Как оформить отпуск без сохранения заработной платы — за свой счет
Любой сотрудник может попросить отпуск за свой счет. В одних случаях работодатель обязан отпустить, даже если работа горит. А в других — спокойно отказывает, и бизнесу ничего за это не будет.
Главное про отпуск за свой счет
- Любой сотрудник может взять отпуск за свой счет. Он официально называется отпуском без сохранения заработной платы, или неоплачиваемым отпуском, или без содержания.
- Разрешать ли такой отпуск и на какой срок, зависит от двух факторов: входит ли сотрудник в категории, которым нельзя отказать в свободных днях, и от причины отпуска.
- Есть категории сотрудников, по просьбе которых работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы. Это, например, люди с инвалидностью, пенсионеры по возрасту, ветераны боевых действий.
- Неоплачиваемый отпуск можно попросить в любое время, для него нет графика.
- Чтобы оформить отпуск за свой счет, нужно заявление сотрудника и приказ работодателя.
- Если сотрудник вправе уйти в отпуск, а ему отказывают, можно получить штраф: для должностных лиц, ИП и малых предприятий — от 1 000 до 5 000 ₽, для остальных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.
О том, как стать ИП, рассказали в кратком чек‑листе. Пользоваться им просто: продвигайтесь по пунктам и отмечайте то, что уже сделали. Это поможет ни о чем не забыть.
Что такое отпуск за свой счет
У каждого сотрудника есть право на отпуск. Сколько дней он будет отдыхать и сколько получит денег, зависит от типа отпуска.
Типы отпусков можно условно разделить по тому, кто и зачем его получает, например:
- учебный отпуск;
- отпуск по беременности и родам;
- при рождении или смерти близких;
- дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, работу на Крайнем Севере и другие.
Еще один критерий для разделения типов отпусков — оплата: есть оплачиваемые отпуска и нет.
Отпуск за свой счет — это отпуск без сохранения заработной платы, который сотрудник может взять по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Еще его называют неоплачиваемым отпуском или без содержания. Для работодателя это значит, что сотрудник вправе отдыхать, но компания или ИП не обязаны ему платить в это время.
Чем он отличается от отгула
Отгул — это когда сотрудник взял выходной. В трудовом кодексе нет такого термина, это народное определение. Самое близкое, что есть из законодательства, — дополнительный день отдыха.
Отгул и отпуск по большому счету ничем не отличаются: в одних случаях работодатель обязан предоставить свободные дни, в других — нет.
Работодатель может отказать в отгуле. Сотрудник отпрашивается с работы по личным причинам. Например, встретить маму в аэропорту, сходить в детсад на утренник, перевезти вещи в новую квартиру или просто отоспаться после дня рождения. Это все не считается веской причиной, поэтому работодатель сам решает, отпускать или нет.
Работодатель обязан предоставить отгул. Такие случаи установил трудовой кодекс: например, когда сотрудник сдавал кровь как донор или работал в выходные. Если сотрудник запросил день отдыха, компания или ИП не может ему отказать.
Формально при обоих вариантах — и когда сотрудник просит отгул по личным причинам, и когда работодатель обязан его дать — нужно оформлять документы. Как минимум заявление на отгул. Но чаще всего, если речь об одном дне, обходится без формальностей.
С оплатой то же самое. По трудовому кодексу многие отгулы не оплачиваются, даже если работодатель обязан их предоставить. Но запрета на оплату нет, поэтому компании или ИП часто не оформляют документы и не вычитают отгул из рабочих дней.
В оплате есть исключения, но это уже отдельная тема со своими тонкостями. Например, если сотрудник подписал срочный трудовой договор на два месяца и отработал в выходной, работодатель не обязан предоставлять оплачиваемый день отдыха — только денежную компенсацию.
Когда работодатель обязан его предоставить
Неоплачиваемый отпуск — это дополнительные дни отдыха, помимо стандартного. Можно еще назвать этот отпуск внеплановым.
Стандартный отпуск для секретаря из Москвы — 28 дней. Она выходит замуж, и в честь этого события компания по заявлению сотрудницы обязана предоставить отпуск — до 5 дней.
Внеплановый отпуск можно попросить в любое время, для него нет графика.
Берем все тот же пример — с секретарем. По графику она отдыхает в мае и июне.
В декабре она выходит замуж, и ей полагается еще один отпуск. Несмотря на то что его нет в графике, работодатель все равно дает этот отпуск, но не оплачивает его.
Категории сотрудников, которым по их просьбе надо предоставить внеплановый неоплачиваемый отпуск, указаны в трудовом кодексе и федеральных законах.
В трудовом кодексе предусмотрены случаи, когда нельзя отказывать в неоплачиваемом отпуске:
- рождение ребенка;
- своя свадьба;
- смерть близкого родственника.
По семейному кодексу близкий родственник — это супруг, родители, дети, сестры и братья, бабушки и дедушки, внуки.
Кодекс об административных нарушениях в этот список добавляет еще усыновителей и усыновленных.
Когда работодатель вправе отказать
Законно отказывать в отпуске за свой счет, если категория сотрудника или причина выходных дней не указана в трудовом кодексе или федеральных законах. Несколько примеров.
Штрафы за нарушение прав работников в отношении отпусков
Если сотрудник обязан получить отпуск, а ему отказывают, может быть штраф: для должностных лиц, ИП и малых предприятий — от 1 000 до 5 000 ₽, для остальных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.
Трудовая инспекция или прокуратура могут узнать о нарушении прав работников двумя путями. Первый — во время плановой проверки. Для этого разработаны целые методики — от анализа документов до интервью с сотрудниками и заполнения анкет. Они называются проверочными листами.
Еще один способ узнать о нарушении — если госорганы получат жалобу сотрудника. Ее можно отправить по почте, принести лично в трудовую инспекцию или заполнить заявление на сайте.
Может ли работодатель отправить в отпуск без содержания
Использовать отпуск без сохранения заработной платы — желание сотрудника. Если он не хочет, работодатель ничего не сделает. Даже если бизнес не работает из‑за кризиса, нет денег на зарплату, все равно самим отправить сотрудника в отпуск нельзя.
Единственный вариант — увольнение, сокращение или простой, но это уже совсем другая история.
Сколько дней отпуска можно взять
Период дополнительного отпуска зависит от того, кто его берет и почему. Его сроки фиксируют разные документы: трудовой кодекс или специализированный закон, например о ветеранах. Несколько примеров из трудового кодекса.
Как оформить отпуск за свой счет: пошаговая инструкция
Отпуск без сохранения заработной платы оформляется так же, как обычный: работодатель выпускает приказ и знакомит с ним работника под подпись. Все — можно уходить в отпуск. В двух словах о шагах.
Шаг 1. Получить заявление. Заявление пишет сотрудник: он может заполнить бланк работодателя или использовать свою форму. Обязательные пункты:
- от кого и кому заявление;
- тип отпуска — без сохранения заработной платы;
- обоснование — например, сотрудник женится или входит в такую‑то категорию, которой нельзя отказать в отпуске;
- период отпуска;
- дата подачи заявления;
- подпись работника.
Составили шаблон заявления на отпуск, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.
Шаг 2. Убедиться, что сотрудник может уйти в отпуск. Для этого работодатель оценивает причину отпуска или проверяет, входит ли сотрудник в категорию, которой нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платы. Если причина или категория подходящие, то согласовывает отпуск. Если нет, то обдумывает просьбу и решает, как поступить.
Шаг 3. Издать приказ о предоставлении отпуска. Отлично, сотрудник все‑таки уходит в отпуск. Теперь дело за приказом — это официальное разрешение не ходить на работу.
Без приказа работодатель рискует. По умолчанию, пока сотрудник на работе, за его здоровье отвечает компания или ИП. Допустим, продавец шел по мокрому полу и упал. У него есть право предъявить претензию к работодателю и получить компенсацию. Но если он упал в свой выходной, компания или ИП платить не обязаны. По‑другому с отпуском: пока сотрудник официально на отдыхе, он сам отвечает за свое здоровье.
Составили шаблон приказа, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.
Шаг 4. Ознакомить сотрудника с приказом. Для этого сотрудник ставит подпись на заполненном приказе. С этого момента считается, что человек знает условия отпуска без сохранения заработной платы и может уйти.
Как отразить отпуск без оплаты во внутренней документации
В оформлении отпуска без сохранения заработной платы много нюансов. Их знают бухгалтеры и кадровики, поэтому советуем обратиться к ним. Чтобы вам представить процесс, рассказываем самое основное.
Основные шаги:
- Получить заявление на отпуск от сотрудника.
- Выпустить приказ.
- Ознакомить сотрудника с приказом под подпись.
- Внести информацию в личную карточку и лицевой счет сотрудника, если их ведете, и табель учета рабочего времени.
Шаблоны документов есть в трудовом кодексе, примеры можно посмотреть на сайте Роструда.
На что он влияет
Отпуск за свой счет влияет:
- на стаж;
- время отработки до основного отпуска;
- возможность увольнения.
Разберем каждый пункт подробнее.
Стаж. Законодательство выделяет два вида стажа: страховой и трудовой. Страховой нужен для расчета пенсии и назначения пособий: чем больше стаж, тем больше выплаты.
Отпуск без сохранения заработной платы не входит в страховой стаж.
Для назначения обычных пенсий по старости термин «трудовой стаж» используют только для периодов до 2002 года. Все, что заработано позже, называется страховым стажем.
В законодательстве о государственных пенсиях, к примеру полицейским или пожарным, трудовой стаж остался. Но там он фактически приравнен к страховому стажу на государственной или муниципальной службе. То есть отпуск без сохранения заработной платы за свой счет и тут не засчитывается.
Краткий вывод такой: если сотрудник спрашивает, войдет ли его отпуск без оплаты в стаж для расчета пенсии или пособий, то ответ — нет.
Время отработки до основного отпуска. Оплачиваемый отдых положен сотруднику в каждом рабочем году. Первый такой год начинается со дня трудоустройства человека к конкретному работодателю и по умолчанию заканчивается через 12 месяцев. Затем начинается второй рабочий год и так далее.
В рабочий год не входят календарные дни начиная с 15‑го дня отпуска за свой счет. Поэтому дата окончания рабочего года смещается на число дней, исключенных из этого стажа. Следовательно, право на очередной оплачиваемый отпуск у человека возникнет позже.
Возможность увольнения. Нельзя уволить сотрудника в неоплачиваемом отпуске. Исключение — если работодатель закрывает компанию или прекращает деятельность как ИП.
Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска за свой счет
Если сотрудник ушел в отпуск без сохранения заработной платы, работодатель и СФР не обязаны выплачивать больничные. Но запрета нет: например, компания может выплатить заболевшему полный оклад, оплатить лечение в больнице и помочь любым другим способом.
Можно ли уволить во время отпуска за свой счет
Как уже говорили выше, работодатель не вправе по своей инициативе уволить сотрудника во время любого отпуска, включая неоплачиваемый. Основное правило отпуска — гарантия сохранения рабочего места и размера зарплаты.
Единственный вариант — если сотрудник ушел в отпуск без сохранения зарплаты и уважительной причины, никого не предупредив, и это оформили как прогул. Если же человеку положен неоплачиваемый отпуск, но работодатель отказал, после чего человек все‑таки ушел на отдых, это не прогул и увольнение невозможно.
Можно ли досрочно из него выйти
Сотрудник может выйти из неоплачиваемого отпуска в любое время по своему желанию. В трудовом кодексе ограничений нет. Но просто так сделать это нельзя — понадобится заявление. Смысл заявления, по сути, такой же: «Я, такой‑то, планирую выйти из отпуска тогда‑то».
Составили шаблон заявления, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.
Заявление сотрудник заполняет в свободной форме или по шаблону работодателя.
А вы отказывали сотруднику в отпуске за свой счет? Поделитесь, почему пришлось так поступить.
Здравствуйте.
Есть ситуации, когда работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет, а есть ситуации — когда имеет право в них отказать. Обо всем рассказали в нашей статье.
Эксперт, ситуация, когда работник пишет заявление на 5 дней без сохранения зарплаты, а работодатель может его отпустить только на 4 дня. Нужно ли работнику переписывать заявление. Или на заявлении достаточно руководителю написать, на 4 дня и издать приказ на 4 дня.
Natali, добрый день! В этом случае надо попросить работника переписать заявление.
заботаю вахтой по 30 дней,меня заставляют писать заявление о предоставлении отпуска без сохранения зар.платы с 28 по 30 на 2 календарных дня.выходит мне 2 дня не оплачивают.Законно поступают?
Дмитрий, добрый день! Нет, не законно. Нельзя требовать от сотрудника писать заявление о предоставлении отпуска за свой счет.
Добрый день. Бизнес сезонный- озеленение. Сотрудники готовы уйти в административные отпуска без сохранения зп. А на сколько месяцев по закону можно эти отпуска дать?
Алла, добрый день! Такой отпуск можно дать на любой срок.
Эксперт, Благодарю!!!!
Добрый день. У меня 2 детей 13 лет и 23 инвалид с детства с диагнозом ДЦП, написала заявление на 4 дня за свой счет. Мне подарили путевку на юбилей 50 лет.Мне отказали. Пояснив, что я имею право только в счет отпуска.Правомерно?
mazurina.marina, добрый день! В статье выше написано, когда работодатель обязан по закону предоставить отпуск за свой счет. В других случаях работодатель вправе отказать.
Зд-те. Меня отправили в неоплачиваемый отпуск на 2 недели, потом сказали, что до нового года сидеть дома. Хотя до этого говорили, что все по очереди будут ходить в отпуска. Но отдыхаю только я. Я ничего не подписывала. А теперь мне предлагают искать работу.
Здравствуйте! А если работаешь только два дня в неделю, можно написать отпуск за свой счет только на них или надо писать на всю неделю?
mayshev, добрый день!
Отпуск за свой счет пишут на календарные дни, не рабочие. Указывайте в заявлении дни, в которые хотите уйти в такой отпуск.
Здравствуйте.Скажите, пожалуйста, может ли работодатель принудительно отправить работника в отпуск без сохранения заработной платы на 1-2 дня при графике работы 2 через 2
natali.golovina, добрый день!
Нельзя отправлять сотрудника в отпуск за свой счет в одностороннем порядке. Нужно сначала получить его согласие.
Здравствуйте. Подскажите пожалуйста, супруг хочет взять отпуск без содержания на 2 месяца. Супруг работает на севере в графике 2*1. Позволяет ли ТК РФ брать отпуск на такой длительный срок?
savelova_kseniya, добрый день, мы не специализируемся на вашей ситуации. Бизнес-секреты — медиа про бизнес: рассказываем компаниям и предпринимателям про налоги, законы, маркетинг.
Здравствуйте. В связи с производственной необходимостью пришлось сократить указанный в заявлении работника-пенсионера срок отпуска до пяти дней (вместо запрашиваемых 14-ти). Законно ли я поступил?
Денис, добрый день!
Уточните ,пожалуйста, о каком отпуске идет речь: об отпуске за свой счет, дополнительном или ежегодном?
Эксперт, отпуск за свой счет.
Денис, добрый день. В статье выше есть ответ на ваш вопрос https://secrets.tbank.ru/bezopasnost-biznesa/otpusk-bez-oplaty/#7. Тут надо понимать, сколько дней отпуска за свой счет он уже брал. Если в этом году он еще не брал отпуск за свой счет, сокращать запрашиваемый отпуск вы не имеете права по закону.
Эксперт, благодарю за ответ.
Добрый день. Подскажите пожалуйста имеет ли право работодатель офор********** отпуск за свой счёт как обычный оплачиваемый отпуск? Спасибо за раннее