Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Но иногда компенсацию выплачивают и без увольнения.

Рассказываем, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, какими налогами она облагается и что будет, если ее не выплатить.

В статье вас ждет бонус 🎁 — предзаполненные шаблоны документов, которые можно скачать и использовать.

Когда можно заменить отпуск компенсацией

Заменить отпуск на деньги можно только в двух случаях:

1. Работнику положены дополнительные отпуска, превышающие 28 календарных дней, — ст. 126 ТК РФ.
2. Работник увольняется, и у него остаются неиспользованные дни отпуска.

Дальше рассмотрим, как это правильно сделать.

Как заменить дополнительный отпуск денежной компенсацией

Для замены отпускных дней на деньги работник должен написать заявление, а работодатель — издать приказ.

В личной карточке работника выплату компенсации за неиспользованный отпуск отражать не обязательно.

Когда нельзя заменить отпуск компенсацией

Ни при каких условиях нельзя заменять денежной компенсацией:

• ежегодный отпуск 28 календарных дней;
• минимальный дополнительный отпуск за работу с вредными и опасными условиями труда — семь календарных дней;
• любой ежегодный отпуск беременным женщинам и работникам до 18 лет.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

29,3 — среднее количество календарных дней в месяце.

Расчетный период для компенсации — 12 календарных месяцев перед увольнением. Месяц увольнения входит в расчетный период, только если человек увольняется в последний день месяца — письмо Роструда от 22.07.2010.

Если сотрудник увольняется 31 марта, расчетный период — с 1 апреля прошлого года по 31 марта текущего. А при увольнении 30 марта расчетный период — с 1 марта прошлого года по 28 февраля текущего.

Среднедневной заработок за неполностью отработанный период считают по формуле:

Если расчетный период целиком приходится на декрет и отпуск по уходу за ребенком, такой период надо заменить на 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в декрет.

Если сотрудник работает меньше года, в расчет идут месяцы, которые он успел отработать.

Для расчета используйте такую формулу:

Если человек отработал:

• 11 месяцев — тогда при увольнении ему полагается компенсация отпуска за полный рабочий год. Даже если эти 11 месяцев получились при округлении;
• от 5,5 до 11 месяцев — надо выплатить компенсацию как за весь год, только если сотрудник был уволен в связи с ликвидацией организации‑работодателя, по сокращению штата или из‑за призыва на военную службу;
• полмесяца и больше — положена компенсация за 2,33 дня в месяц.

Разберем на примере.

Петров устроился в ООО «Ромашка» 15.03.2022, увольняется 29.09.2026. За все это время он был в отпуске 105 дней, из которых 21 день — с 08.09.2025 по 28.09.2025. За расчетный период с 01.09.2025 по 31.08.2026 начислены зарплата 650 000 ₽, отпускные — 40 000 ₽.

Так как расчетный период отработан не полностью, нужно посчитать, сколько в нем было отработанных дней.

Полностью отработал 11 месяцев: 11 месяцев × 29,3 дня = 322,3 дня. А сентябрь 2025 года отработал не полностью: (30 дней − 21 день) / 30 дней × 29,3 дня = 8,79 дня.

Общее количество дней в расчетном периоде: 322,3 дня + 8,79 дня = 331,09 дня.

Затем считаем средний дневной заработок.

База для расчета компенсации — 650 000 ₽, отпускные не учитываем. Средний дневной заработок: 650 000 ₽ / 331,09 дня = 1 963,21 ₽.

Считаем количество дней неиспользованного отпуска.

С 15.03.2022 по 14.09.2026 Петров отработал 54 полных месяца и 15 дней с 15.09.2026 по 29.09.2026, которые округляем до 1 месяца.

Количество дней неиспользованного отпуска за все время работы: 28 дней / 12 × 55 месяцев − 105 дней = 23,33 дня.

Компенсация за неотгулянный отпуск: 1 963,21 ₽ × 23,33 дня = 45 801,69 ₽.

Человеку, который отработал меньше половины месяца, компенсацию платить не надо.

В какой срок выплатить компенсацию за отпуск

Для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением, в законодательстве нет четких сроков. Сотрудник и работодатель могут договориться о сроках выплаты компенсации — например, ее можно выдать с ближайшей зарплатой.

Облагается ли компенсация налогами и взносами

Затраты на выплату компенсации учитываются в налоговом учете как расходы на оплату труда:

• для налога на прибыль — на дату начисления;
• для налога при УСН или АУСН с объектом «Доходы минус расходы» — на дату выплаты работнику.

Штраф за невыплату компенсации

Если работодатель не выплатит работнику при увольнении компенсацию за неиспользованный отпуск и об этом узнает трудинспекция, работодателю грозит предупреждение или штраф — ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽;
• для ИП и малых предприятий — от 1 000 до 5 000 ₽;
• для остальных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.

Компенсацию при этом тоже нужно будет выплатить.

Такие же штрафы можно получить, если заменять деньгами основной отпуск 28 дней, даже если работник не против.

Главное

1. В последний день работы сотрудника работодатель обязан выплатить ему компенсацию за все дни неотгулянного отпуска, которые накопились к моменту увольнения.
2. Для подсчета компенсации есть специальные формулы и правила.
3. Компенсация облагается НДФЛ и всеми страховыми взносами.
4. Если работодатель не выплатит компенсацию, трудовая инспекция может его оштрафовать.
5. Сотруднику, который не увольняется, а продолжает работать, можно заменить часть отпуска денежной компенсацией, только в случае, когда у него есть право на какой‑то дополнительный отпуск. Например, за ненормированный рабочий день. Исключение — дополнительный отпуск за работу с вредными условиями труда. Его можно заменить только в части, превышающей минимальную продолжительность — 7 календарных дней.