Как заполнить приходный кассовый ордер

Кассовые операции нужно оформлять кассовыми документами. Среди них — приходный кассовый ордер, ПКО, и квитанция к нему. Их заполняют при поступлении наличных в кассу и по определенным правилам. Какие еще есть виды ордеров →

🎁 В конце статьи — подборка заполненных шаблонов документов для оформления кассовых операций.

Что такое приходный кассовый ордер

Индивидуальные предприниматели не должны заполнять ПКО, как и другие кассовые документы, но могут делать это по желанию.

Зачем и когда он нужен

Приходный ордер необходим, чтобы зафиксировать поступление в кассу наличных. В том числе в таких ситуациях:

• деньги сняли с расчетного счета в банке, чтобы выплатить зарплату;
• изъяли из терминала или кассового аппарата в магазине и внесли в центральную кассу организации;
• получили от участника ООО в качестве финансовой помощи компании. Как оформить такую финпомощь;
• деньги передает поставщик, например, потому что вы переплатили ему за товар.

Еще не надо заполнять ПКО при размене банкнот или монет одного номинала на другой.

Как заполнить приходный кассовый ордер

В приходнике две части:

• левая — собственно ПКО. Он остается в кассе организации;
• правая — квитанция к нему. Ее отдают вносителю денег, она подтверждает их прием.

Посмотрим, как надо заполнять отдельные строки приходного кассового ордера.

Строка «Основание». В ней пишут содержание хозяйственной операции. Например, «Получение наличных в банке на командировочные расходы», «Возврат неиспользованных денег, выданных под отчет»,«Получение наличных с расчетного счета для выплаты зарплаты».

Строка «В том числе». Здесь указывают сумму НДС цифрами. Если операция не облагается налогом, то пишут «Без НДС».

Строка «Приложение». Сюда вписывают номера и даты прилагаемых документов, например «Корешок банковского чека от такого‑то числа номер такой‑то».

Вносить исправления в приходный ордер нельзя. Если вы ошиблись при составлении ПКО, ордер надо уничтожить и составить новый.

Ставить печать или штамп нужно только на квитанции к приходнику. В законе нет конкретного перечня реквизитов, которые должны быть на этой печати. Это вполне может быть штамп с названием компании, ее ИНН и словом «Получено».

Что будет за отсутствие ПКО

Деньги, которые поступили в кассу без документального оформления, считаются неоприходованными. А неоприходование наличных — это нарушение порядка ведения кассовых операций, за которые налоговая может оштрафовать — по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:

• руководителя компании или главбуха — на 4 000—5 000 ₽;
• малое предприятие — на 20 000—25 000 ₽;
• остальные организации — на 40 000—50 000 ₽.

Если нарушение совершили впервые, штраф могут заменить на предупреждение. Привлечь к ответственности могут в течение 60 календарных дней со дня неоприходования денег. Потом санкций можно не опасаться.

Как хранить и учитывать ПКО

Бывает, что пять лет скоро истекут, а по конкретному приходнику возникли разногласия, например судебный спор с контрагентом. Тогда документ надо хранить, пока не примут решение по делу.

Как учитывать ПКО. Информацию о поступлении наличных в кассу и о номере приходника обязательно нужно внести в кассовую книгу по форме КО⁠-⁠4.

Бухгалтерские программы автоматически формируют кассовую книгу за каждый день, когда оформлялись ПКО. В конце дня надо распечатать два одинаковых листа книги и подписать их. Первый экземпляр остается и хранится у кассира, а второй надо отдать в бухгалтерию, прикрепив к нему все приходники за день.

Также для учета ПКО можно вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по унифицированной форме КО⁠-⁠3. Но это необязательно.

Подготовили для вас предзаполненные шаблоны документов для кассовой дисциплины, сохраняйте:

📃 Приходный кассовый ордер.

📃 Расходный кассовый ордер.

📃 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

📃 Приказ об установлении лимита остатка наличных в кассе.

📃 Расчет лимита остатка наличных денег в кассе.