Что такое BPM‑система и зачем она нужна бизнесу

BPM, Business Process Management, — концепция управления бизнесом, по которой работа выстраивается и развивается как система взаимосвязанных бизнес‑процессов. Автоматизировать такое управление помогают ИТ‑системы — BPMS.

Рассказываем, чем поможет бизнесу такое управление, кому подойдет и какие задачи решает автоматизация бизнес‑процессов.

Что такое BPM‑система

Например, процесс «поиск нового сотрудника» состоит из последовательности шагов по работе с резюме соискателя:

• получить резюме;
• внести его в базу;
• рассмотреть резюме;
• отправить письмо и пригласить на собеседование № 1;
• провести собеседование № 1.

Управлять бизнес‑процессами можно и без BPMS, вручную, но с помощью специальной программы работать проще и быстрее.

Компания «Альфа» планировала оплатить часть счета от компании «Бета» — внести предоплату 50%. Но бухгалтер «Альфы» оплатил счет полностью. Сбой произошел на этапе согласования счета, так как в компании «Альфа» не было BPMS и процессы отслеживали вручную.

Бухгалтер принес счет на подпись, директор согласовал, думая, что бухгалтер помнит о выплате половины суммы. Бухгалтер забыл и перечислил всю сумму по счету. Из‑за этого в компании «Альфа» возник кассовый разрыв и не хватило денег оплатить другие важные счета.

Если бы компания внедрила BPMS, оплату счетов можно было бы автоматизировать, контролировать — и не держать в памяти нюансы.

Цель BPM — минимизировать человеческий фактор и сделать бизнес более предсказуемым.

Чем BPM отличается от CRM, ERP и таск‑менеджеров

Разберемся, чем BPM отличается от других систем автоматизации для бизнеса.

BPM‑система, в свою очередь, организовывает работу всех отделов, поэтому список бизнес‑процессов, которые она охватывает, шире: помимо продаж это финансовый контроль, электронный документооборот, логистика и многое другое. Кроме того, BPM может включать в себя функционал CRM‑системы.

BPM, в свою очередь, объединяет задачи разных отраслей компании в одном бизнес‑процессе и автоматически контролирует их выполнение. Например, вы ведете учет сырья в 1С и в какой‑то момент его остается совсем мало. В таком случае BPM‑система создаст задачу кладовщику на проверку реального остатка, а при подтверждении — заявку на закупку. Единственное, для этого процесса вы должны настроить интеграцию BPM с 1С.

В отличие от таск‑менеджера BPM‑система управляет не разрозненным списком задач, а процессом: она открывает задачу только при соблюдении всех условий — например, когда сотрудник выполнил другую, блокирующую задачу, — и автоматически меняет статус задачи в соответствии с заданным бизнес‑процессом.

Какие задачи помогает решать BPM‑система

BPM‑система помогает моделировать бизнес‑процессы, контролировать их, ускорять и улучшать.

Из каких компонентов состоит BPM‑система

Структура BPM‑системы:

1. Конструктор для моделирования бизнес‑процессов — графический редактор, который помогает визуализировать бизнес‑процессы с помощью графиков и схем, настраивать правила и логику.
2. Пользовательский интерфейс процессов и задач, чтобы сотрудники и руководители могли ставить задачи, расставлять их по приоритетности и выполнять.
3. Инструменты для конфигурирования самой BPM‑системы — разграничения прав доступа, управления данными.
4. Инструменты для разработки компьютерных приложений и их встраивания в другие сервисы бизнеса.
5. Решения для формирования отчетов.
6. Модули, отвечающие за анализ и мониторинг.

Можно внедрять инструменты частями, но эффективнее использовать все составляющие.

Преимущества BPM‑систем

Вот какие преимущества дает бизнесу использование BPM‑систем:

• повышают эффективность;
• улучшают качество;
• снижают операционные затраты;
• повышают прозрачность и контроль;
• повышают гибкость и адаптивность.

Повышают эффективность. BPM‑системы помогают автоматизировать рутинные задачи, уменьшить время и затраты для их выполнения, снизить вероятность ошибок.

Повышают гибкость и адаптивность. BPM‑системы позволяют бизнесу быстро адаптироваться к изменениям рынка и изменять процессы под новые требования.

Кому подойдет BPM‑система

BPM упростит работу, если в вашей компании:

• сложные бизнес‑процессы. Если работа разных отделов тесно связана, а задачи регулярно проходят несколько уровней согласования, сложно контролировать работу вручную. Руководитель может тратить половину дня, чтобы выяснить статус задач. BPM представляет собой единую панель, где можно отслеживать все процессы и их статусы, и оповещает о задержках до того, как они превратятся в кризис;
• жесткий регламент. BPM‑система принудительно направляет задачу следующему сотруднику по заранее согласованной процедуре. Это исключает человеческий фактор и не позволяет нарушить последовательность шагов или пропустить какой‑то этап, что гарантирует соблюдение всех нормативов;
• много сотрудников. Когда людей становится больше 30, устные договоренности перестают работать: один сотрудник делает так, другой иначе, третий пропускает какой‑то этап. BPM помогает подвести процессы под единый формат и следить за их выполнением.

При таких вводных BMP станет незаменимым инструментом для бизнеса: он сделает управление процессами прозрачным и предсказуемым и поможет их упорядочить.

Как выбрать BPM‑систему

BPM‑система должна не только удовлетворять текущие потребности бизнеса, но и легко адаптироваться к будущим изменениям, чтобы сохранять конкурентоспособность. Вот что нужно сделать:

• четко определить задачи, которые нужно решить с помощью BPM‑системы;
• обратить внимание на возможность интеграции BPM‑системы с программными продуктами, которые уже используете;
• просчитать стоимость: кроме начальной цены лицензии или подписки нужно учесть долгосрочные расходы на обслуживание, обновление и поддержку;
• изучить отзывы и рекомендации о реальной работе системы, уровне поддержки и возможных трудностях при внедрении. Многие разработчики предлагают бесплатный пробный период — это поможет оценить удобство и функциональность системы в реальных условиях работы бизнеса.

Собрали для вас топ‑5 BPM‑систем и подсветили главные преимущества каждой:

1. ELMA BPM. У платформы есть интеграция с 1С и встроенная ECM — программа для управления корпоративным контентом, которая поможет упорядочить и сохранить счета, договоры, заявления и другие документы компании. Также благодаря low‑code‑конструктору вы сможете запустить или изменить бизнес‑процесс без навыка программирования. Подходит для госсектора и крупного бизнеса.
2. BPMSoft. Сервис отличается мощной CRM, которая встроена в платформу. В ней есть преднастроенные блоки для управления продажами, маркетингом и сервисом. Вы сможете взять за основу готовый шаблон, а не выстраивать бизнес‑процесс с нуля. У платформы интуитивно понятный интерфейс. Идеален для продаж и сервисных служб.
3. Docsvision. Как и ELMA, имеет ECM. Платформа идеальна для архивного хранения и организации сложного документооборота. Подходит для крупного бизнеса и государственных компаний.
4. Comindware Platform. Лидер на рынке low‑code BPM‑систем. Есть интеграции с API для внешних сервисов. На базе Comindware Platform есть и другие готовые решения под разные потребности: системы управления отношениями с клиентами, управления ИТ‑услугами, разработка нового продукта, система электронного документооборота.
5. «Первая форма». Платформа объединяет управление процессами и интенсивный корпоративный документооборот. Есть множество готовых шаблонов договоров, счетов, приказов, которые сэкономят время сотрудников и помогут выполнить бизнес‑процесс строго по инструкции. Например, при подсчете авансового отчета для сотрудника в командировке бухгалтеру не придется вручную сверять чеки из такси с датами командировки: шаблон сам подтянет данные из графика командировок и, если обнаружится несостыковка, система подсветит нарушение. «Первая форма» подходит юридическим, финансовым, строительным компаниям.

Также на отечественном рынке популярны Directum RX, Naumen BPM, Citeck ECOS, Битрикс24.

Как внедрить BPM в компанию

Когда выбрали подходящую BPM‑систему, нужно:

1. Сформировать команду проекта, которая будет взаимодействовать с партнером по автоматизации.
2. Провести обучение сотрудников.
3. Запустить систему в тестовом режиме — это поможет понять, как она работает на практике, удобна ли для пользователей.

Стоит внедрять систему поэтапно, чтобы избежать масштабных ошибок и протестировать ее работу в реальных условиях. После внедрения системы важно регулярно отслеживать результаты и при необходимости вносить корректировки.

Что важно запомнить

1. BPM — это концепция управления, представляющая работу бизнеса как совокупность процессов.
2. Подойдет бизнесу, у которого много разных подразделений.
3. Все процессы можно автоматизировать с помощью BPM‑системы, которая настраивается и дорабатывается под конкретный бизнес.