Как повысить продуктивность сотрудников в офисе

Еще десять лет назад офис воспринимали просто как коробку с необходимым минимумом для того, чтобы штат существовал там по восемь часов пять дней в неделю. Сегодня так уже не работает. Современный офис должен решать бизнес‑задачи: возвращать сотрудников с удаленки, удерживать сильных специалистов, поддерживать высокую работоспособность команды.

Рассказываем о трендах офисного дизайна, которые максимально полезны для управления персоналом.

Тренд №1. Офис — способ управления корпоративной культурой

Новые подходы к планировке и стилистические решения, несомненно, важны, но главный сдвиг — управленческий.

Собственники все реже смотрят на офис как на набор квадратных метров

Почему так случилось? Пандемия COVID‑19 многим открыла глаза на удобство «удаленки», и сегодня 46% американцев, которые хотя бы иногда работают удаленно, готовы начать поиск новой работы, если им потребуется вернуться в офис на полный рабочий день. Если дорога и рабочая среда не дают очевидной ценности, возвращение воспринимается как потеря свободы. А еще на рынок вышли зумеры, которые вместе с миллениалами составляют основную фан‑базу удаленки и гибридного графика.

При этом эффективность такой работы находится под вопросом. Некоторые исследования (например, это) говорят о снижении производительности труда в полностью удаленном формате. Также в онлайне сложнее управлять корпоративными ценностями и создавать условия для сплочения коллектива.

Менеджмент хочет максимальных результатов и контроля, но не может принудить сотрудников любить офисную жизнь. Выход — создать офисную жизнь, которая сама влюбит в себя сотрудников.

Фокус смещается с эффективности площадей на удовлетворенность коллектива. Хороший офис должен мгновенно отвечать на вопрос, зачем человеку вообще туда приезжать. Дизайн интерьера (а точнее — атмосфера, которую он создает) может быть ответом на этот вопрос.

Интерьеры коворкинга «ЛУЧ» — Коворкинг «ЛУЧ» в Ростове‑на‑Дону — кейс бюро Татьяны Митевой

Новости

Тренд №2. Гибкие офисы

Бизнес развивается нелинейно: команды растут и сокращаются, меняется структура штата, появляются новые направления, часть людей работает гибридно. Пространство, которое рассчитано на одну жесткую конфигурацию, очень быстро устаревает.

Офисное пространство должно уметь быстро и легко адаптироваться к новым функциям

Гибкость связана и с удовлетворенностью сотрудников, потому что обилие вариантов разбавляет рутину и учитывает разные стили работы.

В современные офисы принято добавлять по несколько сценариев использования. Часть рабочих мест может быть зафиксирована за конкретными сотрудниками, часть — действовать в формате незакрепленного стола (Hot Desking), когда можно занять любое место, которое еще не занято кем‑то другим. Универсальные комнаты — тоже часть концепции гибкого офиса.

На уровне мебели отказ от идеи идеальной финальной планировки выражается в популярности мобильных перегородок, легкой мебели, которую можно переставлять, модульных диванов и столов, передвижных стеллажей и рабочих поверхностей на колесах.

Гибкость не означает хаос — она подразумевает понятную систему адаптации под команду. Есть базовые сценарии, есть резерв под изменения, есть предметы и зоны, которые можно перепрофилировать.

Тренд №3. Баланс между приватностью и совместной работой

Этот тренд напрямую связан с предыдущим. Много форматов рабочих мест — это хорошо, но позитивное влияние снижается, если все они находятся в опенспейсе.

Опенспейсы были очень популярны некоторое время назад. Менеджеры ожидали, что этот формат даст максимальную прозрачность в том, чем сотрудники занимаются в рабочее время, будет способствовать коллаборациям и совместному творчеству.

Время доказало обратное. По данным Гарвардской бизнес‑школы, после перехода в опенспейс общение лицом к лицу между сотрудниками может снижаться почти на 70%. Люди начинают избегать взаимодействия.

Из‑за шума и постоянных отвлечений может снижаться продуктивность. Некоторых людей выматывает ощущение, что они постоянно на виду у руководства.

Без возможности уединения сотрудники:

быстрее устают и чаще испытывают стресс из‑за большей когнитивной нагрузки;
хуже выполняют задачи;
стремятся перейти на гибридный график или удаленку (что тоже сказывается на продуктивности в худшую сторону).

В погоне за эффективным использованием квадратных метров не следует лишать людей возможности сосредоточиться и работать без постоянных помех. Кабинки для одиночной работы полезны так же, как, например, переговорные комнаты.

Тренд №4. Экодизайн и биофильные интерьеры

Наша повседневная жизнь перегружена цифровыми интерфейсами, информационным шумом, искусственным светом, поэтому ярко проявлен запрос на противоположное — натуральные материалы, мягкие формы, спокойные цвета, работа с дневным светом.

Людям надоел стерильный минимализм с холодной подсветкой и атмосферой космического корабля. Они выбирают пространства, где есть фактура, тепло и внимание к деталям. В отрасли фиксируется интерес к деревянной фактуре: панелям, полам и другим деревянным элементам в отделке. Корпорации на Западе активно включают в офисные интерьеры мини‑водоемы и водопады, вертикальные грядки.

Экодизайн требует трезвого подхода. Натуральные материалы не всегда практичны в офисе: они требуют особого ухода и быстрее изнашиваются. Поэтому в коммерческих проектах их разумно использовать точечно.

Не нужно обшивать весь офис деревом или отдавать огромную стену под озеленение, если вы не готовы к сопутствующим расходам. Иногда достаточно заполнить рабочее пространство кадками с растениями.

Тренд №5. Технологичность переходит из разряда «вау» в гигиенический минимум

Технологичный офис — это не пространство, нашпигованное дорогими девайсами. Речь о решениях, которые снижают лишнюю нагрузку на мозг и помогают человеку лучше работать.

Примеры технологичных решений для офиса:

зарядные устройства, встроенные в мебель, и системы кабель‑менеджмента;
столы с регулировкой высоты;
«умное» остекление с затемнением для приватности — вместо визуально устаревших жалюзи;
датчики, которые помогают корректировать микроклимат, освещение и акустическую среду.

Люди привыкли к технологичному пользовательскому опыту в других сферах жизни. Они бронируют, заказывают, оплачивают со смартфона в два касания. Офис, где надо полчаса искать розетку, на этом фоне воспринимается как недружелюбное пространство. Регулируемые столы и беспроводные зарядки — это возможность тратить время на рабочие задачи, а не на борьбу со средой.

Совет для малого и среднего бизнеса

Не нужно внедрять все подряд просто потому, что «это современно». Технологичность должна быть прагматичной — как и любое следование трендам. Если решение не облегчает жизнь команды, оно, скорее всего, лишнее.

Как внедрить тренды офисного дизайна

Начните с аудита. Проведите небольшое исследование того, как сотрудники используют офис.

Сколько тех, кто предпочитает опенспейс, и сколько — кто готов ютиться с ноутбуком где угодно, лишь бы побыть в одиночестве? Насколько комфортны микроклимат и освещение? Кому не хватает розеток? Что мешает спокойно выполнять рабочие обязанности?

Желательно привлечь к аудиту архитектора с опытом работы в офисном дизайне. Специалист поможет грамотно провести анкетирование и интервью среди сотрудников, а еще сразу увидит недочеты на основе теоретических знаний и предыдущих кейсов.

Аудит даст вам возможность принять обоснованные решения о мелких корректировках, ремонте или переезде

Не пытайтесь сразу переделать все, улучшайте среду поэтапно. С минимальными вложениями советую:

поменять лампочки на более комфортные для зрения (для рабочих пространств выбирайте естественный свет с цветовой температурой от 3 500 до 5 000 К, в местах для отдыха — теплый свет в диапазоне от 2 700 до 3 200 К);
положить несколько пуфов, например, у окон и в обеденной зоне;
купить ширмы на рейлах для большей приватности в опен‑спейсе;
установить системы кабель‑менеджмента;
убрать визуальные раздражители (открытое хранение = визуальный шум).

Готовы приложить больше усилий и знаете, что это оценит ваш коллектив? Постепенно можно:

добавить комнатные растения (помните, за ними нужно ухаживать — никто не любит сидеть в окружении чахлых цветов);
выбрать регулируемые столы со встроенными зарядками;
обновить мебель (регулируемые кресла, легкие диваны, модульные стеллажи).

Если аудит покажет, что сотрудникам трудно работать в неправильном микроклимате или с шумом от старого кондиционера, не тратьте деньги на новые столы и красивые растения. Избавьтесь от главного источника дискомфорта и понаблюдайте, какой эффект дает это изменение.