Как платить НДФЛ за сотрудников в 2026 году

С выплат сотрудникам работодатель, кроме бизнеса на АУСН, должен удерживать НДФЛ — налог на доходы физических лиц. Перечислять налог в бюджет нужно дважды в месяц, а также два раза представлять уведомления об удержанных суммах — разбираемся.

🎁 В статье вас ждут бонусы — примеры расчета, автоматический онлайн‑калькулятор и предзаполненный шаблон расчета 6‑НДФЛ для скачивания.

Что такое НДФЛ

У офис‑менеджера Петровой оклад — 50 000 ₽, годовой доход — 600 000 ₽.

НДФЛ: 50 000 ₽ × 13% = 6 500 ₽.

Работодатель выдает на руки: 50 000 ₽ − 6 500 ₽ = 43 500 ₽.

Ставки подоходного налога в 2026 году

Ставка НДФЛ зависит от следующих факторов:

• статуса человека: налоговый резидент России или нет;
• вида дохода;
• суммы годового дохода.

Дальше рассмотрим отдельно ставки НДФЛ для резидентов и нерезидентов.

НДФЛ для резидентов

Отдельные доходы облагают по ставке 35%, например материальную выгоду по беспроцентному или низкопроцентному займу от работодателя.

Покажем на примере. Зарплата сотрудника — 270 000 ₽ в месяц. Годовой доход — 3 240 000 ₽.

В сентябре суммарный доход работника с начала года стал 2 430 000 ₽ и превысил 2 400 000 ₽. Поэтому для части заплаты ставка НДФЛ 13%, а для другой — 15%.

Общая сумма налога за год: 2 400 000 ₽ × 13% + 840 000 ₽ × 15% = 438 000 ₽.

НДФЛ для нерезидентов

Доходы некоторых нерезидентов облагаются по прогрессивной ставке НДФЛ — от 13 до 22%. Ставка зависит от суммы дохода в таком же порядке, как и для резидентов.

Какие выплаты облагаются и не облагаются подоходным налогом

НДФЛ облагается большинство доходов, которые получает человек. Например, к ним относятся:

• зарплата и другие выплаты от работодателя;
• вознаграждения по гражданско‑правовым договорам — от аренды, выполнения работ, оказания услуг;
• дивиденды от участия в компаниях;
• выигрыши, например в лотерею или в казино, превышающие 4 000 ₽ в год;
• проценты по вкладам в российских банках;
• стоимость имущества, кроме ценных бумаг, подаренного компанией или ИП;
• стоимость транспорта и недвижимости, подаренных физлицом — не близким родственником;
• доходы от продажи имущества, кроме ценных бумаг, и долей в нем;
• доходы по операциям с ценными бумагами и операциям с производными финансовыми инструментами;
• доходы от реализации долей в уставном капитале российских компаний.

НДФЛ не нужно платить, например, с таких доходов — ст. 217 НК РФ:

• государственные пособия, кроме больничного;
• материальная помощь в связи с рождением ребенка в пределах 1 000 000 ₽, смертью близких родственников, при чрезвычайных обстоятельствах — пожаре, аварии, теракте;
• суточные в пределах лимитов;
• выходные пособия в пределах трех или шести среднемесячных заработков;
• алименты;
• стипендии;
• научные или образовательные гранты.

Полный перечень необлагаемых доходов — в налоговом кодексе.

Налоговые вычеты при расчете НДФЛ

Налоговый вычет — это сумма, которая уменьшает налоговую базу. Это значит, что доход работника можно снизить на сумму вычета и заплатить меньшую сумму НДФЛ.

Все вычеты применяются только к доходам налоговых резидентов, облагаемым НДФЛ, кроме дивидендов и процентов по вкладам.

У менеджера Поповой оклад 50 000 ₽ и есть ежемесячный вычет 1 400 ₽ на ребенка.

С ее оклада работодатель должен удержать: (50 000 ₽ − 1 400 ₽) × 13% = 6 318 ₽. Без вычета получилось бы 6 500 ₽: 50 000 ₽ × 13%.

Вычеты по НДФЛ бывают стандартные, имущественные, социальные, профессиональные и по долгосрочным сбережениям. К последним относятся взносы по договорам негосударственного пенсионного обеспечения, а также суммы на индивидуальных инвестиционных счетах. Ни те, ни другие пока не пользуются популярностью у работников.

Вычеты на себя положены льготным категориям граждан, например инвалидам, участникам боевых действий, чернобыльцам.

С 2026 года при расчете этого лимита нужно учитывать только доходы, которые облагаются по пятиступенчатой шкале НДФЛ. Это, к примеру, зарплата, премии, вознаграждения по гражданско‑правовым договорам.

Доходы, которые облагаются НДФЛ по двухступенчатой шкале ставок, в расчете лимита по детским вычетам не участвуют. Например, к ним относятся дивиденды, проценты по вкладам, районные коэффициенты.

Размер вычета — от 1 400 до 12 000 ₽. Сумма зависит от того, какой ребенок по счету, от его здоровья и статуса родителя.

Вычет 12 000 ₽ суммируется с вычетом в зависимости от очередности ребенка‑инвалида. Так, если он первый, общая величина вычета 13 400 ₽: 12 000 ₽ + 1 400 ₽. По таким же правилам суммируется вычет для опекунов или попечителей ребенка‑инвалида.

Единственному родителю вычет положен в двойном размере: на первого ребенка — 2 800 ₽, на второго — 5 600 ₽, начиная с третьего — 12 000 ₽. Дополнительный вычет на ребенка‑инвалида — 24 000 ₽.

Чтобы получить вычет, сотрудник должен представить работодателю подтверждающие документы, например свидетельство о рождении ребенка. Подавать отдельное заявление на вычет не нужно.

Имущественные вычеты, которые может заявить сотрудник, бывают двух видов:

• на покупку жилья или доли в нем: квартиры, комнаты, жилого дома, земельного участка с готовым домом или для его строительства;
• на выплату процентов по ипотеке.

Работодатель предоставляет вычеты по уведомлению из налоговой. Заявление на получение такого уведомления сотрудник должен подать в инспекцию сам. А та сообщит работодателю, что у сотрудника есть право на имущественный вычет.

Если объект обошелся дешевле 2 000 000 ₽, остаток вычета переносят на следующий объект. Если дороже, вычет будет однократным.

В 2025 году Иван Петров купил квартиру за 7 000 000 ₽. Это больше максимальной суммы вычета 2 000 000 ₽, значит, в дальнейших расчетах участвует эта сумма.

Оклад Ивана — 90 000 ₽. На руки он получает 90 000 ₽ − (90 000 × 13%) = 78 300 ₽.

В марте 2026 года Иван подал уведомление в налоговую на получение вычета. В апреле инспекция предоставила работодателю подтверждение права на вычет.

Начиная с апреля сотрудник получает на руки уже не 78 300 ₽, а 90 000 ₽, а также работодатель вернет ему излишне удержанный НДФЛ за январь — март: 11 700 ₽ × 3 мес. = 35 100 ₽.

Так как сумма доходов Ивана за год — 1 080 000 ₽, то остаток вычета 920 000 ₽ перейдет на 2027 год. Если Иван оформит еще одно уведомление о праве на вычет через работодателя, то в 2027 году сэкономит на НДФЛ 119 600 ₽: 920 000 ₽ × 13%.

Получить вычет по ипотеке можно только по одному объекту недвижимости. Если общая сумма выплат меньше 390 000 ₽, остаток сгорает. При этом сотруднику не нужно ждать полного погашения ипотеки. Он может подавать документы на вычет ежегодно.

Важно, что оба вычета — на покупку недвижимости и выплату процентов — суммируются. Это значит, что максимально сотрудник может сэкономить до 650 000 ₽ НДФЛ, если все его заработки облагаются НДФЛ по ставке 13%.

Социальный вычет может получить сотрудник:

• за лечение себя, супруга, детей, близких родственников, за обучение себя, супруга, брата или сестры, за фитнес для себя, ребенка или родителей‑пенсионеров — до 150 000 ₽ в год по всем расходам;
• за обучение детей — максимум 110 000 ₽ на каждого ребенка.

Если лечение входит в специальный перечень правительства, вернуть можно 13, 15, 18, 20 или 22% от всей потраченной суммы.

При выплате доходов по гражданско‑правовым договорам исполнителю положен вычет в размере документально подтвержденных расходов, связанных с выполнением работ или оказанием услуг.

По авторскому вознаграждению размер вычета такой:

• если получатель дохода может подтвердить затраты документами, то вычет равен расходам;
• если получатель дохода не может подтвердить затраты или они меньше фиксированной суммы, то предоставляют фиксированный вычет. Например, вычет из гонорара за написание статьи — 20%.

Как рассчитать НДФЛ с зарплаты: формула и примеры

Работодателям нужно рассчитывать НДФЛ резидентов по такому алгоритму:

2. Полученную сумму доходов сотрудника нужно уменьшить на предоставленные ему с начала года вычеты по НДФЛ — их сумму тоже считают нарастающим итогом с начала года.

3. Исчислить налог по формуле:

4. Посчитать НДФЛ, который нужно удержать на дату выплаты дохода сотрудника:

Допустим, зарплата руководителя отдела продаж Ильина — 100 000 ₽ в месяц. Ему положен вычет на ребенка до месяца, в котором доход достигнет 450 000 ₽, поэтому начиная с пятого месяца — мая — этого вычета уже не будет.

Зарплату и вычеты на ребенка считаем нарастающим итогом.

В следующем году Ильина повысили до коммерческого директора, теперь его зарплата — 550 000 ₽ в месяц. Вычет на ребенка ему не положен, потому что доход превышает лимит по вычету уже в январе.

В пятом месяце — мае — его доход превысит 2 400 000 ₽, а в десятом месяце — октябре — его доход превысит 5 000 000 ₽. Поэтому уже с мая бухгалтер будет считать НДФЛ по повышенной ставке.

С ноября и до конца года с зарплаты Ильина будут удерживать подоходный налог 99 000 ₽ — по ставке 18%.

Калькулятор НДФЛ поможет правильно исчислить налог и проверить удержания из любого вида доходов.

Как удержать подоходный налог

Рассчитанный НДФЛ работодатель удерживает из ближайшей выплаты сотруднику и перечисляет в бюджет. При этом важны следующие даты:

• день удержания НДФЛ;
• срок уплаты НДФЛ.

Если удержать налог из дохода сотрудника невозможно до 31 января следующего года включительно, то компания или ИП обязаны уведомить об этом налоговую не позднее 25 февраля того же года. То есть за 2025 год — до 25 февраля 2026 года.

Сроки уплаты

То есть порядок такой:

1. Подать уведомление об исчисленных суммах платежей.
2. Перечислить деньги на ЕНС.
3. В последний день срока уплаты НДФЛ налоговая спишет его с ЕНС.

С сентября 2026 года уведомления по НДФЛ можно сдавать сразу на несколько периодов вперед. Если фактические суммы будут больше запланированных, их надо будет уточнить — подать новое уведомление.

Как отчитаться по НДФЛ в налоговую

Компании и ИП — налоговые агенты ежеквартально сдают в налоговую расчет 6‑НДФЛ. В нем показывают все доходы, с которых налоговый агент исчислил и удержал НДФЛ, а также сумму налога. Например, зарплату сотрудников и доходы по гражданско‑правовым договорам и НДФЛ с них.

• за первый квартал — до 25 апреля;
• за полугодие — до 25 июля;
• за 9 месяцев — до 25 октября;
• за год — до 25 февраля следующего года.

Если с начала года не начисляли и не выплачивали доходы физлицам, то формально налоговым агентом компания или ИП не является и подавать нулевой расчет 6‑НДФЛ не нужно. Но если в предыдущие годы подавали расчет, налоговая будет ожидать его и в текущем, а за непредставление может заблокировать счет. Поэтому нулевой 6‑НДФЛ лучше сдать либо подать пояснения, почему его не будет.

Если у работодателя более 10 сотрудников, которые получали выплаты, 6‑НДФЛ нужно сдавать в электронном виде. Если менее — отчитаться можно как электронно, так и на бумаге.

Ответственность за неуплату подоходного налога

Еще могут оштрафовать тех, кто сдает отчетность по НДФЛ не вовремя или с ошибками:

• за опоздание с расчетом — 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки, а при просрочке более 20 рабочих дней налоговая может заблокировать расчетные счета компании или ИП;
• за неправильные сведения в 6‑НДФЛ — 500 ₽ за каждый документ;
• за расчет, представленный неправильным способом, — 200 ₽.

Должностное лицо — директора или главбуха — могут оштрафовать на 300—500 ₽, если он не представил сведения в налоговую, представил их не полностью или с ошибками.