Товаросопроводительные документы в 2026 году: что проверить при поставке товара

Материал содержит темы 18+

При поставке товара важно проверить не только саму партию, но и документы по ней. Без них нельзя нормально принять товар к учету, подтвердить расходы, заявить вычет НДС и разобраться с перевозкой.

В 2026 году часть документов оформляют в электронном виде, а по отдельным товарам дополнительно нужны сведения из специальных систем. В статье разберем, какие документы встречаются при поставке, за что отвечает каждый из них и что проверить на приемке.

Основные документы при поставке

Наиболее распространенными являются 4 документа.

УПД: когда он заменяет несколько документов

В УПД проверьте статус. От него зависит, какие документы он заменяет.

При получении УПД сверьте продавца, покупателя, дату, товарные позиции, количество, единицы измерения и подписи. В УПД со статусом 1 отдельно проверьте цену, ставку НДС и сумму налога.

ТОРГ‑12 и другая первичка на товар

ТОРГ‑12 фиксирует передачу товара покупателю. Вместо нее поставщик может использовать собственную форму накладной, если в ней есть обязательные реквизиты первичного документа: название, дата, стороны операции, содержание поставки, должности и подписи ответственных лиц.

По накладной проверьте:

• поставщика, покупателя и грузополучателя;
• дату отгрузки;
• наименования товаров;
• количество и единицы измерения;
• подписи;
• расхождения по ассортименту, количеству, упаковке и качеству.

Накладная закрывает только приемку товара. НДС по ней не заявляют: для вычета нужен счет‑фактура. Исключение — поставка по УПД со статусом 1, где данные счета‑фактуры уже включены в документ.

Счет‑фактура

Счет‑фактура закрывает налоговую часть поставки. По нему подтверждают сумму НДС, которую покупатель заявляет к вычету. Сам товар принимают не по счету‑фактуре, а по УПД, ТОРГ‑12 или другой первичке.

Запрашивайте счет‑фактуру отдельно, если поставщик передал товар по накладной или по УПД со статусом 2. При УПД со статусом 1 данные счета‑фактуры уже включены в документ, поэтому отдельный счет‑фактура по этой отгрузке не требуется.

При получении в первую очередь проверьте и ставку и сумму НДС, поскольку допущенные ошибки могут помешать вычету.

Транспортная накладная и ЭПД

Документ требуется при перевозке груза автотранспортом. Он фиксирует все стороны процесса и условиях доставки.

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные и часть других перевозочных документов по общему правилу оформляют в электронном виде через оператора ИС ЭПД и размещают в ГИС ЭПД.

При поставке проверьте:

• грузоотправителя;
• грузополучателя;
• перевозчика;
• сведения о грузе;
• совпадение груза с товарными документами;
• кто со стороны магазина или склада подписывает электронный документ;
• есть ли у сотрудника доступ к системе и право подписи.

Если покупатель оплачивает доставку, транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку.

Дополнительные документы для отдельных товаров

Для отдельных товарных групп обычного комплекта документов недостаточно.

Товары с ветеринарным сопровождением. Для мяса, рыбы, молочной продукции и других подконтрольных товаров нужен электронный ветеринарный сопроводительный документ — эВСД. Его проверяют и гасят в «Меркурии».

Алкоголь. Для алкогольной продукции нужен первичный документ на поставку и ТТН ЕГАИС — электронная накладная в системе ЕГАИС. По крепкому алкоголю приемку подтверждают через ЕГАИС. По пиву и слабоалкогольным напиткам проверяют ТТН ЕГАИС, а для маркированной продукции дополнительно сверяют коды в ЧЗ. ТТН ЕГАИС не заменяет накладную, если нужно подтвердить перевозку груза.

Где чаще всего ошибаются на приемке

Типовые ошибки:

• принимают УПД со статусом 2 за замену счета‑фактуры;
• получают ТОРГ‑12 и не запрашивают счет‑фактуру;
• подписывают документы до пересчета товара;
• не фиксируют расхождения по количеству или ассортименту;
• не сверяют коды маркировки;
• не гасят ВСД в «Меркурии».

К примеру, при приемке товара проверили только УПД. Без накладной подтвердить понесенные расходы будет сложно.

Как выстроить приемку документов в 2026 году

Проверяйте поставку в таком порядке:

1. Сверьте товар: количество, ассортимент, упаковку, сроки годности, состояние.
2. Проверьте документ на передачу товара: УПД, ТОРГ‑12 или другую первичку.
3. Проверьте статус УПД. При статусе 2 запросите счет‑фактуру для НДС.
4. Если поставка идет по ТОРГ‑12, проверьте счет‑фактуру отдельно.
5. Если была перевозка, проверьте транспортную накладную или электронный перевозочный документ.
6. По специальным товарам проверьте УПД с кодами маркировки, эВСД или ТТН ЕГАИС.
7. При расхождениях оформите замечания и запросите исправления.

Документы лучше проверять до передачи товара в продажу. Так проще исправить расхождения и не переносить ошибку в учет.

Заключение

При поставке у каждого документа своя роль. УПД фиксирует передачу товара. Транспортная накладная подтверждает перевозку. По маркированным, алкогольным и ветеринарным товарам нужны дополнительные проверки в специальных системах.