Как заполнить спецификацию к договору поставки
Спецификация — универсальный документ в торговле. Его используют, чтобы зафиксировать, какой товар участвует в сделке, сколько штук и по какой цене. Разобрали, что указывают в спецификациях и какими они бывают.
🎁 В статье оставили шаблон спецификации, его можно скачать и настроить под себя.
👉 Как оформить договор с поставщиком.
👉 Зачем нужен договор подряда и как его оформить.
👉 Агентский договор: как составить, с кем можно заключить и как по нему работать.
Что такое спецификация
Спецификация — это приложение к договору поставки, где стороны фиксируют конкретные параметры товара. Сам договор задает общие правила сотрудничества, а спецификация указывает, что именно, в каком виде и по какой цене поставщик обязан передать, а покупатель — принять и оплатить.
Например, в договоре указано «поставка мебели». Какую именно мебель нужно поставить, будет указано в спецификации: стол офисный, цвет белый, размер 120 × 60 см, количество 50 штук, цена за единицу 7 500 ₽.
Иногда стоимость товара и срок поставки указывают и в спецификации, и в договоре, поскольку это два ключевых условия сотрудничества. В этом случае в договоре указывают только общую сумму продажи, а в спецификации — из каких позиций состоит эта сумма.
«Чаще всего договор поставки и спецификацию оформляет продавец. Заказчики делают это крайне редко — только если это крупное предприятие с собственными утвержденными формами договора. Мы работаем по их формам, чтобы ускорить подписание документов с их стороны.
Иногда крупные заказчики составляют протокол разногласий, если поставщик отказывается работать по их формам документов. Это еще сильнее замедляет обсуждение и подписание документов».
Андрей Ефимов
Коммерческий директор завода светопрозрачных конструкций «Планета Свет»Спецификации помогают сделать сотрудничество более удобным. Например, оптовый продавец может заключить договор с розничным и подписать спецификацию. А после этого в процессе сотрудничества оформлять только спецификации. Так не придется каждый раз согласовывать и подписывать договор.
- Ozon анонсировал новый способ отгрузки поставок для FBO‑селлеров
- Дума в первом чтении одобрила заморозку порога для уплаты НДС на упрощенке
- Бизнесу все сложнее платить налоги: долги перед бюджетом достигли рекордных 4 трлн рублей
- В Авито Услугах появился алгоритм рекомендаций от соседей
- Яндекс Маркет снизил комиссии для продавцов одежды и обуви
- Эксперты назвали отрасли с наибольшим числом бизнесов‑долгожителей
Виды спецификаций
К договору поставки можно приложить два вида спецификаций: обычную и техническую.
Обычная спецификация к договору. Это короткий документ, в котором указывают наименования товаров, их количество, стоимость и общую сумму к оплате. Такую спецификацию используют, например, при розничных продажах.
Техническая спецификация. Это более подробный документ, в котором указывают технические характеристики поставляемых товаров: точные размеры, цвет, особенности комплектации.
Такой формат используют в оптовых продажах. Например, «Планета Свет» составляет технические спецификации к договорам с дилерами.
Какую информацию содержит спецификация
В любой спецификации есть обязательная информация:
- стороны договора;
- название или номер договора поставки, к которому относится спецификация;
- наименование и количество товара;
- цена поставки. Если поставщик — плательщик НДС, сумму с налогом указывают отдельно.
Также в документ можно включить:
- характеристики товара. Размер, цвет, материал, мощность — все, что имеет значение. Пример: «пленка ПВХ, 30 рулонов, толщина 200 мкм, ширина рулона 1,5 м»;
- сроки поставки — конкретную дату или период;
- условия поставки — кто доставляет, за чей счет, где передача. Например, «поставка на склад покупателя в г. Казани, транспорт оплачивает поставщик»;
- требования к качеству — ссылку на ГОСТ, ТУ или внутренние стандарты;
- особые условия, например обязательную сертификацию или необходимость шефмонтажа.
Дополнительные условия, например условия поставки, можно обговорить заранее и указать в договоре — тогда в спецификации дублировать их не нужно.
Как оформить спецификацию
Перед тем как составлять спецификацию, нужно убедиться, что договор поставки составлен верно. Он должен ссылаться на спецификацию в местах, где говорится о ценах и конкретных товарах.
Спецификацию можно составить самому, строгого шаблона документа нет. Важно, чтобы он был удобен для поставщика и заказчика.
«Мы делаем спецификации в программном комплексе, который отвечает за все производство. Программа подойдет только производителям окон».
Андрей Ефимов
Коммерческий директор завода светопрозрачных конструкций «Планета Свет»Если планируете участвовать в тендерах, там госзаказчики чаще всего дают свой шаблон спецификации — нужно использовать его.
Если все же планируете составлять спецификации вручную, можете воспользоваться нашим шаблоном.
Это универсальный шаблон со списком товаров на поставку. Можно скачать его и адаптировать под свой бизнес.
Как изменить спецификацию
Обычно поставщики и покупатели стараются не изменять подписанные договоры и спецификации. Для этого перед подписанием документы несколько раз проверяют.
Для удобства поставщик может отправить заказчику предварительную спецификацию. Она выглядит так же, как и обычная, но ее не подписывают и юридической силы у документа нет. Он нужен лишь для удобства — в такой спецификации фиксируют предварительные договоренности и корректируют их по ходу обсуждения. Если в процессе согласования и до оплаты запрос заказчика меняется, предварительную спецификацию меняют.
Когда все условия согласованы, информацию из предварительной спецификации переносят в обычную. После подписания и оплаты изменить спецификацию нельзя — только расторгнуть.
Как расторгнуть спецификацию
Спецификация — часть договора, поэтому расторгают ее так же. Можно расторгнуть спецификацию по соглашению сторон или в одностороннем порядке. Второй случай возможен, даже если не указан в основном договоре.
Чтобы прекратить действие документа в одностороннем порядке, нужно отправить партнеру уведомление о расторжении спецификации. В нем указывают:
- реквизиты договора и спецификации;
- основание расторжения;
- дату прекращения действия спецификации;
- ссылку на статью ГК, по которой сторона расторгает документ;
- условия расторжения, например сумму возмещения расходов.
Если спецификацию расторгнут по обоюдному согласию, подписывают соглашение о расторжении. В нем указывают ту же информацию, что и в уведомлении, но документ подписывают обе стороны.
Условия расторжения не должны противоречить гражданскому кодексу. Например, в договоре нельзя вовсе лишить любую из сторон права расторгнуть договор и спецификацию по своей инициативе. При этом можно обязать заказчика оплатить фактически понесенные расходы, а исполнителя — возместить убытки.
Сколько времени у вас уходит на согласование условий поставок с контрагентами?