Редакция Эксмо несколько лет управляет процессами в Kaiten. Показываем, как у нее все устроено

Издательская группа Эксмо выпускает десятки книг разных авторов, и каждая требует продвижения. Этим занимаются несколько маркетинговых групп, в каждой из которых выстроены свои процессы. Но без единой системы командам было сложно разобраться в постоянном потоке задач, поэтому нужно было это исправить. Так в компании появился Kaiten — система управления задачами, которой издательство пользуется с 2021 года.

Ниже — опыт одной из редакций компании: как она выстраивает в Kaiten процессы, работает с внешними подрядчиками и избегает потери данных.

Как устроена структура редакций в Эксмо

Эксмо входит в холдинг ЭКСМО‑АСТ и включает несколько редакций. Наша отвечает за продвижение художественных произведений. В это направление входят классическая литература, а также книги от импринтов Inspiria, Like Book, Черным‑бело и fanzon.

Безумие в Excel и первые шаги в Kaiten

Несколько лет назад наша работа с внештатными дизайнерами и копирайтерами держалась на Excel‑таблицах. Иногда это превращалось в хаос:

1. Приходилось искать задачи в бесконечных листах.
2. Было неудобно контролировать дедлайны.
3. У подрядчиков не было доступа к нашим внутренним базам данных, 1С и обложкам. Обменивались файлами через почту и мессенджеры, но такой подход был ненадежным — легко было потерять часть данных.

Чтобы упростить работу, решили «поселить» подрядчиков в таск‑менеджер Kaiten. Ранее мы уже работали с этой системой, но делали это на базовом уровне, без глубокой настройки процессов. В этот раз подошли более комплексно.

Как и планировали, сначала перевели в Kaiten внештатных копирайтеров и дизайнеров. Для этого создали наше первое пространство, где была одна канбан‑доска, много дорожек и простые типы карточек. Например, у копирайтеров это были задачи по типу статьи и подборки, а у дизайнеров — баннеры.

Постепенно я сама начала разбираться в Kaiten и взяла на себя техническую часть настройки процессов. Добавляла новые типы карточек, подключала дополнительные инструменты и постепенно адаптировала пространство под реальные процессы редакции, а не наоборот.

Расскажу, что изменилось после этого.

У каждого внештатника появилось свое пространство

Команда быстро росла — только в направлении копирайтинга у нас было около 15 человек. Задач тоже было много, из‑за чего на доске возникала путаница между карточками для копирайтеров и дизайнеров. Чтобы не смешивать карточки, сначала мы разделили одно пространство на два — для дизайнеров и для копирайтеров.

Решили, что для внештатных сотрудников нужны отдельные пространства, чтобы общее видели только менеджеры. Мы обратились в поддержку Kaiten, где нам помогли сделать общую очередь задач на все пространства. То есть теперь каждый сотрудник видит весь список задач, но не видит дорожки других сотрудников, только свою.

Тем временем в общем пространстве мы продублировали индивидуальные доски сотрудников. Их видят только менеджеры, которые следят за карточками.

Теперь задачи не теряются, что сильно упростило нам работу. А каждый внештатный сотрудник работает на своем личном пространстве и при желании может настраивать его под свои нужды.

Визуализировали этапы работы

Выполнение каждой задачи разделили на 4 этапа: «Очередь», «В работе», «Проверка», «Забрал». Для каждого этапа создали свою колонку. Работает все просто:

1. В колонку «Очередь» падают карточки из общей очереди или те, которые менеджер лично поставил конкретному сотруднику.
2. Когда сотрудник приступает к задаче, он переносит карточку в колонку «В работе».
3. После выполнения задачи сотрудник переносит карточку в колонку «Проверка», чтобы менеджер оценил качество и внес правки, если требуется.
4. После внесения или при отсутствии правок карточка переходит в колонку «Забрал».

В пространстве дизайнеров появилась колонка «Правки», чтобы мы могли оценить реальную загрузку внештатных сотрудников в день.

Мы работаем в формате биржи. Под него адаптировали карточки

В чем суть биржи: все задачи попадают в общую очередь, и любой свободный сотрудник может взять их в работу. Кто первый взял, тот и выполняет. Такой подход учитывает особенности внештатников: у каждого есть предпочтения по типам задач и свои сроки выполнения.

Чтобы система биржи работала, была нужна понятная классификация задач. С этим возникали сложности — многие задачи, особенно творческие, было сложно однозначно назвать как‑то шаблонно. Приходилось несколько раз пересматривать систему: то дробить задачи на мелкие, то, наоборот, объединять их в комплекты задач по одной книге.

Kaiten здесь пришелся кстати — с ним мы могли не подстраиваться под инструмент, а адаптировать его под наши нужды и реальность: добавлять новые поля в карточках, создавать кастомные метки, указывать описание.

Как карточки выглядят сейчас

У наших копирайтеров есть пул типов карточек, их 15‑20 штук. Каждый тип — вид задачи, которую нужно выполнить. А для контроля процессов и результатов мы добавили обязательные поля:

1. Срок — дата сдачи материала.
2. Размер — там указываем цену, за которую внештатный сотрудник делает задачу.
3. Метка — чтобы мы знали, куда пойдет материал: интернет‑магазин, офлайн встреча и т.д.
4. Техническая ITD — метка из 1С, чтобы при выгрузке отчетов мы могли сопоставить бюджеты.
5. Группа — у нас разные импринты, и нам важно видеть сколько и на какой идут бюджет и количество задач.
6. Участники — стандартное поле, показывает, кто работает над задачей.
7. Результат — ссылка на материал, которую подгружает исполнитель. Поле напрямую связано с зарплатой сотрудников. Когда собираем отчеты по внештатным сотрудникам, без заполненного результата карточка не попадает в оплату.

Как мы упростили работу с карточками и избегаем ошибок

Помимо настройки полей, мы стали работать с другими возможностями системы. Вот что мы сделали.

Добавили ограничения, чтобы не было путаницы. Эту возможность мы ждали и хотели очень долго. В Kaiten можно перенести карточку в следующий столбец двумя способами: перетащить ее вручную или перейти в карточку и нажать на стрелочку. Со стрелочкой у нас возникла проблема. Некоторые могли случайно нажать на нее дважды, из‑за чего задача из колонки «Забрал» переносилась дальше и попадала на другую доску.

Чтобы избежать подобного, мы настроили ограничение. Этот инструмент позволяет задать правила, по которым нельзя перемещать карточку между колонками. В нашем случае ограничение такое: если карточка попала в «Забрал», ее можно перенести только в архив.

Настроили автоматизации. Главными для нас были размер карточки и метки — мы сделали так, чтобы они автоматически добавлялись в карточку вместе с определенными участниками. Также настроили автоматическое заполнение полей, включая техническое описание карточки с требованиями для каждого типа задач.

Используем родительские и дочерние карточки. Родительская карточка — это основная задача, которая объединяет подзадачи. Дочерние карточки — это те самые подзадачи, которые связаны с родительской карточкой. Они могут находиться на других досках и даже на других пространствах, но все равно зависеть от родительской.

Мы используем такое деление для работы над крупными задачами. Это позволяет видеть ее историю и не терять файлы. Например, когда готовим диджитал‑стратегию, нужно привлечь несколько сотрудников: контенщика, SMM‑специалиста и главного дизайнера. Все задачи мы связываем с родительской карточкой, где фиксируем основные вехи по работе.

Не ограничились работой с подрядчиками и организовали внутренние процессы

Большое пространство отдела всего маркетинга редакции. Используем его для еженедельных задач и базы знаний. Например:

• планируем созвоны в карточках и там же ведем протоколы встреч;
• загрузили полезные документы: например, брендбуки и регламенты;
• добавили доску «Обратите внимание», где анонсируем важные задачи и новости.

Пространства для больших проектов. Например, когда мы проводили книжный фестиваль Inspiria Day, создали для него отдельное пространство и вели там все процессы. Помимо контроля задач, туда же подгрузили списки книг, ссылки на них, рабочие таблицы — все, что у команды когда‑либо было по Inspiria.

Индивидуальные рабочие пространства. Они есть почти у всех нашего отдела, где они ведут личные рабочие задачи. Например, у бренд‑менеджера fanzon есть доска со всеми проектами, на которой один проект — это одна карточка. Там же находятся ссылки на интернет‑магазины, на Amazon и разные публикации. То есть по каждой книге все хранится в одном месте.

Пространство для тестов. Там тестируем все новое, что выходит в Kaiten.

Пространства для разных отделов. Они есть у каждого направления: digital‑группы, бренд‑менеджеров, PR, Event и группы, которая работает с вип‑авторами. Пространства не связаны, но в них есть общая доска, которая связана с самым большим общим пространством «Отдел маркетинга».

Про пространства для разных отделов расскажу подробнее на двух примерах.

Как устроено пространство digital‑группы

В digital‑группе 5 сотрудников: ведущий контент‑менеджер, два контент‑менеджера, ведущий SMM‑специалист и ведущий дизайнер. Дизайнер со своей командой работают в отдельном пространстве, с остальными сотрудниками мы работаем в совместном. Для меня оно наиболее рабочий инструмент, чтобы я могла фиксировать задачи сотрудников и видеть статусы по их выполнению.

Что входит в пространство.

Доска с одной большой колонкой, куда мы складываем полезные документы: например, регламенты, стратегии и презентации.

Доска ведущего SMM‑специалиста с разными дорожками. Каждая дорожка — отдельное направление работы со своими задачами:

• блогеры и бренды;
• контент‑маркетинг;
• таргетированная реклама SMM.

Также есть дорожки с документами и полезной информацией:

• отчеты, куда складируем наши результаты, чтобы не потерять;
• аналитика;
• креативные проекты — на эту дорожку добавляем идеи на будущее, чтобы не потерять;
• выполнение KPI, чтобы видеть динамику сотрудников;
• личные дорожки — их сотрудники создают сами, чтобы удобнее следить за важными для них задачами.

Доска ведущего контент‑менеджера. У нее такой же принцип, как и у доски SMM, только отличаются направления работы. Например, есть дорожки с задачами по маркетплейсам и таргетированной рекламы книг в целом.

Также есть доски, связанные с внештатниками:

• контент — здесь я фиксирую работу с бюджетом, оформление и обучение новых внештатных сотрудников и опросы по удовлетворенности их работой;
• аналитика — на нее добавляю отчеты, планы работ по SEO, идеи по обновлению и доработке систем.

Как устроено брендинговое пространство

Мы создали пространство «Фокусные проекты», где бренд‑менеджеры ведут жизненный цикл своих проектов. Одна карточка — один проект.

Как оно работает:

1. На пространстве находится общая доска с большим количеством дорожек — по одной на менеджера и направление, которое он ведет.
2. Доску мы разделили на колонки. Каждая колонка — это категория продвижения, которая присваивается книге на наших внутренних защитах.
3. В колонках созданы шаблонные чек‑листы, для каждой колонки они свои. В них менеджеры отмечают что сделали по продвижению книги в определенном направлении работы — трейдмаркетинг, СММ, PR и тд.
4. Также в карточках настроены определенные поля —попадание наших книг в рейтинг интернет‑магазинов, отгрузка за определенный период, количество предзаказов и тд.
5. Менеджеры заполняют чек‑лист, обязательные поля и добавляют в комментарии все визуалы и ссылки, собирая всю информацию по продвижению в одно место.

Инструментов много, но хотелось бы больше

Kaiten помогает нам структурировать работу, но есть вещи, которых нам не хватает в системе. Например.

Расширенных возможностей оформления. В первую очередь речь идет про цвета досок и карточек. Поясню, почему для нас это важно:

1. Про карточки — чтобы обозначить приоритет задач, мы используем метки, которые отображаются на фасаде карточек. Однако метки не бросаются в глаза, поэтому кто‑то может упустить статус из вида и приступить к неприоритетной задаче. Доска была бы нагляднее, если бы мы могли менять цвет самих карточек вместе со статусом.
2. Про доски — когда их несколько на одном пространстве, хочется отрегулировать их по значимости для быстрой навигации. Возможность менять цвет досок пришлась бы кстати, но пока такой настройки нет.

Более доступных отчетов. Некоторые графики в разделе с аналитикой для нас не совсем понятны — возможно, они больше заточены под команды разработчиков, поэтому мы ими не пользуемся.

Из тех отчетов, которые мы контролируем — график распределения карточек. Однако тут нам не хватает возможности скачать его в табличном виде. Приходится собирать отчет вручную, чтобы передать его другим руководителям.

Несмотря на это, Kaiten — наш must‑have

Это максимально рабочий инструмент. Я всегда была обеими руками за автоматизацию рутины и за фиксацию любого рабочего взаимодействия. В этом Kaiten стал для нас надежным помощником. Расскажу подробнее, какой результат мы получили.

Процессы стали понятными и контролируемыми. Kaiten помогает визуализировать техническую работу всей структуры нашего издательства. Мы видим этапы выполнения проекта, поток рутинных задач и прогресс по выполнению стратегических планов. Нам понятно, кто чем занят, а где «бутылочное горлышко», на которое стоит обратить внимание.

Знаем ход выполнения любой задачи. Все действия с карточкой доступны в ее истории. Также не получится сказать «Я не видел задачу» или «Файл не присылали» — все зафиксировано в системе.

Легко подстраиваемся под изменения. Система адаптируется под нас, что важно для наших процессов, которые периодически нужно подстраивать под обстоятельства. Причем менять пространство легко. Например, когда добавляли ITD для отчетности, просто ввели новое поле в карточку. А когда отказывались от комплектов задач, нужно было только убрать ненужный тип карточки из доступных в пространстве.

Не теряем время на поиск важных документов. Протоколы, ссылки, презентации, требования — все это находится в Kaiten, а не в разных чатах и почте.

Дополнительный инструмент коммуникации. Если руководитель ограничен по времени, он может быстро посмотреть доски и понять, все ли идет по плану, без необходимости созваниваться. Еще Kaiten можно связать с Telegram, куда будут приходить напоминания о сроках задач и сообщения с упоминанием пользователя в карточках — так проще оперативно реагировать на срочные вопросы, когда ты не в системе.

Что из этого можно взять в свой бизнес: 8 советов

Начните с хаоса — буквально. Зафиксируйте, где у вас сейчас больно: потери файлов, ручной контроль дедлайнов, разрозненные чаты. Именно это и нужно автоматизировать в первую очередь.

Не стройте идеальную систему сразу. Мы несколько раз переделывали структуру карточек — дробили задачи, потом объединяли. Это нормально. Запустите базовую версию и дорабатывайте по ходу.

Разделите доступ осознанно. Внештатники не должны видеть чужие задачи и внутренние процессы. Отдельные пространства решают это без сложных настроек прав.

Придумайте однозначный идентификатор для объектов. У нас это ITD — код книги из 1С. Если называть задачу текстом, появятся опечатки. Найдите свой аналог для вашего продукта или клиента.

Ограничения важнее инструкций. Можно написать регламент «не переносить карточку дальше». Но люди ошибаются. Лучше технически запретить перемещение — и проблема исчезнет без напоминаний.

Автоматизируйте то, что повторяется каждый раз. Если при создании карточки нужно каждый раз вручную ставить одни и те же метки и участников — это сигнал для автоматизации. Рутину система должна делать сама.

Тестируйте в отдельном пространстве. Мы завели пространство специально для экспериментов. Ломать рабочую систему дорого — сначала проверяйте на песочнице.

Инструмент должен подстраиваться под процесс, не наоборот. Если вам приходится менять логику работы под ограничения системы — это сигнал, что система не подходит. Хороший таск‑менеджер адаптируется, а не диктует.