Какие документы нужны для работы на маркетплейсе
Маркетплейсы берут часть бизнес‑задач на себя: предоставляют площадку для продаж, приводят покупателей, помогают с продвижением, доставляют заказы. Но чтобы продавать товары, компании и ИП должны подготовить документы на бизнес и товар — без них торговать не получится.
В статье расскажем, какие документы нужны для работы на популярных российских маркетплейсах.
Собрали список всех документов для торговли в один чек‑лист. Можно скачать в формате PDF и пользоваться.
Документы для регистрации на маркетплейсе
Чтобы начать продавать на площадке, нужно зарегистрироваться и подписать соглашение о сотрудничестве — договор или оферту. Чаще всего для регистрации на маркетплейсах достаточно заполнить анкету, ввести номер телефона и ИНН. Но некоторые площадки попросят загрузить документы в личном кабинете до первой поставки.
Документы на бизнес. Обычно маркетплейсы не запрашивают много документов, потому что проверяют статус продавцов и их бизнеса в открытых базах налоговой по ИНН. В личном кабинете для выхода на маркетплейс обычно достаточно загрузить:
Все маркетплейсы, кроме Lamoda, работают с самозанятыми. Чтобы подтвердить статус, достаточно указать ИИН в анкете регистрации. По ИНН площадка проверят информацию в базе налоговой службы.
Договор с маркетплейсом. До старта продаж надо принять оферту маркетплейса. Оферта — это предложение заключить договор на конкретных условиях, их маркетплейс устанавливает для всех партнеров. Продавцы не могут попросить исправить пункт оферты или даже одно слово. Например, если вам не подходит день расчетов, предложить другой не сможете.
Принять оферту — значит нажать на кнопку «Согласен», «Принимаю условия» или «Ок» на экране или поставить галочку в квадрате, здесь электронная подпись не нужна.
Рассылка: как зарабатывать на маркетплейсах
Сразу после подписки пришлем пять писем о главном: расскажем, как выбирать товары, систему налогообложения и маркетплейсы, на чем сэкономить и что поручить нейросетям
Документы для продажи товаров
Документы на товары можно условно разделить на обязательные и желательные.
К обязательным относят документы, которые подтверждают, что товар не причинит вреда покупателю — иначе их называют сертификаты качества товара. Еще одно обязательное требование — на товарах, которые по закону подлежат маркировке, должны быть коды Data Matrix.
К желательным документам можно отнести свидетельство о регистрации товарного знака.
Разберемся подробнее.
Документы о безопасности товаров. По закону товары должны быть безопасны для жизни и здоровья покупателей. В зависимости от вида товара для подтверждения безопасности подойдет один из документов:
- декларация соответствия;
- сертификат соответствия;
- отказное письмо.
Какой именно нужен документ на товар — декларация или сертификат, определяют:
Если вашего товара в регламентах и списках нет, значит, на него достаточно получить отказное письмо. Этот документ подтверждает, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию.
Обычно документы оформляет производитель при изготовлении товара или импортер при ввозе продукции в Россию — продавец получает партию с готовыми документами.
Если поставщик не предоставил документы на товар, селлер оформляет их самостоятельно.
Это можно делать через сертификационный центр: менеджеры объяснят, какой документ нужен, и помогут его получить. Сертификацией занимаются коммерческие компании, поэтому стоимость документов на товары может отличаться в несколько раз.
За регистрацию декларации о соответствии продавцу нужно платить пошлину 1 500 ₽, за регистрацию сертификата соответствия — 3 000 ₽.
С 1 сентября 2026 года продавцы на маркетплейсах обязаны давать в описании товара активную ссылку на страницу с сертификатом соответствия или декларацией о соответствии в реестре Росаккредитации или едином реестре ЕАЭС. Если товар не надо сертифицировать, об этом стоит прямо говорить в описании. Нововведение не касается товаров, бывших в употреблении.
Маркировка. Маркировка товаров позволяет отследить перемещение товара от производителя или импортера до покупателя.
Правительство определяет список товаров, которые обязательно нужно маркировать. Например, надо ставить код Data Matrix на одежду, обувь, постельное белье, молочные продукты, шубы, БАДы, медицинские изделия, фотоаппараты и еще несколько групп продукции.
Система работает так: производитель или импортер первым вносит товар в систему «Честный знак» и получает уникальный код Data Matrix на каждую единицу товара. Затем он передает товары с кодами поставщику, поставщик передает продавцу и дальше по цепочке до конечного покупателя. После этого розничный продавец выводит код из системы.
С 2023 года все маркетплейсы работают с кодами Data Matrix: они обязаны сами выводить из оборота товары, обязательные к маркировке.
Обычно маркетплейсы просят документ с кодами маркировки по форме УПД — универсального передаточного документа.
УПД подтверждает вычет НДС и налоговые расходы, заменяет счет‑фактуру и накладную или акт. УПД обязаны использовать компании и ИП, которые продают прослеживаемые товары и применяют спецрежимы — УСН, ПСН или ЕСХН. В остальных случаях УПД используют по договоренности с контрагентом.
Как именно конкретная площадка работает с маркированными товарами по каждой из моделей сотрудничества, нужно искать в оферте или уточнять в службе поддержки. У нас есть подробные статьи, как работать с маркировкой на трех популярных маркетплейсах:
Документы на бренд. Бренд — это общее представление аудитории о вашей компании. Бренд помогает аудитории отличить товары одной компании от остальных. Например, отличить айфон от смартфонов других брендов просто по узнаваемому логотипу в виде яблока.
Отдельные элементы бренда — название, логотип или слоган можно зарегистрировать как товарный знак. Это делают, чтобы другие продавцы не скопировали бренд и не украли покупателей.
Регистрация товарного знака — долгая и дорогая процедура, зато потом никто не сможет работать под вашим брендом без разрешения. Мы написали подробную статью о том, как это сделать.
Регистрировать товарный знак для торговли на маркетплейсах не обязательно, площадки этого не требуют.
Продавать товары чужого бренда тоже можно. Но в этом случае обязательно нужно получить разрешение от правообладателя. Подойдут следующие документы:
- лицензионный договор;
- договор на дистрибуцию;
- письмо — разрешение на продажу товара от правообладателя.
Договор заключают с владельцем товарного знака, чтобы получить неисключительное право на его использование.
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл‑док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
Речь только о брендах, зарегистрированных в России. Если везете товары иностранного бренда, который не зарегистрировал товарный знак в России, разрешение не нужно.
Андрей закупил бамбуковые расчески в Китае. В Китае их продает бренд «Панда». В России бренд не зарегистрировал товарный знак, поэтому Андрею не нужно получать разрешение от китайского бренда на продажу в России.
Есть случай, когда бренд зарегистрирован в России, а получать разрешение не надо — если бренд или товар естьв списке товаров, разрешенных к параллельному импорту.
Обмен документами с маркетплейсами
Чтобы отчитаться о проданных товарах, маркетплейс передает продавцам различные документы: акты о выполненных работах, отчеты о продажах, УПД, счета‑фактуры. Они нужны бизнесу, чтобы отчитываться перед налоговой о доходах и расходах в зависимости от системы налогообложения.
Маркетплейсы отправляют продавцам документы в электронном виде с помощью ЭДО — электронного документооборота. Электронные документы подписывают КЭП, и они имеют ту же силу, что и бумажные с подписью от руки и настоящей печатью. В отличие от сканов электронные документы можно сдавать в налоговую для отчетности.
Способ обмена электронными документами зависит от площадки. Большинство популярных маркетплейсов обмениваются документами через специальные сервисы — оператора ЭДО.
Маркетплейсы сообщают, с какими операторами они работают. Если вы работаете с другим оператором, надо уточнить, принимают ли они документы друг от друга — это называется роумингом. Если нет, для обмена документами нужно будет заключить договор с тем же оператором, что и маркетплейс.
Далее разберемся, как популярные российские маркетплейсы работают с документами.
Wildberries
Документы для регистрации и на бизнес. Никаких документов на себя или на компанию загружать не надо. Предприниматели, компании, самозанятые регистрируются по номеру телефона и ИНН. Остальные данные маркетплейс проверит в открытых источниках по ИНН предпринимателя или компании.
Документы на товар. Загружать документы на товар в личный кабинет не надо. Их показывают только по запросу покупателей или сотрудников маркетплейса.
Документы на бренд. Wildberries не проверяет документы на товарный знак. Но может запросить разрешение на продажу товаров под чужим брендом, если поступила жалоба от правообладателя или покупателя.
Коды маркировки. Способ передачи кодов зависит от того, как вы поставляете товар. Есть два способа в зависимости от модели сотрудничества с площадкой:
- FBW — продавец формирует УПД и передает через ЭДО, а коды выводит из оборота Wildberries при продаже товара.
- При других моделях сотрудничества передавать коды не надо. Продавец указывает коды в личном кабинете до сборки заказа и сам выводит их из оборота при отгрузке.
Как обмениваться документами с маркетплейсом. С маркетплейсом можно работать с ЭДО или без. Продавцы, которые работают с кодами маркировки или продают товары с НДС за границу, обязаны использовать ЭДО. Остальные продавцы — по желанию.
Тем, кто работает без ЭДО, маркетплейс присылает уже подписанные электронной подписью документы в архиве в личный кабинет. Хотя некоторые продавцы сталкиваются с проблемой, что маркетплейс ничего не присылает. Тогда можно запросить документы в службе поддержки площадки.
Ozon
Документы для регистрации и на бизнес. Чтобы зарегистрироваться, надо заполнить анкету — вписать ИНН и данные о бизнесе. Потом в личном кабинете ИП и компании загружают данные ЕГРИП или ЕГРЮЛ соответственно. Самозанятые загружают скан паспорта и свидетельство ИНН. Большинство данных система подгружает автоматически из открытых баз по ИНН продавца.
Документы на товар. Если продаете продукцию из списка ограничений Ozon, нужно загрузить сертификаты. Например, это требование действует на БАДы, детское питание, пиротехнику.
Чтобы загрузить документы, загрузите ассортимент, затем перейдите на страницу «Товары» → «Сертификаты качества» и свяжите загруженные товары с их документами.
На товары, которые не входят в списки, документы можно не загружать в личный кабинет заранее. Но если Ozon просит их показать, это нужно сделать в течение трех дней.
Документы на бренд. Ozon проверяет документы на некоторые бренды. Список брендов, по которым проводится проверка, можно посмотреть в личном кабинете продавца в разделе «Документы на бренд» → «Сертифицируемые бренды».
Если бренда, который вы продаете, нет в списке, можно не загружать документы.
Коды маркировки. Способ передачи кодов зависит от того, как вы поставляете товар. На Ozon есть два способа.
Если вы поставляете товары на склад Ozon, а дальше заказами и доставкой занимается сам маркетплейс, — это схема работы FBO. В этом случае продавец формирует УПД, а коды выводит из оборота Ozon при продаже товара.
Если вы храните товары у себя на складе, следите за новыми заказами, а Ozon только их доставляет, — это схема FBS. По этой схеме продавец указывает коды в личном кабинете до сборки заказа и сам выводит коды из оборота при отгрузке.
Как обмениваться документами с маркетплейсом. Ozon использует ЭДО, работает с операторами «Диадок» и «СберКорус». По правилам площадки продавцы, которые работают с кодами маркировки системы «Честный знак» или продают ювелирные украшения, обязаны подключать ЭДО. Остальные могут получать документы на почту или в личный кабинет.
Яндекс Маркет
Документы для регистрации. При регистрации нужно указать ИНН и заполнить анкету в зависимости от формы бизнеса. Загружать сканы документов при регистрации не надо.
Документы на товар. Яндекс Маркет требует документы на некоторые категории товаров. Этот список можно найти на Яндекс Справке. В остальных случаях продавцы могут загружать документы по желанию.
Если продаете товар, который уже есть на маркетплейсе, можно указать только номер документа. Если другой продавец уже загрузил этот документ в базу Яндекс Маркета, вам этого делать уже не надо.
Документы на бренд. Если производите товары сами, можете зарегистрироваться на площадке как производитель — в этом случае обязательно загрузить документы на товарный знак.
Продавцы, которые перепродают товары, показывают документы на бренд по запросу площадки или покупателей.
Коды маркировки. Если продавец работает по модели FBY, он сам маркирует товары, вводит их в оборот и передает коды Яндекс Маркету для проверки. Селлеру не нужно выводить из оборота коды маркировки — площадка сама передает все данные в систему «Честный знак».
На других схемах работы продавец сам маркирует товары и выводит коды из системы «Честный знак» после продажи. Специально передавать коды маркетплейсу с помощью УПД не нужно.
Как обмениваться документами с маркетплейсом. Яндекс Маркет отправляет документы одним из двух способов — по ЭДО или на фактический адрес магазина и электронную почту. Продавец сам решает, как получит документы.
Если нет ЭДО, на почту пришлют оригиналы только двух документов — отчет об исполнении поручения и сводный отчет по данным статистики, остальные документы придут в виде копий.
ЭДО понадобится, чтобы получать документы от Яндекс Маркета. Сам продавец отправляет площадке по ЭДО всего один документ — акт по оказанию услуг. Без ЭДО оригинал этого документа можно отправить Яндекс Маркету по почте.
Яндекс Маркет работает только с операторами «Диадок» и «Тензор» — с другими не работает и не поддерживает роуминг. Если продавец хочет получать документы по ЭДО, нужно будет заключить договор с одним из этих операторов, другие не подойдут.
Магнит Маркет
Документы для регистрации и на бизнес. При регистрации ИП и компании указывают полное название, ИНН, банковские реквизиты для выплат, электронную почту и номер телефона, адрес склада и имя контактного лица.
Разным типам продавцов площадка предлагает прикрепить разные типы документов:
- ИП — свидетельство о регистрации, выписку из ЕГРИП или уведомление о постановке на налоговый учет;
- ООО — устав, решение о назначении гендиректора, выписку из ЕГРЮЛ.
Самозанятым селлерам прикреплять документы не нужно.
Документы загружают в формате PDF или JPG, подтверждают договор‑оферту, номер телефона и почту. Магнит Маркет проверяет данные о новом продавце в течение одного рабочего дня и присылает письмо с подтверждением, если не находит ошибок.
Документы на товар. Продавцу надо заполнить бриф логистического центра для отправки товара на склад и создать акт на отгрузку в разделе «Накладные» личного кабинета. Если селлер пользуется сервисом логистики Магнит Маркета, то распечатывает транспортную накладную. При передаче груза один экземпляр накладной он оставляет у себя, второй — у водителя, третий отдает на склад.
Если у селлера разные поставщики, площадка может запросить акты поставки.
При добавлении товара в карточку селлер вписывает код ОКПД2.
Документы на бренд. Чтобы продавать в Магнит Маркете брендированные товары, надо получить бейдж «Ориджинал».
Для этого селлер загружает в личном кабинете:
- сертификаты прав собственности на бренд, если сам производит товары;
- лицензию или договор дистрибуции, если есть статус официального дистрибьютора бренда;
- договор купли‑продажи.
Маркетплейс может дополнительно запросить письмо от правообладателя.
При оформлении карточки брендированного товара продавцу пригодятся маркетинговые материалы: логотипы, фотографии, этикетки и описания.
Коды маркировки. Если товары селлера подлежат маркировке, для выхода на Магнит Маркет он должен быть участником системы «Честный знак». Когда продавец создает карточку товара с маркировкой, он передает коды КИЗ через личный кабинет.
Как обмениваться документами с маркетплейсом. Площадка советует селлерам работать с оператором ЭДО «Контур.Диадок». Селлерам с другими системами ЭДО предлагают настроить роуминг с Контур.Диадоком. Подключение роуминга занимает 5—10 рабочих дней.
Мегамаркет
Документы на бизнес. Для регистрации на площадке нужны ИНН, почта и номер телефона. После регистрации в личном кабинете надо загрузить документы. Список для ИП, компаний и самозанятых разный.
ИП предоставляют:
- реквизиты контрагента — юридический адрес и банковские реквизиты;
- скан паспорта;
- свидетельство ИНН;
- свидетельство ЕГРИП;
- документ, подтверждающий применение определенной системы налогообложения, — уведомление из налоговой, первый лист декларации или скриншот из личного кабинета на сайте налоговой службы, где указана система налогообложения.
Компании предоставляют:
- реквизиты контрагента — юридический адрес и банковские реквизиты;
- скан паспорта;
- свидетельство ИНН;
- свидетельство ОГРН;
- устав — все страницы с печатью налоговой;
- приказ о вступлении в должность генерального директора или выписку из протокола учредителей;
- документ, подтверждающий применение УСН или иной системы налогообложения, отличной от ОСН.
Самозанятые загружают только скан паспорта.
Документы на товар. Маркетплейс не требует загружать их в личный кабинет.
Документы на бренд. Маркетплейс не спрашивает свидетельство о регистрации товарного знака на название.
Коды маркировки. Продавец сам маркирует товар, ведет его учет в системе «Честный знак» и выводит коды из оборота после продажи. Передавать маркетплейсу их не требуется.
Как обмениваться документами с маркетплейсом. Маркетплейс использует ЭДО для обмена документами. Но может отправлять документы на бумаге. За это площадка берет 1 500 ₽ за каждый отчетный период, за который отправил документы.
Главное
- Для регистрации на маркетплейсах продавцам не надо загружать много документов. Площадки получают информацию о продавце по ИНН. Иногда нужно загрузить копию паспорта предпринимателя, самозанятого или представителя компании и выписку из ЕГРИП или ЕГРЮЛ.
- Основные документы для работы на маркетплейсах — это оферта или договор с площадкой, сертификаты безопасности на товар, коды маркировки, свидетельство на собственный товарный знак или разрешение на продажу товаров под чужим товарным знаком.
- Продавец может отправить документы по почте на адрес маркетплейса, через ЭДО или загрузить сканы в личный кабинет. Каждый маркетплейс сам выбирает способ обмена документами с продавцами.
- Подробно о требованиях каждой площадки — в оферте или договоре.
Пишите в комментариях, какой товар продаете или планируете продавать на маркетплейсах? Какие документы нужны на него?
детские подгузники
Спасибо за очень подробную статью. Собираюсь торговать по системе дропшипинг. Обувь, сумки. Не понимаю, как мне нужно оформить правильно юридически. Я не получаю денег от покупателя и не отправляю товар, я передаю информацию и получаю вознаграждение от продавца.