4 ошибки продавцов при оформлении чеков

• для руководителей или ИП — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽;
• для малого бизнеса — от 37,5 до 50% суммы расчета, но не менее 15 000 ₽;
• для средних и крупных компаний — от 75 до 100% суммы расчета, но не менее 30 000 ₽.

Собрали популярные ошибки, которые допускают при оформлении кассовых чеков, и рассказали, как их не допустить.

Ошибка 1. В чеке бьют «Наличные» вместо «Безналичные», и наоборот

О чем речь. Когда клиент покупает товар, платит за работу или услугу, он расплачивается одним из двух способов: наличными или по безналу. В любом случае продавец обязан выдавать кассовые чеки. В чеке онлайн‑кассы кассир должен пробивать признак формы расчета — оплата наличными или безналичными.

В чем проблема. При продаже товаров, работ или услуг кассир неверно пробивает наличку по безналу, и, наоборот, покупатель рассчитался по карте, а кассир провел как продажу за наличку.

Если кассир перепутает признак формы расчета, сумма наличных по отчету не сойдется с количеством денег в ящике ККТ. Как правило, ошибку удается обнаружить в конце смены. Чтобы ее найти, придется изучить чеки за всю смену.

Из‑за такой ошибки налоговая получит неверные сведения, а компания может получить штраф.

Как правильно. В чеке должен стоять признак расчета «Наличные», если клиент заплатил наличными, и «Безналичные» — если клиент расплатился картой или электронными деньгами, например через СБП.

Ошибка 2. Неправильно указывают ФИО кассира на онлайн‑кассе

О чем речь. Кассы бывают двух видов:

• автоматическая — которая выбивает чеки сама в момент расчета. Обычно это облачные кассы, которые подключают для фискализации онлайн‑продаж — чтобы покупатель получал чек в момент расчета, даже если он оплатил товар в интернет‑магазине в три часа ночи;
• обычная — касса, на которой расчет оформляет кассир. Такие кассы используют в офлайн‑магазинах.

На автоматических кассах в поле «Кассир» должен стоять номер автомата, который выбил чек. А при работе на обычной кассе — ФИО кассира, который принял деньги и сформировал чек.

Кассир — материально ответственное лицо; если на чеке указано его имя, значит, он совершил операцию, то есть он принимал деньги от покупателя или отдавал ему их при возврате.

В чем проблема. На чеках, которые выбивает автоматическая касса, продавцы онлайн‑магазинов указывают ФИО кассира. На самом деле этого не было — чек выбил автомат.

При работе на обычной кассе не меняют ФИО кассира при передаче смены или вообще указывают данные директора. Это тоже ошибка.

Ошибка в фамилии кассира может вызвать вопросы у налогового инспектора при проверке. Информация в чеке должна соответствовать действительности.

Ошибка 3. При предоплате выбивают один чек вместо двух

В чем проблема. Проблема в том, что продавцы часто выбивают только один чек — полного расчета. Иногда сложно найти предоплатный чек, а иногда просто ленятся. Это нарушение закона № 54‑ФЗ и грозит штрафом.

Как правильно. Чеков должно быть два: предоплаты — при приеме платежа от покупателя и полного расчета — при передаче заказа.

Есть два исключения, когда можно обойтись одним чеком полного расчета:

1. Если товар клиенту передают в тот же день, когда он оплатил заказ. Например, человек заказал и оплатил игрушку в онлайн‑магазине, курьер в тот же день ее доставил вместе с чеком на полный расчет — это законно.
2. Если бизнес работает на упрощенке и уведомил покупателя, что чек будет один. Например, написал об этом в оферте.

Ошибка 4. Не отменяют исходную операцию при коррекции

• при ФФД версии 1.05 — выбить чек возврата, а потом правильный чек;
• при ФФД 1.1 и 1.2 — выбить чек коррекции с обратным признаком расчета, например «Отмена прихода», а потом правильный чек.

В чеках коррекции указывают, какой чек исправляют. Для этого в чек коррекции нужно вписать фискальный признак документа — ФПД исходного чека.

В чем проблема. Продавцы часто выбивают один чек — чек коррекции с правильными данными, а отмену или возврат не делают. Это ошибка.

Для налоговой работает так: чек коррекции сообщает об ошибках в данных по операции. Получается, что чек коррекции «Приход» без отмены исходной операции прибавляет сумму, которая указана в чеке, к общей сумме поступлений.

Как правильно. При исправлении ошибок вне зависимости от ФФД работает такая логика: отмена исходной операции → корректная операция. То есть чеков всегда должно быть два. При этом в каждом чеке желательно указать ФПД расчета, который исправляют.

Как упростить работу с чеками предоплаты и полного расчета и с чеками коррекции

Если у магазина несколько заказов в день, несложно их отследить и выбить по два чека, а если заказов сотни или тысячи — это становится проблемой. К каждому чеку предоплаты выбивать чек полного расчета — рутинно и утомительно.

Работает это так: продавец выделяет все операции, по которым надо сделать чеки полного расчета, например за какую‑то дату, и нажимает на кнопку. Система проверяет, чтобы в выборку не попали лишние чеки, например чеки возврата, а потом формирует чеки полного расчета по всем чекам предоплаты из выборки.

Групповая обработка чеков поможет и при исправлении ошибок — отмене исходных операций и формировании чеков коррекции. Например, при ФФД 1.05 выбирают неправильные чеки и делают возврат для всей группы. Система сформирует чек возврата для каждого чека в выборке. А потом также группой можно создать чеки коррекции.