Обычно накладную ТОРГ‑12 составляют при отгрузке товара или сразу после нее. В документе указывают данные поставщика и покупателя и сведения о товаре. Разбираем подробности.
🎁 В статье вас ждет бонус — предзаполненный образец накладной. Его можно скачать и заполнить своими данными.
ТОРГ‑12 — это товарная накладная, которая подтверждает передачу товара от продавца покупателю. В ней есть информация:
о сторонах сделки: название компании или Ф. И. О. предпринимателя, адреса, реквизиты;
о товарах: наименование, количество, цена, сумма с НДС, если актуально;
основания для отгрузки: договор или счет.
Товарная накладная по форме ТОРГ‑12
Бланк накладной заполняет продавец, а покупатель подписывает ее при приеме товара. Для продавца документ подтверждает отгрузку товара, а для покупателя — расходы на его покупку.
С 1 января 2026 года электронную форму ТОРГ‑12 отменили. Обмениваться ею через ЭДО больше нельзя. Бумажный формат документа еще действует — приказ ФНС № ЕД‑7−26/28@.
Вместо товарной накладной в ЭДО налоговая служба требует оформлять универсальный передаточный документ — УПД. Он совмещает в себе ТОРГ‑12 или акт и счет‑фактуру. Также УПД можно составлять на бумаге.
Универсальный передаточный документ
УПД обязаны использовать компании и ИП, которые обмениваются документами по ЭДО или продают прослеживаемые товары и работают на УСН, ПСН или ЕСХН. Подготовили для вас предзаполненный образец.
Можно продолжать использовать бумажную ТОРГ‑12 в таких ситуациях:
бизнес пока не готов переходить на УПД из‑за внутренних правил или технических сложностей;
контрагент не использует ЭДО, и ему подходят бумажные документы.
наименования продавца и покупателя, грузоотправителя и грузополучателя;
название, количество, единицы измерения и стоимость товара;
должности и подписи лиц, которые отвечают за отгрузку и приемку товаров.
Банковские реквизиты, телефон, ИНН и КПП можно не указывать.
Как заполнять заголовочную часть ТОРГ‑12
Строка
Как заполнять
Реквизиты грузоотправителя
Ф. И. О. предпринимателя или наименование компании по учредительным документам, ИНН или ОКПО, адрес из ЕГРИП или ЕГРЮЛ
Реквизиты грузополучателя
Ф. И. О. предпринимателя или наименование компании по учредительным документам, ИНН или ОКПО, адрес из ЕГРИП или ЕГРЮЛ.
Если ТМЦ отгружают в адрес филиала или обособленного подразделения — ОП — организации, указывают наименование, адрес ОП.
Можно дополнить ТОРГ‑12 строкой «Адрес доставки», если товар надо передать грузополучателю не по его почтовому адресу, а, например, в порту или на железнодорожной станции
Поставщик
Ф. И. О. предпринимателя, наименование компании, адрес из ЕГРИП или ЕГРЮЛ
Плательщик
Ф. И. О. предпринимателя, наименование компании, адрес из ЕГРИП или ЕГРЮЛ
Основание
Номер и дата договора или заказа‑наряда. Если нет договора, можно указать номер и дату счета, если он является по сути договором
Пример заполнения заголовочной части ТОРГ‑12
Пример заполнения заголовочной части ТОРГ‑12
Табличная часть. Нужно заполнить данные об отгруженных товарах: название, количество, единицы измерения, цену. Необязательные реквизиты — код товара и масса брутто.
Как заполнять табличную часть ТОРГ‑12
Строка
Как заполнять
Код товара
Артикул, внутренний номенклатурный номер товара или код из перечней товаров, облагаемых по пониженным налоговым ставкам или освобождаемых от обложения НДС
Единица
Единицы измерения товара: наименование и код по ОКЕИ. Если в нем нет подходящей единицы, в графе ставят прочерки. Оставлять пустой эту графу нельзя
Цена
Цена товара по договору
Сумма НДС
Если поставщик — плательщик НДС, указывают стоимость товара, отдельной строкой выделяют НДС.
Если поставщик не платит НДС или продает товары, которые освобождены от налога, — ставят прочерки или отметку «Без НДС».
Товары, которые продают с разными ставками НДС, можно оформлять одной накладной. По каждому товару поставщик указывает в графе 13 соответствующую ставку НДС
Пример заполнения табличной части ТОРГ‑12
Пример заполнения табличной части ТОРГ‑12
Если компания доставляет товар до склада покупателя и стоимость перевозки не включена в цену, дополнительно нужно составить транспортную накладную.
Транспортная накладная
Документ подтверждает, что грузоотправитель или грузополучатель заключил с перевозчиком договор транспортировки. Подготовили для вас предзаполненный образец.
Кто и как должен подписать ТОРГ‑12
На документе должны быть подписи лиц, ответственных за оформление документа, с указанием должностей, фамилий, инициалов — пп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 закона № 402‑ФЗ.
Со стороны продавца или грузоотправителя документ подписывают:
в строке «Отпуск груза разрешил» — ИП, руководитель компании, главный бухгалтер или уполномоченное лицо;
в строке «Отпуск груза произвел» — кладовщик, материально ответственное лицо, которое отгрузило товар.
Со стороны покупателя или грузополучателя в строке «Груз получил» / «Груз принял» ставит подпись сотрудник, принимающий товар на складе. Если товар получает представитель по доверенности, указывают ее номер и дату.
Печать на товарной накладной ставить не обязательно. У компании может и не быть печати, это не нарушение. Но если у сторон поставки есть печати, они могут в договоре указать, что на товарных накладных должен быть оттиск.
Собрали в таблицу частые ошибки, которые допускают контрагенты.
Ошибки при заполнении накладной ТОРГ‑12
Ошибка
Пример
Нет обязательных реквизитов
Нет номера, даты, данных продавца и покупателя, подписи
Неверные данные грузополучателя или грузоотправителя
Неправильные или неполные ИНН, КПП, адреса.
Устаревшие реквизиты, например после смены юридического адреса или наименования компании.
Опечатки в названиях компаний
Расхождения с фактическими данными
Количество товара в накладной не совпадает с поставленным.
Наименование или артикул товара не соответствуют договору или спецификации.
Перепутаны партии или серии товара
Некорректное описание товара
Нет единиц измерения (шт., кг, м и т. д.).
Не указана цена за единицу и общая сумма.
Отсутствуют важные характеристики: модель, партия, сорт, если они есть в договоре.
Используются общие формулировки вместо конкретных наименований
Ошибки в подсчетах
Итоговая сумма не сходится с суммой по строкам.
Неправильно рассчитан НДС, или он не выделен, если это нужно.
Округления, которые привели к расхождениям
Проблемы с подписями
Нет подписи ответственного за отпуск товара со стороны продавца.
Нет подписи и расшифровки принявшего товар со стороны покупателя.
Подписи поставили лица без доверенности.
Нет расшифровки подписи — Ф. И. О.
Отсутствие отметок о приемке
Не указано, что товар принят без замечаний.
Если есть расхождения — нет акта расхождений (ТОРГ‑2)
Если в документе будут ошибки, налоговая может:
признать документ недействительным;
не принять документ как подтверждение сделки;
не признать расходы у продавца;
расценить сделку как нереальную.
А еще ошибки могут привести к спорам с покупателем — он может отказаться принимать товар по такой накладной или потребовать замены документа.
Как исправить накладную ТОРГ‑12
Исправить ошибку можно двумя способами:
внести исправление в накладную;
составить новую накладную с верными данными.
Если поставщик предоставил ТОРГ‑12 с ошибками в обязательных реквизитах, товар лучше не принимать и накладную не подписывать. Нужно потребовать новую товарную накладную с верными данными.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Сколько нужно хранить ТОРГ‑12
Товарные накладные ТОРГ‑12 нужно хранить не менее пяти лет. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был последний раз использован в бухгалтерском или налоговом учете. Требование актуально как для поставщиков, так и для покупателей.
Например, накладную на поставку стройматериалов оформили в июле 2026 года. Срок хранения начинают отсчитывать с января 2027 года. То есть ТОРГ‑12 нужно хранить вплоть до конца декабря 2032 года.
Чек‑лист: как правильно хранить документы
Подготовили чек‑лист для тех, кто работает с большим количеством договоров, актов и накладных. Это краткая пошаговая инструкция с советами.
Собираем самые полезные материалы, интересные мероприятия и важные новости в коротких письмах. Вы можете подписаться на одну из рассылок или на все сразу.
62K подписчиков
Дважды в неделю
Как вести бизнес в России
Важные новости, бизнес‑кейсы, разборы законов и практические советы для предпринимателей
15K подписчиков
Раз в неделю
Как зарабатывать на маркетплейсах
Новости торговых площадок, инструкции для селлеров и лайфхаки успешных продавцов
20K подписчиков
Раз в две недели
Мероприятия для бизнеса
Анонсы вебинаров, конференций и других событий для предпринимателей
3K подписчиков
Раз в две недели
Рассылка для бухгалтеров
Новости и советы, которые помогут упростить работу и больше зарабатывать
Какие сложности бывают при оформлении ТОРГ‑12?