Выявить новые роли и перестроить команду: как устроен HR‑отдел SETTERS
2023 год стал трансформационным для SETTERS. Бренд объявил о запуске собственного креативного холдинга, и агентство стало одним из его бизнесов. Менялось его позиционирование, команда активно переформировывалась. SETTERS значительно изменился вместе со стратегией в HR: стали меньше нанимать новых и больше внимания уделять развитию текущих сотрудников.
С чего начались изменения
У бизнеса появился запрос на смещение фокуса в HR‑задачах. И параллельно некоторые сотрудники достигли потолка в своих зонах ответственности и хотели расти дальше, а мне было важно не потерять хороших специалистов. Я видела в них большой потенциал — нужно было лишь замэтчить потребности бизнеса с зонами их интересов.
Команды из индустрии хотели познакомиться именно с нашим отделом и узнать, как мы построили сильный HR‑бренд — так у нас появился запрос сформировать личный бренд отдела. Команда решила распределить задачи и переосмыслить роли. Так в HR‑отделе появились новые позиции.
People partner
В какой‑то момент я подумала, что было бы здорово, если бы у нас появился человек, который будет полностью вести сотрудника на всём его пути в агентстве — от онбординга до оффбординга. Конечно, каждый из отдела подключается к разным задачам, работает со всеми специалистами на разных этапах. Но вот одного ответственного человека, который был бы в курсе всех деталей, ещё не было.
Мы совместили роли, выделили основной блок поддержки команды и выстроили обязанности People Partner вокруг неё.
Обязанности People Partner:
Онбординг и адаптация. Поддерживает сотрудника от встречи в его первый рабочий день до подведения итогов испытательного срока в формате ревью. Объясняет, как устроены отделы агентства, помогает наладить коммуникацию с коллегами, проводит несколько контрольных пульс‑коллов.
Развитие сотрудников. Проводит регулярные ревью, обновляет офферы. Отслеживает запросы сотрудников на рост.
Поддержка команды. Проводит пульс‑коллы с каждым сотрудником, следит, как он чувствует себя в команде, выявляет изменения и помогает решить вопросы. Важно, что эти коллы проводит один человек, а значит он понимает всю историю сотрудника — и каждый последующий пульс проходит с понятным контекстом.
Формирование системы бенефитов. Ищет подрядчиков и взаимодействует с ними. Подключает сотрудников к программам психологической поддержки и ДМС и фиксирует их обратную связь.
Оффбординг. Помогает сотруднику пройти этот период с максимальной прозрачностью и поддержкой. Контролирует выплаты, коммуникацию с командой, проводит экзит‑колл и готовит рекомендательные документы.
HR‑менеджер по внутренним и внешним коммуникациям
У нас всегда был HR‑менеджер, который отвечал за внутренние коммуникации. Но со временем больше брендов стали предлагать делать совместные внутренние эйчар проекты, поэтому мы решили передать внешние и внутренние процессы одному сотруднику — нашему офис‑менеджеру Кате, которая как раз хотела развиваться и получать новые карьерные задачи.
Кстати, раньше внешними коммуникациями занималась бренд‑команда SETTERS, но обновлённое позиционирование агентства подтолкнуло выделить на эту зону ответственности отдельного сотрудника со стороны HR.
Обязанности HR‑менеджера:
Построение внутренних коммуникаций. Выпускает дайджесты, обновляет «Базу знаний». Модерирует внутренние чаты агентства и поддерживает TOV команды.
Формирование HR‑бренда. Работает с сотрудниками, как со спикерами SETTERS. Представляет агентство на внешних площадках, занимается нетворкингом.
Построение внешних коммуникаций. Курирует коллаборации с другими брендами. Например, SETTERS сделал HR‑проекты с кофейней Skuratov Coffee, студией сайклинга Rock the Cycle и университетом ИТМО. Это помогает внешней аудитории знакомиться с SETTERS, а команде — пробовать новое и влюбляться в агентство ещё сильнее.
Организация ивентов для команды. Супервизирует подготовку обучающих и развлекательных событий. Организовывает собрания агентства и внутренние конференции для сотрудников.
Рекрутер
Мы всегда опирались на внутреннего рекрутера и редко обращались за помощью к кадровым агентствам и хантерам. Нам важно, чтобы нанимающий HR плотно работал с командой, чувствовал сотрудников и сразу понимал, кто сможет стать частью команды, а кто нет.
Обязанности рекрутера:
Поиск новых сотрудников. Составляет описаний вакансий, проводит собеседования, общается с кандидатами, взаимодействует с руководителями отделов.
Преонбординг. Погружает сотрудника в организационные процессы и передаёт его People Partner. Онбордит коллег из других бизнесов SETTERS Creative Capital.
Проведение стартовых ревью. Чтобы лучше понимать процесс найма и фиксировать состояние сотрудника, эта обязанность делится между PP и рекрутером.
Организация стажировок. Находит и отбирает стажёров, помогает адаптироваться в команде, следит, чтобы стажировка прошла комфортно для обеих сторон, оффбордит стажёров.
Формирование кадрового резерва. Составляет карты кандидатов и ведёт базу win‑win контактов для агентства.
Работа с отзывами на карьерных сайтах. Собирает и анализирует фидбэк соискателей. Рекрутер регулярно с ними общается и лучше понимает, как меняются их потребности при поиске, поэтому этот блок перешёл к нему от HR‑менеджера.
Офис‑менеджеры в HR задачах
Мы расширяем зоны ответственности наших офис‑менеджеров и фокусируемся на задачах, которые им интересны. Например, подключаем к разработке мерча для команды, дизайну анонсов внутренних ивентов. Это помогает сотрудникам не выгорать и развивать экспертизу в HR и смежных сферах.
Обязанности офис‑менеджера:
Административные и офисные задачи. Офис‑менеджеры отвечают за поддержание уюта в двух офисах SETTERS. Обрабатывают корреспонденцию, контролируют работу сервисов и ведут учет техники.
Организации ивентов для команды. Офис‑менеджеры участвуют в штурмах квартального планирования ивентов для команды, а затем под супервизом HR‑менеджера реализуют их.
Работа с внутренними коммуникациями. Офис‑менеджеры включаются во внутренние коммуникации через анонсы ивентов, организацию небольших событий в офисе. Также они поздравляют сотрудников с важными праздниками, например годовщина работы в SETTERS, свадьба или день рождения.
Head of HR
После перестройки отдела у меня появилась возможность больше погружаться в работу с руководителями и стратегические вопросы.
Обязанности Head of HR:
Составление и синхрон планов по сотрудникам с руководителями. Обсуждает с ними открытие найма, развитие сотрудников, увольнения. Совместно с исполнительным и финансовым директором контролирует и управляет ФОТ.
Супервайзинг ключевых задач отдела. Супервиз фокусных задач HR‑команды, подключается к реализации ключевых задач отдела.
Найм линейных руководителей и топ‑менеджеров. Взаимодействие с хантерами, самостоятельный поиск, проведение собеседований и принятие решения по найму совместно с ЛПР.
Развитие сотрудников HR‑отдела. Проведение ревью HR‑менеджеров, организация внутреннего обучения HR‑команды.
Бюджетирование HR‑отдела. Работа с HR‑расходами, формирование бюджета на квартал и год.
А еще я работаю с другими бизнесами SETTERS CREATIVE CAPITAL.
К чему привели изменения
Правильно распределенные зоны ответственности позволяют закрывать большой объём задач. Например, раньше мы затягивали ревью, проводили его не для всех: у одного сотрудника его могло не быть весь год, а другой мог пройти несколько ревью за полгода. Мы закрыли не только потребности сотрудников и бизнеса, но и внутренние: рекрутер перешёл в роль People Partner, переключив внимание с работы с кандидатами на работу с сотрудниками, а офис‑менеджер вырос в HR‑менеджера и взял на себя блок внутренних и внешних коммуникаций.
А еще мы выстроили систему, в которой многие зоны ответственности пересекаются и эйчары становятся взаимозаменяемыми на короткий период времени. Мы стараемся больше рассказывать про задачи каждого в отделе, миксовать задачи из разных областей. Так, например, рекрутер может попробовать себя в ревью и организации ивента. Каждый в отделе подключается к задачам внутрикома. HR‑менеджер по внутренним и внешним коммуникациям может провести экзит. Это позволяет лучше чувствовать и понимать друг друга, подхватывать коллег в нужный момент и быстрее развиваться.
CEO и Co‑founder SETTERS Евгений Давыдов считает, что эффективно изменить бизнес можно только через доверительные отношения с руководителями отделов и топ‑менеджерами.
«Изменения ради изменений — бесполезная трата энергии. Но если реально возникает запрос на трансформацию, например, новая цель или корректировка бизнес‑стратегии, то организационная структура сразу попадает под изменения. Не думаю, что можно выстроить ее идеально: зоны ответственности все равно будут постоянно наслаиваться, не спасут даже четкие бизнес‑процессы. Поэтому для меня в первую очередь важны доверительные отношения с руководителями и топ‑менеджерами. Построить их непросто, нужно регулярно работать над ними, вести честные и прозрачные диалоги. Это экономит много ресурса и помогает команде чувствовать свою сопричастность к изменениям, видеть, как их решения и идеи влияют на десятки, сотни, тысячи и десятки тысяч людей».
Евгений Давыдов
CEO SETTERSА исполнительный директор SETTERS Ольга Хандогина уверена, что именно перестройка позиций и расширение зон ответственности HR‑отдела помогли команде адаптироваться к изменениям.
«Особенность HR‑направления — в том, что оно на всех уровнях связано с каждым подразделением компании. Перестройка внутри отдела повлияет и на эффективность работы других сотрудников. Когда мы поняли, что пора меняться, честно спрашивали себя при выборе решений: становятся ли наши процессы более прозрачными, простыми и понятными и позволят ли они быстрее принимать изменения? Конечно, прошло не так много времени, чтобы точно оцифровать конкретную степень влияния изменений на бизнес‑процессы, но я вижу, что на системном уровне мы стали более адаптированными к актуальным вызовам рынка. И всё это благодаря тому, как мы выстроили отношения с командой».
Ольга Хандогина
Исполнительный директор SETTERS
Как меняться и менять? Какие изменения в вашем бизнесе были ключевыми?