Что такое виртуальный номер и когда он нужен бизнесу

Привет! Я Марко Очоа, Product Marketing Manager в Т‑Реклама. Мы публикуем серию статей, которая поможет сориентироваться в терминах, подходах и темах на стыке технологий и маркетинга. Сегодня поговорим о виртуальном номере.

Виртуальный номер — это номер, который работает без сим‑карты через интернет, а не через мобильную сеть. Такой номер помогает, например, повышать узнаваемость бренда, растить конверсии и лучше обслуживать клиентов.

Что такое виртуальный номер и чем он отличается от обычного

В чем разница между обычными и виртуальными номерами? Есть два базовых критерия:

1. У виртуального номера нет сим‑карты, а у обычного — есть. Важный момент: физической пластиковой сим‑карты может и не быть, если абонент пользуется e‑sim, но номер все равно будет считаться обычным.
2. При звонке с виртуального номера или на него используется интернет. Обычный же номер «пользуется» вышками связи и ресурсами мобильных операторов.

Как устроена работа виртуального номера. Звонки работают по технологии VoIP, Voice over Internet Protocol — это передача голоса через интернет.

Как это выглядит при звонке с виртуального номера:

1. Технология VoIP превращает голосовой сигнал (то есть слова собеседника) в цифровой.
2. Цифровой сигнал отправляется на сервер облачной телефонии.
3. Сервер перенаправляет сигнал тому, кому звонят. А при звонке по обычному номеру сигнал идет к вышке связи, а оттуда по сети оператора — до адресата.
4. Устройство снова превращает сигнал — на этот раз из цифрового в голосовой. И человек слышит собеседника, который звонит с виртуального номера.

Бизнес вместе с виртуальным номером обычно подключает еще и виртуальную АТС — автоматическую телефонную станцию. АТС нужна, чтобы клиенты могли, например, выбирать нужный отдел при звонке в компанию, а бизнес мог записывать звонки или собирать статистику по вызовам.

Типы виртуальных номеров. Есть несколько вариантов, вот самые частые:

1. Универсальный виртуальный номер — используется и для звонков, и для смс‑сообщений.
2. Только для звонков или только для SMS.
3. Номера для приема бесплатных звонков. Обычно они нужны крупному бизнесу, который дает клиентам возможность звонить в техподдержку бесплатно.
4. Одноразовые номера — их обычно используют, когда не хотят раскрывать личные данные при регистрации на сайтах. Обычно одноразовые номера переходят от владельца к владельцу, поэтому пользоваться ими нужно с осторожностью. Если зарегистрироваться на сайте по одноразовому номеру, следующие владельцы смогут получить доступ к вашему аккаунту и личным данным.

Какой тип номера выбрать, зависит от потребностей бизнеса. Кому‑то нужно будет только рассылать сообщения, кому‑то — принимать звонки, а кому‑то все вместе. Примеры конкретных задач разберем в следующем разделе.

Для каких задач пригодится виртуальный номер

Настроить автоответчик для клиентских звонков. Работает это так: бизнес везде указывает единый номер для связи. Клиенты звонят по нему, а дальше бот перенаправляет их к нужному сотруднику.

Записывать звонки, чтобы контролировать качество работы сотрудников, обучать новичков и в конечном счете лучше обслуживать клиентов.

Отслеживать эффективность рекламы. Можно подключить несколько виртуальных номеров, и использовать их для разных рекламных кампаний. Например, в соцсетях один, в контекстной рекламе другой, в таргетированной — третий. Это поможет посчитать, сколько клиентов пришло из каждого рекламного канала.

Принимать звонки с любого устройства, а не только с мобильного телефона. К примеру, сотрудникам удобнее отвечать клиентам и сразу параллельно решать их запросы с компьютера, а не держать у уха мобильный.

Отделить рабочее от личного: на одном номере рабочая коммуникация, на другом все личное: друзья, семья, хобби. Для этой задачи подойдет и обычная вторая сим‑карта, и виртуальный номер, но второй — проще в оформлении.

У виртуального номера есть и минусы. Во‑первых, если с интернетом перебои, клиенты не смогут вам дозвониться. Во‑вторых, по виртуальному номеру могут звонить клиенты прошлых «арендаторов», так как номер может быстро переходить от владельца к владельцу.

Как начать использовать виртуальные номера

Шаг 1. Выбрать платформу. Виртуальные номера можно подключить у обычных операторов связи или в сервисах IP‑телефонии. Найти варианты можно через поиск в интернете.

Если вместе с виртуальными номерами планируете подключать облачную АТС, проверьте, чтобы ее можно было интегрировать с CRM‑системами, рекламными кабинетами и веб‑аналитикой. Это можно уточнить на сайте или в поддержке выбранного сервиса.

Шаг 2. Оплатить подходящий тариф. Стоимость виртуального номера будет зависеть от потребностей бизнеса: сколько нужно номеров, сколько минут звонков в месяц, нужна ли интеграция с CRM или номер, начинающийся на «8‑800».

В среднем, один телефонный номер и пять пользователей — это 2500–3000 ₽ в месяц. Чем больше нужно номеров, подключенных пользователей и минут разговоров, тем выше будет стоимость.

Шаг 3. Установить приложение для работы. Для работы облачного номера нужно специальное приложение. Оно устанавливается на компьютеры, планшеты или телефоны, где этим номером будут пользоваться. Обычно платформы, которые предоставляют виртуальные номера, помогают и с установкой нужных программ.

Шаг 4. Протестировать работу виртуального номера. Чтобы убедиться, что все работает как нужно, сделайте несколько звонков с виртуального номера и на него, прежде чем звонить клиентам. Если есть неполадки, нужно обратиться в техподдержку сервиса.

Виртуальный номер: главное

Виртуальный номер — это номер телефона, который не привязан к сим‑карте и работает через интернет. Вот что стоит помнить, если планируете им пользоваться:

1. Для работы виртуального номера критически важно наличие интернета. Если его отключат, позвонить с виртуального номера и на него не получится.
2. Вместе с виртуальным номером бизнес обычно подключает еще и виртуальную АТС — автоматическую телефонную станцию. Она нужна, чтобы настроить голосовое управление, записывать звонки, собирать статистику по вызовам.
3. Виртуальный номер помогает бизнесу, колл‑центрам, маркетологам. Самые частые сценарии: настроить автоответчик для звонков, записывать звонки клиентов, повышать узнаваемость и работать локально, отслеживать эффективность рекламы, принимать звонки с любого устройства, а не только с мобильного телефона.
4. Чтобы начать пользоваться виртуальным номером, нужно выбрать подходящую платформу, оплатить необходимые услуги, установить программу для работы и сделать несколько тестовых звонков с виртуального номера и на него.