ЭТП для закупок: что важно учитывать госкомпаниям и бизнесу при разработке

Как обезопасить площадку

Если вы создаёте площадку, на которой могут зарегистрироваться все желающие:

1. Сохранность персональных данных. Одно из критических требований. Важно, чтобы команда разработки максимально обезопасила систему от утечек, иначе бизнесу грозит административная и/или уголовная ответственность за нарушение закона «о персональных данных».
2. Капча. Тест, с помощью которого площадка отличает людей от ботов: пользователь может войти в систему только после ввода текста с изображения.
3. Блокировка учётной записи. Обычно блокировать учётные записи вправе только ваши сотрудники, которых вы назначали администраторами площадки. Также важно добавить возможность для пользователей написать администратору с просьбой разблокировки.

Если вы создаёте закрытую площадку, доступ к которой открывают ваши сотрудники. Помимо защиты системы от взломов и утечек, капчи и возможности блокировки учётной записи, есть инструменты, с помощью которых можно дополнительно повысить безопасность системы:

1. Одноразовый пароль. Принцип: пользователь получает логин и одноразовый пароль от вашего сотрудника → входит на площадку → меняет пароль сразу после входа. Такой способ регистрации мы разработали для ЭТП для торгов одного из крупных агропромхолдингов России (проект под NDA). Также, чтобы сотрудникам агропромхолдинга не пришлось дублировать логины и одноразовые пароли из внутренней системы, мы настроили обмен данными: теперь вся информация поступает из внутренней системы сразу на ЭТП.
2. Ограничения по действию пароля. Как правило, бессрочные пароли рано или поздно взламывают, особенно сейчас, с появлением нейросетей. Выход: настроить систему так, чтобы пользователю нужно было регулярно менять пароль. Частота зависит от требований бизнеса или службы безопасности. Наша рекомендация: один раз в месяц.
3. Ограничения по действию учётной записи. Целесообразнее создавать учётные записи, которые деактивируются, если пользователь не заходил на площадку в течение выбранного периода времени, в случае ЭТП это обычно 90 дней. Если создать бессрочную учётную запись — будут накапливаться «мёртвые души». При этом важно предоставить возможность пользователю обратиться к администратору с просьбой продлить срок действия.
4. Автоматическое разлогирование. Целесообразнее ограничить возможность заходить на площадку сразу с нескольких устройств одновременно. Пример: если пользователь решит сначала изучить ближайшие торги с компьютера в офисе, а затем захочет продолжить дома с ноутбука, то после авторизации на ноутбуке, он автоматически разлогинится на рабочем компьютере.

Какие роли предусмотреть на площадке

Как правило, на площадке создают 5 ролей: организатор, участник, контролёр, наблюдатель и администратор. При этом у ваших сотрудников может быть одна или несколько ролей.

Если речь идёт о закрытой ЭТП, на которую допускаются исключительно контрагенты, разработчики добавляют дополнительную опцию для сотрудников — возможность участвовать в торгах за прикреплённых к ним юрлиц и ИП.

Что учесть при разработке страницы торгов

Первое. Важно наладить обмен данными с вашими внутренними системами, чтобы вся информация о продукции поступала на площадку своевременно. Иначе есть риск, что на аукционе будут выставлены товары по старым ценам.

Второе. Целесообразнее создать одну страницу с таблицами всех аукционов: активных, завершённых и теми, в которых пользователь участвует прямо сейчас. В противном случае участникам придётся переключаться с одной страницы на другую, — это неудобно, занимает время и нередко вызывает раздражение.

Как ещё оптимизировать площадку:

1. Добавить возможность повышать и понижать ставку без перехода на детальную карту аукциона, а прямо со страницы мониторинга торгов — это ускорит и упростит процесс для участников. Особенно актуально для пользователей, которые участвуют в нескольких торгах и для изменения ставки вынуждены переключаться из одной детальной карты на другую.
2. В детальную карту аукциона оптимально добавить стартовую цену, время проведения аукциона, документы и другую важную информацию, которая необходима для принятия решения о торгах.
3. Предусмотреть, чтобы на странице активного аукциона участник видел не только свою, но и лидирующую ставку. А на странице завершённого — историю своих ставок.
4. Добавить аукционы на понижение и дополнительные торги. Последние нужны на случай того, если вы не успеете реализовать или приобрести всё необходимое за один аукцион.
5. Разработать шаблоны и черновики торгов — для удобства ваших сотрудников. Черновики особенно актуальны, когда у организатора не хватает всей информации по аукциону или она ещё финально не согласована.

Как организовать фильтрацию

Первое, что важно добавить:

• фильтрацию по аукционам: активные, завершённые и те, в которых участвует пользователь;
• фильтрацию по дате начала и дате окончания торгов, чтобы пользователь мог указывать диапазон предпочитаемых дат. Это сделает площадку гибче.

Затем отталкиваемся от специфики бизнеса. К примеру, если вы реализуете пищевую продукцию, имеет смысл добавить фильтрацию по товару, термическому состоянию, классификации и категории.

Зачем нужны группировки по товарам, услугам, участникам, сотрудникам

Возможность группировки позволяет:

• выбирать группы, которые могут участвовать в торгах. Возможные опции: все пользователи, только контрагенты, конкретная группа;

• выставлять группы товаров и услуг;
• открывать или ограничивать доступ группам сотрудников: к конкретным аукционам, спискам документов и другим данным.

Какие ещё функции целесообразнее добавить

Ниже — ещё пять функций, которые упрощают работу с ЭТП.

Автоматический расчёт стоимости логистики. Актуально для бизнеса, сотрудничающим с иногородними и зарубежными компаниями. Важно, чтобы участники торгов сразу видели итоговую стоимость товара с учётом доставки на странице аукциона во время его проведения, а не после окончания.

Оповещения. Рекомендуем добавить оповещения и в личный кабинет, и PUSH‑уведомления.

Мультиязычность. Если вы работаете не только в России, важно перевести площадку на основные языки, на которых говорит ваша целевая аудитория.

Отчёты. В системе можно настроить формирование любых отчётов: по аукционам, результатам торгов, участникам, журналу логов и т. д.

Экспорт и импорт в Excel. Мы рекомендуем настроить экспорт документов для участников торгов и отчётов для ваших сотрудников. Также полезно предусмотреть возможность импорта и экспорта Excel‑файлов — это ускорит процесс создания аукционов и загрузки документов.

Главное

Если вы разрабатываете закрытую систему, в которую можно попасть только после одобрения вашими сотрудниками — есть смысл предусмотреть дополнительную защиту: одноразовый пароль для первого входа, ограничения по сроку действия пароля и учётной записи, автоматическое разлогирование.

Важно продумать и настроить обмен данными с вашими внутренними системами таким образом, чтобы информация из них поступала на площадку своевременно. Особенно если в вашей компании пользуются сразу несколькими ПО для работы.

Чтобы пользователям не приходило переключаться с одной вкладки на другую, создайте одну страницу с таблицами всех аукционов, а также добавьте возможность повышать и понижать ставку со страницы мониторинга торгов.

Если вы добавите раздел с дополнительными торгами, вы сможете допродовать или приобретать всё то, что не успели за прошлый аукцион. А если предусмотрите шаблоны и черновики торгов, а также автоматическое формирование отчётов и группировку по товарам, услугам, участникам, сотрудникам — оптимизируете работу команды, которая занимается площадкой.

Также целесообразно добавить автоматический расчёт логистики, оповещения для клиентов, мультиязычность на площадке, возможность импорта и экспорта в Excel.