентацию. Поэтому нужно заранее проверить доступность интернета на локации. Также в помещении должны быть розетки, чтобы участники могли зарядить телефоны или ноутбуки при необходимости.

Уровень шума. В помещении должно быть нешумно — чтобы гости могли комфортно общаться, не повышая голос. Если в зале громко играет музыка, слышно кухню ресторана или другие посторонние шумы, сосредоточиться на общении не получится. Хороший вариант — лофт с выделенной зоной для общения или конференц‑зал со звукоизоляцией.

На фон во время мероприятия можно поставить негромкую музыку, чтобы создать непринужденную атмосферу.

Перед бронированием обязательно посетите площадку лично. Фотографии на сайте могут не передавать реальную атмосферу и недостатки помещения.

Какое время подходит для нетворкинга

Частая ошибка, когда организаторы не выделяют дополнительное время на нетворкинг. К примеру, ставят в течение конференции короткие перерывы в надежде, что участники в это время сами начнут знакомиться и заводить беседы. На практике так не работает. Участники либо не успевают поговорить друг с другом и вынуждены прервать разговор, либо продолжают беседовать и пропускают выступления спикеров.

Для нетворкинга нужно отдельное время. А вот когда именно — это опционально. Можно провести нетворкинг перед началом основного мероприятия, когда участники собираются, проходят регистрацию и свободны для общения. Нетворкинг можно ставить дополнительно к обеденному перерыву. Если на мероприятии около ста участников, оптимальное время нетворкинга — 40 минут.

Как подготовить гостей мероприятия

Нетворкинг можно начать задолго до мероприятия. Это не обязательно, но так участникам будет проще раскрыться на самой встрече. К примеру, организатор может заранее создать чат в мессенджере, где будущие гости мероприятия могут представить себя и компанию.

Здорово, если организатор помогает участникам подготовиться к нетворкингу до мероприятия: рассказывает, что будет на нетворкинге, просит участников подготовить самопрезентацию на пару минут, подсказывает, какие тезисы в презентации стоит раскрыть. Это можно сделать в рассылках или чате за пару дней до мероприятия.

Что еще стоит предусмотреть во время нетворкинга

В проведении нетворкинга есть несколько фишек, которые можно предусмотреть.

Подготовить карточки для записи контактов. Многие участники по‑прежнему активно пользуются визитками. Но может случиться неловкий момент, когда один гость попросит визитку второго, а у него ее не окажется. На этот случай организаторам стоит подготовить небольшие пустые карточки и обратить внимание участников, как ими пользоваться.

Не стоит использовать вместо карточек стикеры или листы бумаги. Лучше заказать карточки в типографии в формате визиток, с пустыми полями для имени и контактов. Можно дополнительно брендировать карточку логотипом компании — организатора нетворкинга. Такая карточка плотнее и ярче, чем записка на белой офисной бумаге, поэтому участнику удобнее ее сохранить после нетворкинга.

Добавить в нетворкинг игровую механику. Она подойдет, если нетворкинг проходит в перерывах между частями основной программы мероприятия. Игровые механики помогают участникам переключиться, расслабиться и подталкивают их к активному общению.

Форматов нетворкинг‑игр много. Один из вариантов — предложить участникам обменяться определенным количеством визиток и получить от организаторов приятный приз.

Другой вариант игровой механики подойдет для онлайн‑нетворкинга. Если участник спишется или созвонится со всеми контактами, которые ему прислал бот, он может получить от организаторов дополнительный подарок: ежедневник, сертификат или другой мерч.

Подготовить бейджи. Первый шаг в общении дается сложнее всего. Участники быстрее идут на контакт, если видят имена друг друга. Бейджи можно использовать и для игровых механик. Например, заранее распечатать бейджики в нескольких цветах. Во время нетворкинга модераторы могут предложить участникам распределиться по группам в соответствии с цветом бейджа и каждой группе задать тему для беседы.

Главное, что стоит запомнить

1. Нетворкинг — модерируемая беседа. Для организации нетворкинга привлеките модераторов, которые будут помогать участникам в знакомстве и обсуждении тем.
2. Нетворкинг можно провести в офлайне, онлайне или смешанных форматах. Офлайн подходит для мероприятий до 100 человек, онлайн — для мероприятий с количеством участников в несколько сотен или тысяч, а также мероприятий, которые изначально проходят только в онлайн‑формате.
3. Количество модераторов зависит от формата нетворкинга. Для офлайн‑форматов нужно несколько человек, кто будет поддерживать беседу участников, задавать тему. Для онлайн‑формата достаточно одного модератора, кто будет следить за технической организацией нетворкинга.
4. Для нетворкинга стоит заложить отдельное время в общей программе мероприятия.
5. Нетворкинг стоит проводить в отдельной зоне. В идеале это просторное помещение с неформальной атмосферой и тихой музыкой.
6. Накануне нетворкинга можно подготовить участников. Например, дать примерный план самопрезентации или напомнить, как им нужно подготовиться технически, если нетворкинг проходит в онлайне: проверить звук компьютера, интернет‑соединение.