Кейс: как мы собрали внешний IT‑отдел для сети ресторанов и запустили 6 цифровых продуктов за 7 месяцев

В этом кейсе показываем, как мы внедрили формат IT‑ретейнера для сети из 10 ресторанов: заменили разрозненных подрядчиков на единую команду, выстроили процесс разработки и за 7 месяцев запустили 6 цифровых продуктов — от Telegram mini app до AI‑сервисов.

От задачи на приложение к полной цифровой трансформации

Изначально запрос был точечным: помочь с разработкой приложения в формате Telegram mini app. Но уже на старте стало понятно, что задача шире.

Приложение нужно было не просто разработать, а поддерживать, развивать и регулярно дополнять новыми функциями. Параллельно у бизнеса появлялись новые запросы — на другие цифровые продукты, в том числе с использованием ИИ.

Фактически речь шла не об одной разработке, а о построении всего цифрового контура: от серверной инфраструктуры до пользовательских продуктов и инструментов оптимизации.

В такой ситуации классическая модель «подрядчик под задачу» перестаёт работать — нужен единый центр ответственности.

Почему фрагментированная разработка тормозит бизнес

Первый — работать с подрядчиками под отдельные задачи. Это приводит к фрагментированию решений: каждый делает свою часть, никто не отвечает за систему целиком, архитектура начинает «расползаться», а каждое новое изменение становится дороже и сложнее. В итоге формируется набор несвязанных инструментов, который трудно поддерживать и масштабировать.

Второй — собрать собственную IT‑команду. Но здесь бизнес сталкивается с другой проблемой: нужно не просто платить зарплаты, а уметь управлять разработкой, оценивать результат, выстраивать роли и процессы. Без опыта это почти всегда приводит к лишним затратам и ошибкам.

Как мы собрали команду и выстроили процесс

В этом кейсе мы предложили третий формат — IT‑ретейнер.

Это модель долгосрочного сотрудничества, при которой мы работаем как внешний IT‑отдел компании: за фиксированную регулярную оплату предоставляем закреплённую команду, ведём задачи спринтами, регулярно выпускаем релизы и берём на себя ответственность не только за разработку, но и за поддержку, инфраструктуру, интеграции и стабильность цифрового контура.

В рамках проекта мы:

• собрали команду под конкретного заказчика и выстроили роли под его задачи;
• исключили параллельные проекты: команда работает только с одним клиентом;
• закрыли весь контур: разработку, поддержку, инфраструктуру, коммуникацию с IT‑поставщиками и документацию.

Какие продукты появились в рамках ретейнера

Изначально проект начинался с доработки одного приложения. В итоге за 7 месяцев мы реализовали полноценный набор цифровых продуктов:

• приложение для сети ресторанов и Telegram‑бот;
• AI‑копирайтер;
• AI‑метрдотель;
• умная база знаний (RAG);
• AI HR‑бот;
• умная база клиентов.

Команда выросла с 3 до 10 человек, и планируется расширение до 17 специалистов для дальнейшего развития цифрового контура.

Как бизнес управляет разработкой без собственного IT‑штата

Ключевая задача ретейнера — снять с бизнеса операционную нагрузку, но сохранить управляемость и предсказуемый результат.

Процесс выглядит как последовательность: запрос → предпродакшн → спринт → релиз → сопровождение.

Работа начинается без жёсткого ТЗ. Бизнес может передать задачу в любом формате — текстом, голосом или даже скриншотом. Мы берём на себя её формализацию, уточнение и перевод в конкретную продуктовую задачу.

Перед запуском в разработку мы проводим предпродакшн: определяем критерии результата, продумываем сценарии, предлагаем варианты реализации с оценкой сроков и рисков, делаем прототипы и согласовываем приоритет.

Далее задача уходит в спринт. Мы берём ограниченный объём работ, подключаем нужные роли (UX/UI, DevOps, аналитика и другие) и доводим задачи до результата. Работа идёт итерациями, каждая из которых заканчивается релизом.

По итогам спринта заказчик получает дайджест изменений — его можно сразу отправить всей сети ресторанов.

После релиза мы продолжаем сопровождение: следим за серверами, разбираем сбои, работаем с логами, взаимодействуем с поставщиками IT‑услуг, ведём документацию и контролируем стабильность системы.

Почему ретейнер оказался выгоднее для бизнеса

В ретейнере бизнес получает не просто разработку, а предсказуемый IT‑процесс.

Одна команда отвечает за весь цифровой контур и принимает решения с учётом общей архитектуры, что позволяет избегать конфликтов между продуктами и накопления технического долга.

Работа идёт итерациями: задачи формируются, приоритизируются, попадают в спринт и регулярно превращаются в релизы. Бизнес всегда понимает, что именно сделано и в каком статусе находятся продукты.

При этом не требуется нанимать команду, выстраивать управление и разбираться в ролях — все процессы уже настроены. По сути, компания получает свой IT‑департамент без необходимости его создавать.

По обратной связи заказчика, преимущество ретейнера — это снижение операционной нагрузки и возможность системно развивать цифровые продукты, получая результат спринт за спринтом.

Как вам применить этот подход

Начинать стоит с аудита текущих IT‑задач. Нужно понять, какие продукты уже есть, какие подрядчики участвуют в разработке, где возникают задержки, какие системы плохо связаны между собой и какие задачи регулярно возвращаются в работу.

Следующий шаг — определить, нужен ли бизнесу разовый подрядчик или постоянная команда. Если задача точечная, например доработать сайт или настроить отдельную интеграцию, может хватить проектного аутсорса. Если цифровые продукты нужно постоянно развивать, поддерживать инфраструктуру, выпускать релизы и связывать между собой разные сервисы, ретейнер может быть более подходящей моделью.

Важно заранее описать зону ответственности команды. В неё могут входить разработка, поддержка, DevOps, интеграции, работа с поставщиками, документация, аналитика и сопровождение после релизов. Чем точнее определён контур работ, тем меньше риск, что часть задач останется между бизнесом и подрядчиком.

При этом фиксированная оплата не означает неограниченный объём разработки. У команды есть определённая ёмкость, поэтому новые и срочные задачи приходится приоритизировать относительно запланированных. Если запросы появляются редко или носят сезонный характер, ретейнер может оказаться дороже проектной работы или пакета часов.

Отдельно стоит назначить ответственного со стороны бизнеса. Даже если внешняя команда берёт на себя разработку и техническое управление, внутри компании должен быть человек, который принимает решения, согласует приоритеты и связывает IT‑задачи с бизнес‑целями.

Также важно сохранить контроль над результатами работы: закрепить права на код, доступ к инфраструктуре и репозиториям, требования к документации и порядок передачи проекта. Это снизит зависимость от конкретного подрядчика, если формат сотрудничества изменится.

Ретейнер подходит компаниям с постоянным потоком взаимосвязанных IT‑задач. Для разовой разработки, нестабильной загрузки или ситуаций, когда критическую экспертизу необходимо сохранять внутри бизнеса, проектная, собственная или гибридная команда может быть рациональнее.