BPM, Business Process Management, — концепция управления бизнесом, по которой работа выстраивается и развивается как система взаимосвязанных бизнес-процессов. Автоматизировать такое управление помогают ИТ-системы — BPMS.
Рассказываем, чем поможет бизнесу такое управление, кому подойдет и какие задачи решает автоматизация бизнес-процессов.
Что такое BPM
BPM — это управленческая концепция. Ее смысл в том, что работу бизнеса делят на взаимосвязанные процессы и оптимизируют их.
Бизнес-процесс — это набор действий для достижения целей. Процесс начинается с определенного события и завершается, когда цель достигнута или запущен другой процесс.
Например, процесс «поиск нового сотрудника» состоит из последовательности шагов по работе с резюме соискателя:
- получить резюме;
- внести его в базу;
- рассмотреть резюме;
- отправить письмо и пригласить на собеседование № 1;
- провести собеседование № 1.
Цель — найти нужного сотрудника. На каждом этапе процесс может быть завершен отказом работодателя или соискатель может передумать.
Можно автоматизировать процессы компании и контролировать их исполнение с помощью BPMS, Business Process Management System, — системы управления бизнес-процессами. Проще говоря, программы для автоматизации процессов. Например, Bitrix24.
Управлять бизнес-процессами можно и без BPMS, вручную, но с помощью специальной программы работать проще и быстрее.
Компания «Альфа» планировала оплатить часть счета от компании «Бета» — внести предоплату 50%. Но бухгалтер «Альфы» оплатил счет полностью. Сбой произошел на этапе согласования счета, так как в компании «Альфа» не было BPMS и процессы отслеживали вручную.
Бухгалтер принес счет на подпись, директор согласовал, думая, что бухгалтер помнит о выплате половины суммы. Бухгалтер забыл и перечислил всю сумму по счету. Из-за этого в компании «Альфа» возник кассовый разрыв и не хватило денег оплатить другие важные счета.
Если бы компания внедрила BPMS, оплату счетов можно было бы автоматизировать, контролировать — и не держать в памяти нюансы.
BPMS подойдет бизнесу, где тесно взаимодействуют разные отделы и подразделения. Это, например, производственные, торговые предприятия, интернет-магазины, банки и страховые компании.
Какие задачи помогает решать BPM-система
BPM-система помогает моделировать бизнес-процессы, контролировать их, ускорять и улучшать.
Система автоматизирует ручные процессы, определяет слабые, уязвимые точки в их организации, напоминает о сроках и задачах, собирает данные о процессах — время исполнения, загрузка специалистов, затраты — и отправляет ответственным.
Из каких компонентов состоит BPM-система
Структура BPM-системы:
- Конструктор для моделирования бизнес-процессов — графический редактор, который помогает визуализировать бизнес-процессы с помощью графиков и схем, настраивать правила и логику.
- Пользовательский интерфейс процессов и задач, чтобы сотрудники и руководители могли ставить задачи, расставлять их по приоритетности и выполнять.
- Инструменты для конфигурирования самой BPM-системы — разграничения прав доступа, управления данными.
- Инструменты для разработки компьютерных приложений и их встраивания в другие сервисы бизнеса.
- Решения для формирования отчетов.
- Модули, отвечающие за анализ и мониторинг.
Можно внедрять инструменты частями, но эффективнее использовать все составляющие.
Преимущества BPM-систем
Вот какие преимущества дает бизнесу использование BPM-систем:
- повышают эффективность;
- улучшают качество;
- снижают операционные затраты;
- повышают прозрачность и контроль;
- повышают гибкость и адаптивность.
Повышают эффективность. BPM-системы помогают автоматизировать рутинные задачи, уменьшить время и затраты для их выполнения, снизить вероятность ошибок.
Улучшают качество. Автоматизации бизнес-процессов обеспечивают их соответствие установленным стандартам. Это помогает улучшить качество продукции и услуг, повысить удовлетворенность клиентов.
Снижают операционные затраты. BPM-системы помогают эффективнее использовать время и усилия сотрудников.
Повышают прозрачность и контроль. С помощью инструментов BPM-систем можно контролировать бизнес-процессы в реальном времени, своевременно выявлять узкие места или проблемные ситуации.
Повышают гибкость и адаптивность. BPM-системы позволяют бизнесу быстро адаптироваться к изменениям рынка и изменять процессы под новые требования.
Как выбрать BPM-систему
BPM-система должна не только удовлетворять текущие потребности бизнеса, но и легко адаптироваться к будущим изменениям, чтобы сохранять конкурентоспособность. Вот что нужно сделать:
- четко определить задачи, которые нужно решить с помощью BPM-системы;
- обратить внимание на возможность интеграции BPM-системы с программными продуктами, которые уже используете;
- просчитать стоимость: кроме начальной цены лицензии или подписки нужно учесть долгосрочные расходы на обслуживание, обновление и поддержку;
- изучить отзывы и рекомендации о реальной работе системы, уровне поддержки и возможных трудностях при внедрении. Многие разработчики предлагают бесплатный пробный период — это поможет оценить удобство и функциональность системы в реальных условиях работы бизнеса.
О том, на что стоит обратить внимание при выборе BPM-системы, рассказали в отдельной статье.
Как внедрить BPM в компанию
Когда выбрали подходящую BPM-систему, нужно:
- Сформировать команду проекта, которая будет взаимодействовать с партнером по автоматизации.
- Провести обучение сотрудников.
- Запустить систему в тестовом режиме — это поможет понять, как она работает на практике, удобна ли для пользователей.
Стоит внедрять систему поэтапно, чтобы избежать масштабных ошибок и протестировать ее работу в реальных условиях. После внедрения системы важно регулярно отслеживать результаты и при необходимости вносить корректировки.
Что важно запомнить
- BPM — это концепция управления, представляющая работу бизнеса как совокупность процессов.
- Подойдет бизнесу, у которого много разных подразделений.
- Все процессы можно автоматизировать с помощью BPM-системы, которая настраивается и дорабатывается под конкретный бизнес.
