Чем внутренний аудитор может быть полезен малому и среднему бизнесу

Для публичных акционерных обществ наличие внутреннего аудита является обязательным в соответствии с требованиями Федерального закона № 208‑ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 87.1). В крупных компаниях внутренние аудиторы являются защитниками интересов акционеров, основными поставщиками для них гарантий эффективной работы основных процессов, а также того, что все риски учтены и их влияние минимизировано.

В то же время многие владельцы и руководители средних и маленьких компаний не до конца понимают зачем нужен внутренний аудит. Когда я предлагаю им внедрить внутренний аудит у себя, чаще всего получаю ответ о том, что у них и так прозрачные и эффективные процессы.

Однако, если начать разбираться, то окажется что далеко не все работает идеально — кто‑то из‑за отсутствия контроля за закупщиками переплачивает поставщикам, кто‑то теряет деньги из‑за ошибок в учете или неэффективного планирования, кто‑то не знает какие операции в его бизнесе можно автоматизировать чтобы снизить риски потерь от человеческого фактора.

Внутренний аудиторы в ходе работы проводят детальный анализ самых важных бизнес‑процессов, выявляют все их недостатки, устранение которых помогает компании сохранить реальные деньги. Результатом работы хорошего внутреннего аудитора является не контроль ради контроля, а улучшение бизнес‑процессов, которое можно оценить в денежном эквиваленте.

Расскажу несколько примеров из моей практики, когда внутренний аудит помог компаниям найти и исправить недостатки, из‑за которых компании теряли большие деньги.

Закупки

Одним из бизнес‑процессов, который чаще всего становится предметом аудитов, является процесс закупок. Это обусловлено как большим количеством рисков (мошенничество, неэффективная работа закупщиков), так и тем, что доля закупок обычно является крайне значительной в расходах компании.

Внутренние аудиторы провели детальный анализ и проверили закупки, которые были осуществлены в последние 5 месяцев, чтобы найти определенные закономерности, которые могут свидетельствовать о системных недостатках процесса.

Как оказалось ряд закупщиков, имея техническую возможность, систематически формировали заявки на закупки в обход автоматических рекомендаций по оптимальному ценовому предложению. Выбор поставщика с их стороны не соответствовал интересам компании ввиду завышенной стоимости и (как в дальнейшем выяснилось) неоптимальных сроков поставки товаров. Со стороны руководителя данных закупщиков также отсутствовал необходимый контроль за тем, что они делают. В итоге компания ежемесячно теряла несколько миллионов рублей. После выявления недостатка в бизнес‑процесс были внесены изменения — на уровне службы ИТ были скорректированы алгоритмы работы ERP таким образом, чтобы заказ поставщику мог быть создан только в адрес поставщика с оптимальным ценовым предложением. Все исключительные случаи закупки у других поставщиков должны быть согласованы руководителям отдела закупок, а в случае, если стоимость таких закупок превышает определенную сумму — генеральным директором компании.

Другой распространенной проблемой закупок является отсутствие или неэффективность закупочных регламентов, из‑за чего правила закупок и контроль за их соблюдением размыты, а процесс в целом работает неэффективно. Внутренние аудиторы должны оценить существуют ли такие регламенты и как они выполняются.

Иногда проблемой может быть отсутствие регламента, а иногда проблема обратная — регламенты слишком сложны в исполнении из‑за чего не соблюдаются. Так во время одного из аудиторских проектов было выявлено, что процедура проведения тендера, предусмотренная в регламенте, слишком трудоемка с учетом ограниченных ресурсов закупщиков и требовала подготовки слишком большого количества документов, без которых можно было обойтись. Зачастую после проведения внутренних аудитов происходит дополнительная регламентация процессов, в рассматриваемом же случае произошло обратное — регламент закупок был переработан в сторону упрощения, что позволило ему стать «живым».

Техническое обслуживание оборудования

Еще одним бизнес‑процессом, который, в связи с его высокими затратами и большими рисками, часто анализируют внутренние аудиторы является процесс технического обслуживания и ремонта оборудования (ТОиР).

Основными недостатками, которые могут выявить аудиторы, являются завышение стоимости обслуживания оборудования из‑за отсутствия контроля за исполнением нормативов его использования, несоблюдение требований производителя оборудования по его обслуживанию (может привести к поломкам или потере права на гарантийный ремонт), неправильное планирование ТОиР, которое не позволяет оптимизировать затраты.

В моем опыте был случай, когда в ходе аудита ТОиР нашей командой проверялся оперативный запас запасных частей, необходимых для ремонта оборудования. Оперативный запас — это минимально необходимый запас запасных частей, который всегда должен быть на предприятии для срочного ремонта. В случае его отсутствия возникает риск простоя сломанного оборудования по причине невозможности его починить в максимально сжатые сроки, что влечет за собой остановку производства.

В ходе аудита аудиторская команда решила выехать в один из региональных филиалов компании, чтобы убедиться в том, что оперативный запас имеется в наличии в заявленном количестве, работоспособен и хранится должным образом. По прибытию на предприятие выявлено что фактическое наличие оперативного запаса составляет лишь 30% от заявленного количества, при этом часть данных ТМЦ была бракована. Своевременное обнаружение проблемы позволило пополнить оперативный запас — в случае аварийной поломки оборудования предприятие просто встало бы, а простой принес бы значительные убытки. Были разработаны новые правила хранения оперативного запаса и контроля за его сохранностью.

Маркетинг

Маркетинговую деятельность компании редко считают объектом для проведения внутренних аудитов, однако и в данном бизнес‑процессе аудиторы способны выявить серьезные недостатки.

В настоящее время основной фокус в продвижении компании и ее услуг направлен на цифровые инструменты маркетинга. При этом чаще всего компании привлекают для такой работы профессиональные агентства. Одним из главных рисков в маркетинговой деятельности является неэффективная работа таких агентств.

В моей практике было много примеров выявления при проведении аудита маркетинговой деятельности, недобросовестной работы со стороны агентств — завышение количества привлеченных в приложение клиентов, публикация среди блогеров меньшего количества рекламных постов, чем было оплачено и другие.

Заработная плата и премии

Внутренние аудиторы также часто проверяют процесс обоснованности начисления заработной платы и премии. Какие недостатки могут выявить аудиторы?

Во‑первых, это оплата сотрудникам за фактически неотработанное время. Это может произойти по разным причинам — например, из‑за несовершенства системы учета рабочего времени.

Во‑вторых, это установление заработных плат, которые не соответствуют рыночным. И проблемой может быть не только значительно завышенная по сравнению с рынком заработная плата. Установление сотрудникам заработной платы ниже рыночных значений также несет целый ряд рисков — отсутствие должной мотивации, большая текучка, требующая дополнительных затрат на обучение новых сотрудников и влекущая риск остановки производства, мошенничество со стороны сотрудников. В ходе проведенных внутренних аудитов в моей практике всегда проводится анализ рыночности размера заработных плат сотрудников.

В‑третьих, это неэффективная система премирования — некорректный подсчет факта выполнения KPI, приводящий к неправильному расчету премии, установка KPI, который фактически не относится к работе сотрудника.

Складские процессы

Наиболее часто в ходе внутренних аудитов выявляются проблемы отсутствия корректного учета поступающих или отгружаемых позиций, нарушение принципов адресного хранения, отсутствие материально ответственных лиц или назначение материально ответственными лицами сотрудников, которые на самом деле не владеют всеми необходимыми инструментами для обеспечения сохранности товарно‑материальных ценностей.

Резюме

Хороший внутренний аудит это не роскошь для большого бизнеса, а эффективный инструмент и помощник, который помогает компании улучшить все бизнес‑процессы, систематизировать подходы к бизнес‑операциям.

Внутренний аудит выявит те скрытые проблемы, о которых никто не знает, либо проблемы, о которых знают, но которые боятся озвучить. По результатам внутреннего аудита всегда появляется четкий план действий, который поможет увеличить прибыль компании. Инвестируя в аудит сегодня можно избежать затрат завтра.