Что такое кассовый чек и как его правильно оформить

Использовать онлайн‑кассу при расчетах с физлицами без статуса ИП и выдавать чеки за товары, работы и услуги покупателю должны практически все ИП и компании. Чтобы чек был оформлен по правилам, нужно вписать корректные реквизиты и прописать наименование товаров.

Рассказываем, как это сделать и какие штрафы ждут бизнес, если печатать чеки с ошибками.

Что такое кассовый чек и когда его нужно выдавать

Кассовый чек — это фискальный первичный учетный документ, который формируется контрольно‑кассовой техникой, ККТ, в момент расчета с покупателем и подтверждает факт оплаты товара, работы или услуги. Он содержит обязательные реквизиты, установленные законодательством, например дату, время, сумму, перечень товаров, данные продавца.

Чек может быть как бумажным, так и электронным — оба варианта равнозначны.

Продавец обязан сформировать и передать покупателю кассовый чек при любом расчете с физическим лицом, если он применяет контрольно‑кассовую технику. Это правило действует независимо от способа оплаты — наличные, карта, QR‑код — и формата торговли — офлайн- или интернет‑магазин, сфера услуг. А при расчетах с юрлицами и ИП чек надо выбить при оплате наличными или электронными средствами платежа — картой или смартфоном.

Основные ситуации для выдачи чека:

1. При продаже товара или оказании услуги. Чек формируется в момент оплаты.
2. При возврате денег покупателю. В этом случае формируется чек возврата, который фиксирует сумму возврата и данные об отмененной покупке. От обычного чека он отличается только значением реквизита «Признак расчета» — указывается «Возврат прихода».
3. При выдаче денег клиенту в обмен на товар, например в ломбарде или комиссионном магазине.

Заведения общественного питания обязаны выдавать чек до момента оплаты — после того, как клиент согласился на расчет, но до фактической оплаты.

Чем кассовый чек отличается от других документов

Кассовый чек часто путают с товарным чеком и бланком строгой отчетности, а также с фискальным чеком. Эти документы похожи, но у каждого своя роль и правила использования.

Кассовый чек — это основной фискальный документ, который продавец обязан формировать на онлайн‑кассе в момент расчета. Он подтверждает факт оплаты и содержит полный набор реквизитов, установленных законом № 54‑ФЗ.

Фискальный чек. Этот термин часто используют как синоним кассового чека. Но технически это один и тот же документ: чек становится фискальным именно в момент передачи данных в налоговую. Например, фискальным считается и чек самозанятого, который по закону освобожден от применения ККТ.

Его выдают в таких случаях:

1. По просьбе покупателя, если в кассовом чеке не хватает деталей — артикула, модели, характеристики товара.
2. В качестве единственного документа при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях, где по закону разрешено не применять ККТ.

Бланк строгой отчетности, БСО, — это специализированный документ для сферы услуг, который приравнивается к кассовому чеку в определенных законом случаях.

Он тоже подтверждает оплату, но применяется только при оказании услуг физическим лицам, например билет или абонемент в музей. В БСО часто включают специфические данные, например сведения о посетителе.

Какие реквизиты должны быть в кассовом чеке

Разберемся, какие реквизиты должны быть в каждом блоке и что они означают.

Например, при расчетах в интернете в электронном кассовом чеке должен быть реквизит «Признак расчета в интернете», тег 1125 со значением «1». Также надо включать в электронный чек уже существующие реквизиты:

• тег 1187 — «Место расчетов»;
• тег 1008 — «Телефон или электронный адрес покупателя».

Если маркированный товар оплачен через интернет, в уведомлении о выбытии маркированного товара и в кассовом чеке нужно указывать тег 1125 — «Признак расчета в „Интернет“».

Где посмотреть номер чека

Расположение номера чека зависит от модели кассового аппарата и настроек продавца. Обычно номер чека — порядковый номер за смену — размещают в начале или в конце документа. Ищите фразы вроде «Чек NNNN», «БСО NNNN», «ЧЕК КОР. NNNN» или «БСО КОР. NNNN», где NNNN — это и есть номер чека.

Также можно ориентироваться на надписи: «Номер чека», «Порядковый номер», «№», «#», «Продажа», «Документ». Часто номер располагается рядом с датой и временем расчета.

В кассовом чеке могут быть два разных номера:

1. Номер чека за смену — показывает, какой это чек по счету после открытия смены.
2. Номер фискального документа, ФД, — показывает, какой это по счету документ с момента активации фискального накопителя, учитываются все фискальные документы, а не только чеки.

Требования к наименованию товаров, работ, услуг в чеках

Нет жестких правил, как указывать название товара в чеке, но есть несколько общих требований.

По наименованию один товар должен отличаться от другого. Название товара должно быть максимально понятным, чтобы покупатель мог проверить свою покупку по чеку.

Например, магазин продает сливочное масло. Если других подобных товаров в магазине нет, можно указать в наименовании «Сливочное масло». Но если есть масло других производителей, разного веса, оно продается по разным ценам, то различия нужно указать в чеке. Это может выглядеть так: «Сливочное масло „Вологодское“, 82% жирности, 180 г».

Наименование товара должно быть не длиннее 128 символов без пробелов. Иначе оно будет обрезаться при передаче в налоговую. Если наименование превышает 128 символов, его можно сократить. Но покупателю все равно должно быть понятно, где какой продукт в чеке.

Если в момент оплаты наименование товара пока неизвестно, в чеке нужно указать признак способа расчета «Аванс». Например, клиент оплачивает обучение заранее и еще непонятно, какие конкретно услуги ему будут оказаны. Когда он пройдет обучение, пробивается второй чек со способом расчета «Полный расчет».

Кому не надо указывать название товара в чеке

Остальные ИП и компании должны указывать в кассовом чеке наименование товара, его количество и цену. Без этих реквизитов документ будет считаться неправильным.

Как создать базу товаров в кассе

Способ создания базы товаров зависит от кассовой программы, количества товаров и услуг у продавца. Всего их три:

1. Вбивать название товаров вручную.
2. Загружать файлы с наименованиями.
3. Загружать наименования из электронных накладных.

Вбивать номенклатуру товаров вручную. Подходит, если вы торгуете небольшим ассортиментом товаров или оказываете ограниченный набор услуг — до 500 наименований. Товары или услуги заносятся вручную — либо в кассу, либо в учетный сервис. Брать данные можно из справочника товаров или с этикетки.

Загружать файлы с названиями в кассу или в учетную систему. Подойдет тем, у кого большой перечень товаров — более 500 наименований.

Номенклатуру можно взять:

• у бухгалтера — он выгрузит файл с названиями товаров из бухгалтерской программы;
• у поставщиков — они пришлют прайсы товаров, которые заказываете. Нужно загрузить в учетную систему прайс в формате Excel. На его основе сервис создает карточки товаров — так заполняется номенклатура.

Загружать названия товаров из электронных накладных. Этот способ подойдет тем, у кого в продаже маркированные товары или алкоголь. Современные кассовые сервисы интегрированы с ЭДО и ЕГАИС. Когда поступит электронная накладная, сервис распознает новую позицию, автоматически заведет на нее карточку и поставит на баланс.

Когда база товаров в кассе создана, можно вносить наименование в чек при продаже.

Кто и как должен заносить наименование товара в чек

Номенклатуру в чеке указывает кассир: все необходимые реквизиты кассового чека занесены в кассу при регистрации, нужно вводить только наименование товара, его количество, цену.

Внести товар в чек можно такими способами:

1. Сканирование штрихкода — нужен сканер, а товар в базе должен быть со штрихкодом.
2. Поиск по наименованию товара — если в кассе есть умный поиск. Достаточно ввести несколько первых букв, и касса найдет нужное наименование.
3. Поиск в избранных товарах на экране онлайн‑кассы — если вынести на панель самые популярные товары, при выборе соответствующей позиции касса внесет ее в чек.
4. Голосовой поиск товара — работает на мобильных устройствах при использовании кассового приложения.

Когда кассир внес в чек наименование товара, останется указать количество товара и цену. Касса подсчитывает итоговую сумму чека.

Особенности чеков для отдельных видов деятельности

Разберемся, как печатать чеки в разных ситуациях:

• при оплате агентского вознаграждения;
• при продаже туристических туров;
• при внесении предоплаты;
• при продаже маркированных товаров.

Чеки за агентское вознаграждение. Нужно настроить кассу по агентской схеме — как именно это сделать, посмотрите в инструкции вашей ККТ, в разных моделях процесс может отличаться.

Такую кассу можно использовать и для продажи собственных товаров, работ, услуг, и для того, что принадлежит принципалу. Это тот, кто поручает агенту совершать сделку от своего имени и за свой счет.

У агента в чеке должен быть дополнительный реквизит. Он зависит от формата фискальных данных, с которыми работает агент. Для ФФД 1.05 и для ФФД 1.1 правило такое:

• если собственных товаров, работ или услуг в чеке нет, указываем признак агента;
• если чек смешанный, указываем признак агента по предмету расчета к каждой позиции принципала.

При ФФД 1.2 признака агента нет вообще. Там всегда надо заполнять признак агента по предмету расчета, даже когда чек смешанный.

Если продавец ставит в чеке признак агента, налоговая определяет, что итоговая сумма в чеке — это выручка принципала, а не агента. Поэтому выделять в чеке сумму вознаграждения агента не обязательно: его платит не клиент, а принципал.

Чеки турагентств. Турагентства настраивают кассу по агентской схеме. Чтобы печатать чеки с подробной номенклатурой, можно создать каталог с наименованиями для каждого вида услуг: подбор тура, оформление визы и так далее. Если услуги подробно описаны в договоре, его номер можно добавить в чек: «Продажа путевки по договору от 08.09.2026 № 115».

Чеки за предоплату. Чек на покупку должен выбить тот, кто первый взял деньги. Агенту достаточно пробить у себя предоплату. То есть у агента никогда не будет чеков на зачет аванса или предоплаты в случае с работами или услугами. А вот с товарами такое может быть — тогда чек на зачет предоплаты агент пробивает в момент передачи товара покупателю.

Если в чеке указано наименование услуги — «Продажа по договору от 08.09.2026 № 115», а все изменения по услуге будете фиксировать в приложении к договору, можно не перечислять, за что именно клиент внес предоплату, и оформить расчеты так:

• «Предоплата 100%» — если клиент внес полную предоплату;
• «Предоплата» — если клиент внес частичную предоплату.

В бумажном чеке в строке «Код товара» будет стоять значение «М», а в электронном — код маркировки.

ОФД отправит чек с кодом товара в систему «Честный знак». Без кода товара данные о продаже передавать нельзя. По нему оператор маркировки понимает, что товар продан, а уникальный код выводят из оборота.

Штрафы за нарушения

• для ИП или руководителя компании — от 1 500 до 3 000 ₽;
• для малых предприятий — от 2 500 до 5 000 ₽;
• для средних и крупных компаний — от 5 000 до 10 000 ₽.

Налоговая обращает внимание на реквизиты чека, например, при контрольной закупке или по жалобам покупателей, поэтому требования закона необходимо соблюдать.

Главное

1. Информация в чеке размещается в восьми блоках: например, сведения о продавце, сведения о кассе и другие.
2. Компании и ИП при расчетах с покупателями должны вбивать в чек номенклатуру — наименование товаров, работ или услуг и их количество по определенным правилам.
3. Продавцы, которые не обязаны применять ККТ, могут не соблюдать правила заполнения чека. Например, самозанятые.
4. За неправильно оформленный чек можно получить предупреждение или штраф.