12 программ для эффективной работы с PDF документами: договорами, счетами и актами

Проверки, редактирование, подготовка файлов к отправке отнимают время, которое можно потратить продуктивнее. В статье расскажем, как ускорить документооборот и повысить личную эффективность с помощью программ для работы с ПДФ.

Почему бизнес работает с PDF‑документами

Еще PDF‑файлы мало весят — это упрощает пересылку или загрузку в системы ЭДО. Владелец может установить пароль, чтобы предупредить несанкционированные правки или копирование.

Какие задачи чаще всего возникают при работе с PDF

• создание документа с нуля или по шаблону непосредственно в редакторе;
• внесение правок в договор или счет без возврата к исходникам;
• объединение нескольких ПДФ в один комплект (например договор, приложения, сметные расчеты и акты) и разбивка многостраничных документов на части;
• конвертация файлов Word, PowerPoint или Excel в ПДФ для отправки контрагенту;
• изменение форм — создание анкет или брифов для заполнения, внесение данных в готовый бланк без распечатки;
• уменьшение размера перед пересылкой по почте или импортом в систему учета;
• подписание ПЭП/КЭП перед согласованием с партнерами или клиентом;
• ограничение редактирования — установка пароля с разным уровнем защиты: на открытие, редактирование, копирование;
• скрытие коммерчески важных сведений и персональных данных перед отправкой третьим лицам;
• добавление комментариев при согласовании — чтобы не переписывать замечания в письмах;
• сканирование и преобразование цифровых копий в редактируемый вид — чтобы можно было копировать реквизиты из договоров и счетов, показатели из таблиц.

PDF подходит для сохранения любых документов, они откроются в браузере или в читалке. Но для создания файлов, добавления подписи или правки текста вам нужен PDF‑редактор

По каким критериям выбирать подходящий редактор или сервис

Нет универсально лучшей программы для работы с PDF‑файлами — выбор зависит от сферы деятельности, масштаба компании и бюджета. Поэтому важно пробовать софт в течение пробного периода: только так можно проверить, соответствует ли ПО вашим требованиям.

Набор возможностей. Нехватка функций тормозит процессы и вынуждает искать дополнительные приложения. Избыток — приводит к лишним расходам.

Удобство интерфейса. Понятная навигация помогает снизить количество ошибок на начальном этапе, сокращает временные и финансовые затраты на обучение. Оценить это можно на практике: предложите сотрудникам выполнить базовые операции в тестовой версии и проверьте, насколько быстро они с ними справляются без инструкций.

Поддержка форматов. Важно, чтобы сервис корректно открывал и сохранял файлы из Excel и Word, мог преобразовывать в ПДФ изображения. Это позволит не требовать у партнеров и клиентов конвертировать файлы, которые они вам отправляют, а работать с любыми исходниками.

Системные требования. Желательно, чтобы аппаратные характеристики вашего устройства были выше минимально необходимых, тогда ПО будет работать без сбоев и зависаний.

Стоимость и лицензирование. Важно наличие корпоративных лицензий — такие тарифы предусматривают скидки за большое количество рабочих мест, приоритетную поддержку и другие бонусы для организаций.

Какие инструменты выбирают чаще всего

Мы протестировали решения, которые сегодня используют компании в России, и выбрали топ программ для работы с PDF с разным функционалом.

Adobe Acrobat

Условия для бизнеса: есть подписки для команд и крупных компаний; предусмотрена настройка прав доступа для сотрудников.

Ключевое преимущество на рынке: согласование и подписание внутри одной экосистемы.

Adobe предлагают разные варианты лицензий. Для типовых офисных задач достаточно возможностей версии Standard. Она позволяет работать с текстом и изображениями, устанавливать пароли, объединять файлы из разных источников.

Версия Acrobat Pro дает самую широкую функциональность, например вы сможете отправлять на подписание пакеты документов, что сэкономит всем время. Еще два решения — Acrobat для организаций и Acrobat Sign Solutions — предназначены для крупных компаний.

Плюсы:

• можно бесплатно пользоваться просмотрщиком Adobe Acrobat Reader (Free PDF viewer) для комментирования и заполнения форм;
• позволяет добавлять ссылки на сторонние источники и видео — может пригодиться в презентации;
• доступна пакетная обработка: печать, обрезка полей.

Минусы:

• нет версий для Linux;
• программное обеспечение недоступно в РФ — для оплаты требуются посредники, отсутствует официальная техподдержка.

PDF Commander

Условия для бизнеса: корпоративные лицензии с возможностью масштабирования по числу рабочих мест; доступны бессрочная покупка и годовая подписка на выбор.

Ключевое преимущество на рынке: комплексное решение, подходящее для большинства задач.

Плюсы:

• подходит компаниям, которые переходят на отечественное ПО — работает на Astra Linux, ALT Linux, РЕД ОС, РОСА;
• есть защита паролем и ЭЦП, скрытие фрагментов (цензурирование) для защиты информации;
• встроены шаблоны договоров;
• можно создавать интерактивные формы, чтобы стандартизировать информацию в анкетах и брифах.

Минусы:

• в версии для Linux нет коллекции шаблонов;
• нет программы для macOS.

Foxit PDF Editor

Условия для бизнеса: есть лицензии для команд и компаний; доступны бессрочные лицензии и подписка; можно устанавливать права доступа.

Ключевое преимущество на рынке: развитые возможности для организации командного доступа.

ПО подходит для крупных компаний с разветвленной сетью филиалов. В комплекте с редактором идет облачная платформа, через которую можно организовать обмен файлами между сотрудниками и контрагентами, согласовывать правки и подписывать договоры удаленно.

Также есть бесплатная программа для работы с ПДФ файлами Foxit Reader. В ней нет функции редактирования, но можно добавлять комментарии и заполнять формы. Это позволяет сэкономить на количестве лицензий.

Плюсы:

• встроены ИИ‑инструменты для поиска орфографических и синтаксических ошибок;
• поддерживает векторные слои;
• можно сразу отправлять PDF‑документы на электронную почту.

Минусы:

• покупка лицензии в РФ возможна только через посредников;
• нет версии редактора для Linux.

PDF‑XChange Editor

Условия для бизнеса: есть корпоративные тарифы, доступна бессрочная лицензия, централизованное управление ключами.

Эта программа позволяет редактировать текст в ПДФ, оставлять комментарии для дальнейшей работы, заполнять поля форм. Софт особенно востребован в проектных и строительных организациях, типографиях и издательствах: сохраняет верстку макетов по слоям, есть функция измерения расстояний на чертежах, можно редактировать векторные изображения, содержащиеся в PDF‑чертежах.

Плюсы:

• вместе с редактором устанавливается приложение Office2PDF (Офис‑ту‑ПДФ) для быстрой конвертации форматов;
• можно автоматизировать пакетное преобразование, извлечение вложений, печать;
• позволяет импортировать ПДФ‑документы по ссылке.

Минусы:

• в РФ доступен только через посредников, техподдержка не отвечает российским аккаунтам;
• работает исключительно на Windows;
• инструмент OCR требуется устанавливать отдельно.

Nitro PDF

Условия для бизнеса: есть тарифы для команд и корпоративных клиентов; предусмотрено централизованное управление пользователями и развертывание в инфраструктуре компании.

Ключевое преимущество на рынке: есть встроенная панель Nitro Analytics Dashboard (Нитро Аналитик Дашборд) для контроля использования ПО и оценки эффективности процессов.

Это приложение для работы с PDF помогает автоматизировать процессы с помощью нейросетевых технологий. Можно выгрузить данные из форм и проанализировать содержимое: ИИ выделяет ключевые пункты и выдает связный ответ, а не просто список цитат. OCR‑модуль сохраняет структуру таблиц — это может быть полезно, если требуется импорт данных в учетную систему.

• интерфейс, напоминающий Word, упрощает освоение ПО;
• есть функция сравнения версий — проще заметить правки при согласовании;
• можно защищать ПДФ‑файл ЭЦП и паролем.

Минусы:

• нет русскоязычной локализации меню;
• при конвертации материалов, созданных в офисных пакетах, иногда ломает структуру.

LibreOffice Draw (ЛибреОфис Дро)

Условия для бизнеса: входит в бесплатный офисный пакет LibreOffice — может использоваться в компаниях без лицензий; возможна установка внутри корпоративной инфраструктуры.

Ключевое преимущество на рынке: разом скачиваются текстовый и табличный редактор, инструменты для работы с графикой, формулами и базами данных.

Приложение входит в программный комплекс LibreOffice — альтернативу Microsoft Office. Бесплатное приложение для работы с ПДФ‑файлами на компьютере оптимально подходит для небольших компаний с ограниченным бюджетом на покупку ПО. Draw позволяет открывать документы без конвертации, заполнять свободные поля или корректировать содержимое, вставлять иллюстрации.

Плюсы:

• не требует подключения к интернету и создания аккаунта;
• при открытии автоматически разделяет страницы на структурные блоки: текст, таблицы и изображения;
• есть конструктор блок‑схем и сетевых диаграмм — пригодится для создания бизнес‑презентаций, инструкций, техзаданий.

Минусы:

• при открытии возможны сбои форматирования, потеря полей и колонтитулов;
• нет функций сканирования и OCR‑распознавания;
• нельзя работать с цифровыми подписями.

SmallPDF (Смоллпдф)

Условия для бизнеса: есть тарифы для команд; руководитель команды может управлять правами пользователя; корпоративные условия предоставляются по запросу.

Ключевое преимущество на рынке: возможность быстрого файлообмена через интеграцию с Google Диском и DropBox.

Софт подходит компаниям, чьи сотрудники работают удаленно или выезжают к клиентам: доступны мобильные приложения и онлайн‑версия. SmallPDF позволяет проверить накладные и сопроводительные записки, оптимизировать PDF‑файлы для отправки. Есть инструменты для сжатия, конвертации, слияния и разделения документов.

Плюсы:

• есть ИИ‑функции для перевода и анализа материалов;
• поддерживает синхронизацию на всех устройствах;
• частые операции вынесены на боковую панель.

Минусы:

• преобразование сканов в редактируемый формат и электронное подписание возможны только в платной версии;
• нельзя вносить правки в содержимое — только добавлять текст.

iLovePDF (АйЛавПДФ)

Условия для бизнеса: можно подключать команды и управлять доступами; для крупных клиентов предлагаются специальные условия.

Ключевое преимущество на рынке: в бизнес‑тарифе есть функция брендирования — логотип компании будет автоматически отображаться в уведомлениях о запросе электронной подписи.

Бесплатная программа для работы с PDF‑файлами на русском языке помогает редактировать документы, менять их формат и ставить пароли. Для малого бизнеса и ИП, которым нужно иногда подправить договор или защитить отчет, этого достаточно. Подписка добавляет распознавание текста, электронную подпись и пакетную обработку файлов.

Бизнес‑тариф подойдет командам от 25 человек. Он открывает весь набор функций, настройку прав доступа и автоматический запуск задач, когда в документы вносятся изменения.

Плюсы:

• онлайн‑сервис не требует обязательной регистрации;
• число операций не ограничено;
• с помощью ИИ можно обобщить сведения о предложениях, источниках информации и др.

Минусы:

• не всегда корректно выполняет преобразования из DOCX, XLSX форматов, созданных в приложениях‑аналогах Office 365;
• в онлайн‑версии каждая операция выполняется в отдельной вкладке, для продолжения редактирования требуется повторная загрузка;
• при распознавании текста случаются пропуски содержимого и неточности.

PDF Maestro

Платформа: веб‑версия.

Условия для бизнеса: полностью бесплатный.

Ключевое преимущество на рынке: загруженные материалы после завершения сеанса автоматически удаляются.

Сервис для обработки PDF онлайн предлагает набор инструментов для конвертации, объединения и структурирования документов. Удобен, когда требуется быстро собрать отчет из различных источников. Перед отправкой можно оптимизировать ПДФ‑файл: удалить лишние листы, уменьшить вес.

Плюсы:

• не требуется регистрация;
• есть сравнение ПДФ‑документов, OCR‑распознавание;
• восстанавливает частично поврежденные PDF‑файлы.

Минусы:

• нет инструментов для вставки текста и аннотаций;
• не отредактировать PDF‑файлы в одном окне.

PDF24 Creator

Условия для бизнеса: полностью бесплатный.

Ключевое преимущество на рынке: виртуальный PDF‑принтер для быстрого преобразования файлов в нужный формат.

Приложение для работы с ПДФ предлагает стандартный набор для базового редактирования. Можно устанавливать и снимать пароли, запускать OCR‑распознавание для нескольких ПДФ‑файлов.

Плюсы:

• есть средство для чтения, позволяющее настраивать печать;
• можно сжимать PDF‑файлы с настройкой разрешения;
• возможно заполнение форм онлайн.

Минусы:

• названия функций дублируются, что затрудняет навигацию;
• не получится создавать формы в программе — нет шаблонов на русском.

PDFsam

Условия для бизнеса: есть бесплатная версия Basic (Бэйсик), предлагаются корпоративные решения.

Ключевое преимущество на рынке: есть встроенный валидатор проверки PDF‑документов на соответствие стандартам.

Приложение позволяет объединять PDF‑файлы, разбивать их на части, извлекать и переставлять страницы. В коммерческих версиях появляются дополнительные функции: конвертация, подписание и защита. Это может пригодиться компаниям, которые массово переводят документы в другой формат перед загрузкой в учетную систему.

Плюсы:

• поддерживает гибкие сценарии разделения ПДФ: по закладкам, по заданным страницам, по объему;
• можно настраивать порядок страниц перед сборкой;
• сохраняет журнал действий.

Минусы:

• интерфейс переведен только частично;
• нельзя менять текст, вставлять или извлекать изображения;
• невозможна оплата с помощью российских карт.

Master PDF Editor

Условия для бизнеса: коммерческие лицензии; доступны варианты для компаний с разным числом рабочих мест.

Ключевое преимущество на рынке: поддержка многослойных графических файлов и PDF‑чертежей.

В этом редакторе доступны настройки метаданных, паролей и доступа. Для автоматизации используются скрипты JavaScript и XFA — с их помощью можно рассчитывать суммы, проверять правильность оформления, выявлять пропущенные и обязательные поля.

ПО востребовано в крупных организациях, особенно проектно‑строительных и архитектурных бюро. В нем можно работать с PDF‑чертежами с сохранением слоев.

Плюсы:

• есть конструктор интерактивных ПДФ‑форм;
• предусмотрена коррекция низкокачественных сканов;
• позволяет создавать ПДФ напрямую со сканера — с настройкой разрешения, обрезкой страниц и удалением фона.

Минусы:

• сложный запутанный интерфейс;
• не предусмотрена единоразовая покупка — только подписочная модель лицензирования.

Бонус: сравнительная таблица

Подведем итоги

Выбирать программу для работы с PDF нужно под свои задачи, технику и бюджет. Небольшой компании может хватить офисной программы с поддержкой PDF‑файлов. Разовые задачи вне офиса решат онлайн‑сервисы. А вот для предприятий с регулярным документооборотом нужны полноценные PDF‑редакторы. И важно, чтобы можно было работать офлайн — это уменьшает риск утечки данных.