Что такое бизнес‑карта и как ею пользоваться

Компании используют бизнес‑карту, чтобы сотрудники могли расплачиваться в командировках, а бухгалтеры видели траты и могли ограничить их по сумме или категории. ИП используют бизнес‑карту, чтобы платить за все покупки: и личные, и для бизнеса.

И это далеко не все, что может корпоративная карта. В статье разбираем, как ее еще можно использовать и как учитывать расходы.

Статья вышла при участии команды по бизнес‑картам Т‑Бизнеса: Анастасии Фетисовой и Александра Пария.

Что такое бизнес‑карта

Бизнес‑карта — это дебетовая карта, которая привязана к расчетному счету компании или ИП. Ей можно расплачиваться по терминалу или в интернете, а можно снимать наличные — как удобно.

Как бизнес‑карту используют ООО. Компании могут оплачивать бизнес‑картой только нужды бизнеса, а личные нужды участников или директора не могут. По закону имущество компании не принадлежит ее владельцам.

Какими бывают бизнес‑карты

Бывают ограниченные бизнес‑карты и универсальные. Изначально банк выпускает универсальную карту, а в приложении руководитель может ее настроить для своих задач и сделать ограниченной.

Ограниченные. С помощью таких карт одни товары покупать можно, а другие нельзя.

Логистические компании выпускают для водителей топливные карты, чтобы на заправке можно было купить только бензин, но не хот‑доги.

Службы доставки выпускают для курьеров продуктовые карты, чтобы можно было купить только еду в кафе и ресторанах, но не новый Айфон в магазине техники.

Ограниченные бизнес‑карты подходят компаниям, чьи сотрудники часто покупают по работе определенный вид товаров и есть риск, что они потратят деньги компании на личные покупки.

Универсальные. На такие карты можно покупать что угодно: хоть хот‑доги, хоть Айфоны.

Сотрудники компании часто ездят в командировки → можно разрешить оплачивать разные виды трат: еду, номера в отелях, проезд. Чтобы сотрудник не потратил слишком много, на такой карте можно установить общий лимит на любые расходы.

Предприниматель не хочет тратить время и деньги на переводы себе на карты → можно использовать бизнес‑карту как личную: например, покупать продукты домой и платить ипотеку.

Универсальные бизнес‑карты могут пригодиться ИП и компаниям, которые часто отправляют сотрудников в командировки.

Обычно бизнес‑карты делают так, чтобы их можно было использовать в обоих сценариях: в качестве универсальных и ограниченных.

ИП открыл кафе и выпустил одну бизнес‑карту. Он использовал ее как личную: покупал продукты и домой, и в кафе. Когда прибыли стало больше, ИП открыл вторую точку и нанял туда сотрудников. Чтобы они сами закупали нужные продукты, он передал им бизнес‑карту и ограничил категории покупок — только «Продукты».

Бизнес‑карты бывают еще пластиковые и виртуальные. Дальше об этом расскажем подробнее.

Как получить бизнес‑карту

Выпустить бизнес‑карту можно в мобильном приложении или личном кабинете Т⁠-⁠Банка. Дальше разберем пошагово, как это сделать.

Как оформить бизнес‑карту в мобильном приложении Т⁠-⁠Банка:

1. Внизу главного экрана нажмите «Открыть новый продукт» → «Выпустить карту».
2. Выберите счет, к которому хотите выпустить бизнес‑карту.
3. Выберите «Мне».
4. Выберите тип карты: пластиковую или виртуальную.
5. Выберите платежную систему «Мир».
6. Выберите «Выпустить».

Как оформить бизнес‑карту в личном кабинете на сайте Т⁠-⁠Банка:

1. На главной странице выберите счет, к которому хотите выпустить бизнес‑карту.
2. Нажмите на значок плюса.
3. Выберите тип карты: пластиковую или виртуальную.
4. Выберите платежную систему «Мир».
5. Выберите «Выпустить».

Если хотите выпустить бизнес‑карту другому сотруднику, напишите в чат поддержки Т‑Бизнеса или позвоните в банк: 8 800 700‑66‑66.

Как бизнес‑карта помогает компаниям и ИП

Бизнес‑карта помогает в решении таких задач:

• ускорить работу бухгалтерии;
• контролировать расходы сотрудников;
• контролировать лимиты без усилий;
• делать покупки без страха потерять пластиковую карту;
• расплачиваться в онлайн‑сервисах;
• снижать траты.

Ускорить работу бухгалтерии. Бухгалтерия тратит много времени на выдачу наличных сотрудникам, например, для командировок. По подсчетам бухгалтерии Т⁠-⁠Банка, если в командировку каждый месяц уезжают по пять сотрудников, на выдачу наличных может уходить до пяти часов в месяц.

С бизнес‑картой можно обойтись без наличных. Бухгалтер может потратить эти дополнительные пять часов на более полезную работу.

Контролировать расходы сотрудников. В некоторых бизнесах сотрудники компании часто что‑то покупают по работе: фастфуд для доставки, бензин для газели. Когда для этого выдают наличные, сложно точно подсчитать, сколько потратил водитель, курьер или экспедитор.

Некоторые сотрудники пользуются деньгами компании: они могут купить шоколадку на выданные деньги или бензин для личного автомобиля. Когда много сотрудников так делают, компания может нести серьезные убытки.

В курьерской службе ICL сотрудники крали до миллиона рублей в месяц. Курьеры выкупали товар у ресторанов, чтобы доставить его покупателям, а в конце дня могли купить себе домой телевизор. Банк курьерской службы не позволял ставить лимит на бизнес‑карты, а судебные иски не помогали возвращать украденные деньги.

Чтобы контролировать расходы сотрудников, можно выпустить бизнес‑карты, которые позволяют ставить лимиты и ограничения. Например, бизнес‑карту в Т‑Бизнесе можно контролировать в приложении или личном кабинете. Есть три способа:

1. Установить четкий лимит, сколько можно потратить за месяц, день или вообще.
2. Следить за детальными чеками с расходами сотрудников, чтобы видеть, не купил ли водитель хот‑дог.
3. Ограничить категории покупок, чтобы сотрудник мог купить только что‑то определенное.

Например, гендиректор выбрал категорию «Топливо» для водителя. Таким образом он ограничил доступ ко всем остальным категориям. Теперь сотрудник сможет расплатиться бизнес‑картой только на заправке. Когда он придет в пиццерию или магазин бытовой техники, платеж по карте не пройдет.

Контролировать лимиты без усилий. Некоторые компании тратят много времени на то, чтобы передать курьеру или водителю дополнительные деньги для работы.

Например, курьер получает заказ на 12 000 ₽, а денег у него уже нет — все ушли на другие заказы. Чтобы доставить заказ вовремя, нужно привезти курьеру наличные.

В этом случае небольшие компании могут выпустить бизнес‑карты, чтобы менять лимиты по запросу курьера. Тогда не придется тратить время бухгалтера на выдачу наличных, время водителя — на доставку дополнительной суммы, а деньги — на бензин.

Карта удобней, чем наличные, но все же в больших компаниях менять вручную лимиты каждому курьеру тоже занимает время, особенно если их больше сотни.

Компания каждый день доставляет по 2 000 заказов. Бывает, нужно за день увеличить лимиты для 150 курьеров. В итоге менеджер потратит полдня на выставление лимитов вручную для всех курьеров.

Чтобы лимиты автоматически менялись, компании нужен программист. Он настроит интеграцию лимитов по API между банком и внутренней системой компании, где курьеры берут заказы.

Делать покупки без страха потерять пластиковую карту. На этот случай можно сделать виртуальную карту — это та же самая бизнес‑карта, только без пластикового носителя: можно расплачиваться где угодно, менять ПИН‑код, смотреть чеки, реквизиты.

Как выпустить виртуальную карту, зависит от банка. В Т⁠-⁠Банке сначала нужно открыть расчетный счет, а потом можно сразу выпустить виртуальную карту через приложение банка или личный кабинет. Это может сделать только лично ИП или директор компании.

Если у вас карта платежной системы «Мир» и телефон на Android, нужно привязать виртуальную карту к Mir Pay.

Расплачиваться в онлайн‑сервисах. Некоторые считают, что небезопасно передавать реквизиты пластиковой бизнес‑карты в онлайн‑сервисы: «Кинопоиск», Ozon, Яндекс.Маркет.

Чтобы безопасно расплачиваться онлайн, можно использовать виртуальную бизнес‑карту. Перед тем как что‑то покупать, можно установить лимиты на этой карте. Тогда деньги не спишут, если забыли отключить ненужную подписку или рекламную кампанию.

Снижать траты. Бизнес‑карта позволяет уменьшить затраты в таких случаях:

• на комиссиях при снятии наличных и переводах себе на карту;
• на экономии времени;
• на обслуживании расчетного счета.

ИП могут сэкономить на комиссии, которую нужно платить за переводы на личную карту или снятие денег в банкомате. Если использовать бизнес‑карту как личную, не нужно платить комиссию: можно сразу тратить деньги на продукты, одежду и другие вещи.

Можно сэкономить на решении рутинных задач с помощью консьерж‑сервиса. Так называют пакет услуг, которым можно пользоваться, если у бизнеса премиальная бизнес‑карта. Услуги оказывает личный менеджер: он может помочь снять рутинные задачи по командировке — забронировать гостиницу и купить билеты.

Еще бизнес‑карта помогает экономить на обслуживании расчетного счета. Если потратить определенную сумму с карты, банк не будет брать плату за обслуживание счета. В Т⁠-⁠Банке это можно сделать, если тратить по бизнес‑карте больше 150 000 ₽ на Простом тарифе или от 400 000 ₽ на Продвинутом тарифе.

Можно ли снимать деньги с бизнес‑карты и использовать для личных нужд

Как уже писали выше, ответ на этот вопрос зависит от того, кто владелец карты — ИП или компания.

➡️ Владелец карты — ИП. Деньги на расчетном счете и привязанные к нему деньги на бизнес‑карте по закону — личные деньги предпринимателя. Имущество гражданина не разделяется в зависимости от его статуса — обычное физлицо или индивидуальный предприниматель. Все, что приобретает ИП, он приобретает как физлицо. Поэтому он вправе снимать наличные с бизнес‑карты и тратить их на личные нужды: продукты, бензин для личного авто, отдых, лечение.

Но есть важные нюансы, чтобы не вызвать вопросов налоговой и банков:

1. Разделяйте потоки. Не смешивайте в одной выписке или выписке по карте бизнес‑расходы и личные траты. Иначе при проверке будет сложно понять, что учитывать при расчете налога, а что нет.
2. Учитывайте налоговый режим. Если вы на УСН «Доходы» или патенте, вести детальный учет расходов не нужно — налоговая не будет придираться к тратам с бизнес‑карты. А вот на УСН «Доходы минус расходы» или ОСН личные траты не уменьшат налоговую базу, и их лучше просто зафиксировать отдельно, чтобы случайно не включить в расходы бизнеса.
3. Следите за банком. Банки по закону 115‑ФЗ отслеживают подозрительные операции. Регулярное снятие крупных сумм вскоре после поступления денег, оплата явно личных покупок, например в интернет‑магазинах, не связанных с бизнесом, могут привлечь внимание. Банк вправе запросить пояснения или даже заблокировать счет. Что такое 115‑ФЗ и как работает закон.

➡️ Владелец карты — ООО. Здесь правила строже. По закону имущество юрлица принадлежит самой организации, а не учредителю. Поэтому тратить деньги с бизнес‑карты можно только на нужды бизнеса. Оплата личных расходов директора, учредителя или сотрудников считается нецелевым расходованием денег. Это грозит проблемами:

1. Налоговая может признать такие траты доходом физического лица — директора и доначислить НДФЛ и страховые взносы.
2. Участники общества вправе потребовать возмещения убытков, причиненных компании.
3. Банк может приостановить операции по счету, сославшись на нарушение правил использования корпоративных средств.

В такой ситуации безопаснее сначала перевести деньги с бизнес‑счета на карту физлица, а уже оттуда снимать наличные или оплачивать покупки.

Частые вопросы о бизнес‑картах

Отвечаем на распространенные вопросы о безопасности, комиссии и законах:

1. Как снимать наличные с бизнес‑карты ИП и ООО?
2. Что делать, если уже провели «сомнительную» операцию?
3. Как ИП учитывать расходы на УСН «Доходы минус расходы» или ОСН?
4. Как ООО отчитываться за расходы?
5. Как оформить корпоративную карту?

Как снимать наличные с бизнес‑карты ИП и ООО? Как с дебетовой карты: найти банкомат и снять наличные. Комиссия зависит от тарифа расчетного счета. Например, в Т‑Бизнесе на тарифе «Простой» можно снять до 400 000 ₽ в месяц с комиссией 1,5% + 99 ₽.

Во всех банках есть суточный лимит на снятие наличных. Например, в Т⁠-⁠Банке можно снять только 100 000 ₽.

Если вам нужно больше 100 000 ₽, свяжитесь с представителем банка и попросите увеличить лимит. Менеджер попросит объяснить, зачем столько наличных, и может попросить показать подтверждающие документы. Например, это может быть расходный ордер или приказ руководителя на выдачу наличных подотчетному лицу для покупки валюты в связи с длительной загранкомандировкой.

Что делать, если уже провели «сомнительную» операцию? «Сомнительная» операция — это когда деньги ООО тратят на личные нужды участника компании.

Что именно делать — зависит от ситуации. Разберем два кейса.

➡️ Собственник компании снял наличные с бизнес‑карты и купил подержанный автомобиль → верните всю сумму наличных в кассу компании по приходному кассовому ордеру, ПКО. В этом случае авансовый отчет не нужен, а перед законом вы чисты.

➡️ Собственник компании купил тот же автомобиль, но расплатился по безналу бизнес‑картой → срочно оформите договор процентного займа между ООО и собственником на сумму покупки. Когда компания официально примет решение о распределении чистой прибыли, начислит дивиденды и уплатит с них НДФЛ, вы сможете подписать акт взаимозачета. Долг собственника по займу закроется выплатой его дивидендов.

Как ИП учитывать расходы на УСН либо АУСН «Доходы минус расходы» или ОСН? Личные расходы учитывать и подтверждать не нужно — потратили и потратили, никому нет дела. Личными считаются все, что вы тратите на себя: новая машина, визит в парикмахерскую, принтер домой.

Расходы на бизнес нужно подтверждать, чтобы учесть их при расчете налогов.

Чтобы подтвердить расходы, нужно хранить документы о тратах, а также записывать их номера и даты в книгу учета доходов и расходов — КУДиР. Если у налоговой будут сомнения, она заглянет туда.

Не будет расходного документа → не получится учесть расходы → не получится уменьшить налог.

Расходные документы — это чеки, товарные накладные, счет‑фактура, акт выполненных работ, авансовые отчеты. Они нужны и при расчете наличными, и при расчете по безналу. Если рассчитывались за покупку бизнес‑картой, чеки будут в приложении и личном кабинете. Остальное нужно запрашивать у контрагента или сотрудника, но не всегда.

Покупаем канцелярию в магазине → хватит чека.

Покупаем канцелярию в магазине, с которым заключили договор → нужен акт, накладная, счет‑фактура.

Сотрудник уходит в командировку → нужны чеки, распечатки электронных билетов, выписки об оплате отеля или аренды квартиры и авансовый отчет.

• кто и сколько может тратить;
• в какие сроки нужно сдавать отчет по расходам;
• какие операции можно совершать, а какие нельзя;
• какие цели у расходов могут быть;
• какие документы принимаются для учета документов;
• что будет, если сотрудник потеряет карту, потратит больше или скажет ПИН‑код кому‑то вне компании.

Такой документ приравнивает деньги на бизнес‑карте к подотчетным средствам. После этого можно хоть десять сотрудников отправить в командировки и учитывать их расходы по бизнес‑карте. Мы подготовили шаблон приказа и показали, как его заполнять.

Т‑Бизнес упрощает бюрократию: вам не нужно писать заявления в банк — вы просто выпускаете карту на имя сотрудника в личном кабинете. Сам факт оплаты или снятия наличных технически приравнивается к выдаче денег под отчет. Но это не отменяет требований налоговой: внутренний приказ вашей компании и авансовые отчеты от сотрудников все равно остаются обязательными для налогового учета.

Как ООО отчитываться за расходы? Компаниям нужно подтверждать все расходы, чтобы вести бухучет и уменьшить налоги — последнее актуально для ООО на ОСН или УСН либо АУСН «Доходы минус расходы».

В качестве расходов на бизнес ООО могут учитывать все, что идет на развитие компании: новые наушники для подкаст‑студии, бутилированная вода для сотрудников, оплата товара для перепродажи, аренда офиса. Главное условие для всех режимов одинаковое: расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.