Как рассчитать лимит остатка наличных в кассе?

Читатель Сергей спрашивает: «Слышал, что все компании и ИП должны устанавливать лимит кассы. Так ли это? Как это правильно сделать?»

Лимит кассы обязан устанавливать только средний и крупный бизнес

Правда, малый бизнес может устанавливать лимит добровольно. Это нужно, чтобы хранить в кассе лишь часть выручки и подстраховаться от чрезвычайных ситуаций, воровства и мошенничества.

Остальные компании, которые принимают или выдают наличные и не относятся к малому бизнесу, обязаны устанавливать лимит остатка наличных.

Сверх него деньги в кассе можно оставлять в двух случаях:

• в дни выплаты зарплаты наличными, включая день, когда работодатель снял деньги с расчетного счета и внес в кассу;
• в выходные и нерабочие праздничные дни, если в это время по своему графику проводили кассовые операции — выдавали или принимали деньги.

Если в компании или ИП из среднего и крупного бизнеса не установят лимит остатка наличных денег, будет считаться, что он равен нулю. Значит, любая сумма в конце рабочего дня считается сверхлимитной и надо каждый вечер сдавать все деньги в банк.

Что такое лимит кассы

Например, бизнес установил лимит остатка наличных денег 50 000 ₽, в кассе в конце рабочего дня — 300 000 ₽. Значит, 250 000 ₽ нужно сдать в банк.

Расчет лимита кассы

Лимит остатка кассы компания или ИП рассчитывают сами по двум формулам:

• по объемам поступлений, если регулярно получают наличную выручку;
• по объему выдачи, когда наличной выручки нет или ее мало, но надо часто платить наличными за товары, работы или услуги.

Формула для расчета лимита кассы с учетом объемов поступлений:

Расчетный период — максимум 92 рабочих дня. Выбирать его можно произвольно, учитывая, например, сезонность или «пиковые» поступления наличных прошлых лет. Например, наибольшая выручка в прошлом году была в июле и августе — значит, можно взять для расчета 62 рабочих дня.

Чем меньше расчетный период, тем больше будет итоговая сумма лимита и тем реже придется сдавать деньги в банк.

Период между днями сдачи наличной выручки в банк компания или ИП тоже устанавливают сами, но с учетом ограничений:

• до 14 рабочих дней, если бизнес расположен в населенном пункте без банка;
• максимум 7 рабочих дней — в остальных случаях.

Чем реже компания или ИП сдает деньги в банк, тем выше итоговая сумма лимита.

ООО «Ландыш» работает в Москве. Наличная выручка с 1 июня по 31 августа — 3 750 348 ₽. Расчетный период по графику пятидневки — 65 рабочих дней. Выручка сдается в банк раз в два рабочих дня.

Лимит кассы: 3 750 348 ₽ / 65 раб. дней × 2 раб. дня = 115 395 ₽.

Значит, ООО «Ландыш» в конце рабочего дня может оставлять в кассе до 115 395 ₽, остальные деньги надо сдать в банк.

Если взять расчетный период поменьше и сдавать реже, при той же сумме выручки лимит изменится:

Лимит кассы: 3 750 348 ₽ / 22 раб. дня × 3 раб. дня = 511 411 ₽.

Теперь лимит ООО «Ландыш» в четыре раза больше.

Формула для расчета лимита кассы по объему выдачи:

Объем выдачи наличных — деньги, которые компания или ИП сняли с расчетного счета, положили в кассу и выдали наличными: например, под отчет или для оплаты товаров. В объем выдачи наличных денег за расчетный период не включаются: зарплата, стипендия, пособия, матпомощь и другие выплаты сотрудникам. Эти наличные деньги вы можете хранить в кассе сверх лимита в дни, когда выдаете зарплату и начисления.

Периоды выбираются так же, как и в расчете лимита по выручке.

ООО «Ромашка» работает в Санкт‑Петербурге. С 1 июля по 30 сентября компания выдала наличными из кассы 232 000 ₽, из них зарплата — 150 000 ₽. Расчетный период по графику пятидневки — 66 рабочих дней. По чеку в банке компания получает наличные один раз в четыре рабочих дня.

Лимит кассы: (232 000 ₽ − 150 000 ₽) / 66 раб. дней × 4 раб. дня = 4 970 ₽.

Получилось, что ООО «Ромашка» может оставлять в кассе в конце каждого рабочего дня максимум 4 970 ₽, остальные деньги обязано сдавать в банк. Может показаться, что это небольшой лимит. Но этой суммы хватит, чтобы дать сдачу с крупной купюры, и ее размер защитит компанию от хищений.

Если при расчете лимита кассы сумма получилась в неполных рублях, ее округляют до рубля по правилам математики. Например, 44 567,59 ₽ округляют до 44 568 ₽, а 44 567,49 ₽ — до 44 567 ₽.

Как правильно оформить лимит остатка кассы

Лимит остатка денежных средств в кассе нужно рассчитать один раз и зафиксировать на бумаге. Для этого директор компании или ИП должен издать приказ.

В приказе можно указать срок действия лимита, например 2026 год. Если не сделать это, лимит будет действовать до издания нового приказа. Никто не обязан каждый год переустанавливать лимит: периодичность определяет руководитель компании или предприниматель.

Новый приказ можно издать в любой момент, даже если срок предыдущего не истек. Главное — в новом приказе указать дату, с которой применяется новый лимит кассы и отменяется старый.

А вот если в приказе срок до 1 августа, а сегодня уже 5 августа и новый приказ сделать забыли, считается, что лимит не установлен и равен 0 ₽.

Расчет лимита кассы нужно оформить приложением к приказу руководителя.

Как отменить лимит кассы

Если компания отказывается от кассового лимита, его отменяют приказом руководителя. Это может понадобиться в таких ситуациях:

• компания решает, что теперь все наличные деньги сдает в банк или переходит на безналичные расчеты;
• компания получила статус субъекта малого предпринимательства и теперь вправе не устанавливать лимит кассы.

В приказе об отмене лимита надо прописать:

1. Основание для отмены.
2. Дату, номер и наименование документа, которым был введен лимит остатка наличных денег.
3. Дату, с которой отменяется кассовый лимит.

В законе нет требований к приказу, он может быть в свободной форме. Лучше расписать все подробно, чтобы у налоговой не возникло вопросов.

Ответственность за превышение лимита денежных средств в кассе

• должностное лицо — от 4 000 до 5 000 ₽;
• малое предприятие — от 20 000 до 25 000 ₽;
• среднюю и крупную компанию — от 40 000 до 50 000 ₽.

Должностным лицом тут считается главный бухгалтер или руководитель организации или сам ИП. А вот кассира за такое нарушение оштрафовать не могут.

Субъектам малого предпринимательства штраф могут заменить на предупреждение, если в прошлом бизнес никогда не совершал административные нарушения.