Воинский учет в организации: как вести, кого учитывать, штрафы

Компании обязаны передавать данные о сотрудниках в комиссариаты в течение пяти дней со дня их приема на работу или увольнения. Это касается только работников, которые подлежат воинскому учету. Штрафы за военно‑учетные нарушения могут достигать 500 000 ₽.

Рассказываем об актуальных правилах воинского учета: как его вести, что нужно знать о сотрудниках и что грозит бизнесу за игнорирование военкомата.

🎁 В статье вас ждут бонусы — шаблоны документов для ведения воинского учета, которые можно скачать и заполнить своей информацией.

Что такое воинский учет и кто обязан его вести

Воинский учет — это сбор и актуализация сведений о призывниках и военнообязанных гражданах, которые работают в организациях по трудовому договору. Цель — оценить человеческие ресурсы, которые могут направить в войска в периоды мобилизации, военного положения и на военное время.

ИП с сотрудниками не обязаны вести воинский учет. Если у вас компания и среди работников, нанятых по трудовым договорам, есть мужчины — граждане РФ, вам почти наверняка нужно вести воинский учет.

Новости

Какие работники подлежат воинскому учету

На воинский учет ставят призывников и военнообязанных. Призывники — это мужчины от 18 до 30 лет без документа с записью «признан не годным к военной службе» и не пребывающие в запасе. К военнообязанным относится большинство мужчин старше 18 и младше 55 лет, в том числе те, кто был освобожден от военной службы, но зачислен в запас.

В запасе состоят мужчины, которые:

уволены с военной службы;
не прошли военную службу по призыву в связи с отсрочками или по другим причинам и получили военный билет. Исключение — военный билет с категорией Д;
достигли 30 лет и их не призвали на военную службу;
окончили военные вузы или отучились в военных учебных центрах при гражданских вузах, где есть военная кафедра;
прошли альтернативную гражданскую службу;
получили справку 1/У вместо военного билета.

Также на воинский учет ставят женщин с российским гражданством и военно‑учетной специальностью. В их числе — медики, оптики, геодезисты и информатики.

Если компания сотрудничает с исполнителями, включая ИП и самозанятых, по договорам ГПХ, вести их воинский учет не нужно. То же самое касается людей с иностранным гражданством.

Кто в компании отвечает за воинский учет

За воинский учет отвечает руководитель организации или сотрудники, которых назначили ответственными за эту работу. Их основные обязанности — ведение воинского учета, подготовка и сдача отчетности, обеспечение сохранности документов, информирование работников и военкоматов — надо закрепить в трудовом договоре и должностной инструкции.

Количество ответственных зависит от того, сколько сотрудников компании состоит на воинском учете:

один работник, который выполняет обязанности по совместительству, — если на воинском учете менее 500 человек. Например, это может быть сотрудник отдела кадров;
один освобожденный работник — если на воинском учете от 500 до 2 000 человек;
два освобожденных работника — если на воинском учете от 2 000 до 4 000 человек;
один освобожденный работник на каждые последующие 3 000 человек, состоящих на воинском учете.

Если в компании двое и больше работников, которые занимаются воинским учетом, их нужно объединить в отдельное подразделение — военно‑учетный стол.

Как организовать воинский учет в компании с нуля

Единых шаблонов по процедуре постановки на воинский учет нет: лучше уточнить порядок в местном военкомате. Разберем основные шаги и документы, которые могут пригодиться для ведения воинского учета.

Шаг 1. Определить военнообязанных в организации. О том, какие работники подлежат воинскому учету, рассказали в разделе выше.

Шаг 2. Собрать документы военнообязанных. Проверьте отметку в паспорте — на странице 13 должен стоять штамп «Военнообязанный». Запросите у военнообязанных сотрудников документы воинского учета — это правило закреплено в ТК РФ.

Такими документами могут быть:

военный билет;
временное удостоверение или справка 1/У, которые выдали взамен военного билета;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — приписное свидетельство для призывников;
выписка из Реестра воинского учета — вместо перечисленных выше документов. Выписка удостоверяет, что в реестре есть сведения о дате постановки на воинский учет, наименовании военного комиссариата, в котором гражданин состоит на учете, и других данных, необходимых для ведения учета.

Все документы должны быть оригиналами, с надлежащими отметками военкомата, без признаков подделки, вырванных листов и исправлений. На основании данных из этих документов бухгалтерская программа сформирует раздел «Сведения о воинском учете» в личной карточке работника.

Шаг 3. Составить план работы по воинскому учету напредстоящий год и согласовать его с военкоматом. В плане указывают, в какие сроки работодатель будет ставить людей на учет и снимать их с учета, бронировать сотрудников, обновлять их личные карточки и сверять сведения с военкоматом.

Шаг 4. Заполнить карточку учета организации и отчет по численности работников в запасе. Формы этих документов могут различаться в разных регионах, поэтому бланк лучше запросить у военкомата по месту регистрации организации. Карточку и отчет также нужно сдать в военкомат, обычно это делают перед новым годом, но лучше заранее уточнить сроки.

Карточка учета организации. Форма № 18

Карточку учета организации заполняют по форме № 18 при постановке компании на воинский учет. В карточке указывают сведения об организации, а также сколько человек из числа работников пребывает в запасе.

Шаг 5. Завести карточку воинского учета по форме № 10 на каждого военнообязанного сотрудника. Это основной документ учета военнообязанных и призывников в компании. Карточки оформляют на всех призывников и военнообязанных работников, включая новых сотрудников — сразу после трудоустройства, а на уже работающих — до сверки с военным комиссариатом. В них указывают сведения об образовании, профессии и семейном положении сотрудника, составе его семьи, а также сведения о воинском учете: звание, категорию запаса и категорию военной службы. Форма карточки утверждена Минобороны.

Карточки работников нужно хранить в алфавитном порядке, по разделам:

первый раздел — офицеры запаса;
второй раздел — сотрудники без офицерских званий в запасе;
третий раздел — военнообязанные‑женщины;
четвертый раздел — призывники.

Не реже раза в год нужно сверять данные с военкоматом. Он назначит дату и сообщит компании. Если работники состоят на воинском учете в других военкоматах, данные о них также нужно направить в эти военкоматы для сверки.

Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету, по форме № 10

Карточку по форме № 10 работодатель заводит на каждого военнообязанного сотрудника. Не реже раза в год данные из карточек работодатель должен сверять с военкоматами.

Какие документы нужны для воинского учета сотрудников

Собрали в списки документы, которые нужны организации для ведения воинского учета сотрудников, — они регламентируются Положением о воинском учете, утвержденным постановлением правительства от 27.11.2006 № 719, и инструкцией Минобороны от 22.11.2021 № 700.

➡️ Чтобы поставить компанию на учет в военкомате, нужны:

копии учредительных документов — устава с отметкой налоговой — при его наличии, лист записи ЕГРЮЛ по форме № Р50007 и выписка из Единого реестра налогоплательщиков со сведениями об ИНН;
проект приказа об организации воинского учета — нужно согласовать с военкоматом до утверждения;
план работы по ведению воинского учета;
карточка организации по форме № 18 — ее заполняют в трех экземплярах;
должностная инструкция ответственного за воинский учет.

➡️ Документы, которые нужно вести в организации:

приказ об организации воинского учета граждан. Его издают при постановке на учет в военкомате и обновляют перед началом каждого календарного года. В приказе руководитель утверждает ответственного за ведение учета, а также военно‑учетных сотрудников и их обязанности;
план работы по ведению воинского учета. Его разрабатывают при постановке на учет, согласуют с военкоматом и обновляют ежегодно;
личные карточки по форме № 10 на сотрудников, которые подлежат воинскому учету. Карточки заполняют в бумажном и электронном виде на основе документов воинского учета сотрудника;
журнал проверок ведения воинского учета и бронирования граждан. В него вносят сведения о проверках со стороны военкомата.

Для каждого типа документов нужно заводить отдельную папку.

Что делать при приеме, увольнении и изменении данных сотрудников

Есть три события, при которых работодатель должен сообщить в военкомат о сотруднике: наем, увольнение и изменение сведений о работнике.

Приняли сотрудника на работу. Об этом нужно сообщить военкомату, если работник по трудовому договору, гражданин РФ и подлежит воинскому учету. При заключении трудового договора военнообязанные в запасе должны предъявлять работодателю военный билет, временное удостоверение либо справку, выданную вместо военного билета. Призывники должны показать приписное удостоверение.

Работодателю нужно изучить документы, заполнить специальную форму и отправить сведения о сотруднике в военкомат.

Если вы нанимаете человека без воинских документов, но он подлежит воинскому учету или призыву, нужно оповестить его об обязанности явиться в военкомат для постановки на учет. Также нужно сообщить о нем в военкомат в течение трех рабочих дней. Форму уведомления уточните в комиссариате по месту нахождения организации.

Уволили сотрудника. Для этого используют ту же форму, что и при приеме на работу.

Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету, при принятии его на работу или увольнении

Сведения работодатель заполняет при приеме на работу или увольнении военнообязанного сотрудника. Заполнить форму и отправить ее в военкомат нужно в течение пяти дней с даты заключения трудового договора или его расторжения.

Сведения о сотруднике изменились. Например, он женился, развелся, получил образование, сменил должность или место жительства. Также нужно сообщать об изменении состояния здоровья работника — если он получил инвалидность или тяжело заболел.

Сроки уведомлений и передачи сведений в военкомат

Чтобы не получить штраф, работодатель должен направить сведения о сотрудниках в военкомат в такие сроки.

В какие сроки нужно направить сведения о сотрудниках в военкомат
Событие	Срок
Трудоустройство или увольнение сотрудника, подлежащего воинскому учету	Пять дней со дня заключения или расторжения трудового договора
Изменение данных о сотрудниках: образование, семейное положение, должность, структурное подразделение, место жительства или пребывания, состояние здоровья	Пять дней с даты изменений сведений
Трудоустройство гражданина, который не состоит, но обязан состоять на воинском учете	Три рабочих дня с даты выявления

Документы можно направить онлайн, через личный кабинет компании на портале госуслуг.

Частые ошибки при ведении воинского учета

При ведении воинского учета работодатели часто допускают ошибки, которые могут привести к административным штрафам и претензиям со стороны контролирующих органов.

Компания не ведет воинский учет. Некоторые работодатели считают, что это обязанность только государственных или бюджетных организаций. Но по закону это должны делать все юрлица, независимо от организационно‑правовой формы. Даже если в компании нет военнообязанных сотрудников, работодатель обязан назначить ответственного сотрудника, поставить организацию на учет в военкомате и составить минимальный план мероприятий.

Нет ответственного сотрудника. Работодатель должен приказом назначить сотрудника, ответственного за ведение воинского учета, и согласовать его кандидатуру с военкоматом.

Не составили локальные акты и план работы. Работодатель должен разработать план работы по воинскому учету и согласовать его с военкоматом. Положение о воинском учете или другой локальный нормативный акт не обязательны, но при желании можно их утвердить.

Ошибки в оформлении личных карточек. Например, неправильный порядок заполнения формы № 10, исправления, зачеркивания или сокращения в полях, отсутствие обязательных реквизитов, к примеру серии и номера военного билета.

Нарушили сроки подачи сведений в военкомат. Например, о приеме или увольнении военнообязанного сотрудника.

Неправильно хранили документы воинского учета. Например, в проходном кабинете в открытом шкафу. К документам должен быть ограниченный доступ, хранить их нужно в сейфе или металлическом шкафу.

Какие штрафы грозят за нарушения воинского учета

Военные комиссариаты и органы местного самоуправления должны каждый год проверять компании, в которых работают больше 500 сотрудников. Остальные компании — минимум раз в три года. Сообщают об этом заранее — до 31 декабря текущего года о проверках, запланированных на следующий год. Второе уведомление пришлют за пять дней до начала проверки.

За нарушение воинского учета руководителя или сотрудника, ответственного за воинский учет, могут оштрафовать.

Штрафы за нарушения в воинском учете
Нарушение	Штраф для руководителей или ответственных за учет	Штраф для малых предприятий	Штраф для средних и крупных компаний	Основание
Не представили в срок или вообще не представили сведения для воинского учета в военкомат	40 000—50 000 ₽	-	-	ст. 21.4 КоАП РФ
Сотруднику пришла повестка, а вы не сообщили о ней или не предоставили возможность сходить в военкомат	40 000—50 000 ₽	175 000—200 000 ₽	350 000—400 000 ₽	ст. 21.2 КоАП РФ
Не обеспечили своевременную явку сотрудников на сборные пункты или в воинские части при мобилизации	60 000—80 000 ₽	200 000—250 000 ₽	400 000—500 000 ₽	ч. 1 ст. 19.38 КоАП РФ
Не предоставили или не организовали поставку техники на сборные пункты или в воинские части в соответствии с планами мобилизации	60 000—80 000 ₽	200 000—250 000 ₽	400 000—500 000 ₽	ч. 2 ст. 19.38 КоАП РФ
Не представили иные сведения или информацию по воинскому учету, обязательные по закону. Например, документы о постановке компании на учет в военкомате	300—500 ₽	1 500—2 500 ₽	3 000—5 000 ₽	ст. 19.7 КоАП РФ

Что важно запомнить о воинском учете

Воинский учет — это сбор и актуализация сведений о призывниках и военнообязанных гражданах, работающих в организациях по трудовому договору. Его не ведут для исполнителей по договорам ГПХ и сотрудников с иностранным гражданством.
Вести воинский учет обязаны только компании, ИП это делать не должны, даже если нанимают сотрудников.
За воинский учет отвечает руководитель организации либо ответственные сотрудники — их обязанности нужно закрепить в трудовом договоре и должностной инструкции.
Работодатель должен сообщить в военкомат о найме, увольнении военнообязанного сотрудника и об изменении сведений в его анкете: например, если он женился, развелся, получил образование, сменил должность или место жительства. Срок — пять дней со дня заключения или расторжения трудового договора или с даты изменений сведений.
За нарушение воинского учета руководителя или ответственного сотрудника могут оштрафовать. Размер штрафа для компаний может достигать 500 000 ₽.