Как мы собрали работу рекламного агентства в одном таск‑трекере

Еще год назад, чтобы понять статус одного проекта, приходилось открыть один сервис, проверить второй, уточнить в чате — и каждый раз был риск что‑то упустить. Не потому что команда плохо работала. Просто работа жила в 4 разных системах сразу, и какие‑то процессы неизбежно дублировались.

Меня зовут Анастасия Евсеева, я отвечаю за внутренние процессы и коммуникацию в рекламном агентстве полного цикла Big Media Moscow. Мы на рынке уже 10+ лет. Моя задача — делать так, чтобы команды понимали, кто за что отвечает, где находится проект и что происходит по задачам в любой момент. Далее расскажу, как мы из этого выбрались — и почему из всех вариантов остановились именно на Кайтене.

До 2022 года мы работали в Trello

Там команда вела внешние проекты — все было понятно, привычно и на виду. Нам было удобно работать по канбан‑методу и выстраивать базовую логику работы с задачами.

Но потом сервис объявил об уходе из России. Замену нужно было найти быстро и переехать без потерь. Так мы пришли в Кайтен: понравился функционал, интерфейс показался простым и знакомым. Перенесли проекты через импорт — и казалось, что все проблемы позади.

Но на самом деле это было только начало

В Кайтен переехали только наши внешние проекты. Все остальное мы оставили как есть. Где‑то в команде уже были другие привычные инструменты, где‑то не хватило времени или ресурса, чтобы все сразу собрать в одном месте. В итоге у нас постепенно сложилась ситуация, когда разные команды работали в 4 разных системах.

Сначала казалось, что мы научились гибко подстраиваться под задачи. Но со временем начали проявляться последствия.

Менеджерам приходилось дублировать какие‑то части задач несколько раз: поставил в одной системе — перенеси в другую, напиши исполнителю, проконтролируй, что информация была получена.

Часто приходилось собирать картину по кусочкам: зайти в один сервис, проверить другой, уточнить в чате. И каждый раз был риск что‑то упустить.

В декабре 2025 года произошел переломный момент

К концу прошлого года мы решили найти единую систему, которая позволила бы работать и с внешними, и с внутренними проектами и задачами. Начали смотреть на другие платформы: а может, просто сменить инструмент и начать с чистого листа?

Ответ оказался неожиданным. Все ключевые инструменты для работы у нас уже были:

• канбан, к которому привыкла команда;
• десятки внешних проектов, выстроенных с 2022 года;
• гибкие доступы — каждому видно ровно то, что нужно;
• партнеры, которые были подключены к согласованию прямо внутри задач.

Уйти — значит потерять не только сам инструмент, но и все, что мы успели сделать. И потратить месяцы, чтобы воспроизвести это в другом месте — без гарантии, что станет лучше.

Тогда мы начали делать то, чего не сделали еще в 2022 году: выстраивать в Кайтене не минимум, а полноценное рабочее пространство.

Собрали структуру из 4 уровней

Начали с логики — разобрали, как на самом деле устроена работа внутри агентства. Только после этого стало понятно, как собрать ее в единую структуру. И вот, что у нас получилось:

Первый уровень — база знаний и онбординг. Долгое время я пыталась упаковать всю информацию в большие документы: подробные регламенты, пошаговые инструкции, презентации для новых сотрудников. Красиво оформленные, структурированные, но слишком объемные и местами разрозненные.

Когда сотруднику нужно было быстро решить конкретную задачу — например, закрыть офис на охрану или найти доступ к нужной таблице — сделать это оперативно не получалось.

При этом большие регламенты никуда не делись — они остались на общем диске для тех, кому нужно погрузиться в процессы детальнее. Но в повседневной работе теперь используем именно карточки.

Второй уровень — внутренние проекты. Здесь ведем наши внутренние задачи. Под каждый проект создали отдельное пространство, а внутри разложили работу по направлениям.

Чтобы избежать разнобоя в постановке задач, добавили автоматизированные типы карточек с преднастроенными шаблонами. Раньше каждый менеджер создавал задачу по базовому SMART‑у, но получалось все равно по‑своему. В итоге данные были несистемными, и собрать из них цельную картину было сложно.

Теперь же при создании задачи шаблон описания подгружается для всех автоматически. Остается лишь заполнить обязательные поля — без этого карточка просто не уйдет дальше. У всех команд появился единый воркфлоу — от постановки задачи до ее завершения.

А если задача крупная и затрагивает сразу несколько отделов, разбиваем ее на родительские и дочерние карточки. Родительская уходит в один отдел — например, в креатив — дочерние появляются у смежных участников. Дополнительно маркируем задачи метками по типу и приоритету — чтобы сразу видеть, что горит.

Третий уровень — внешние доски для проектов. Здесь логика другая: работу ведем в формате согласования.

Еще одно удобство Кайтена — гостевые доступы. Они подходят для пользователей, кто не создает и не редактирует доски и пространства, а сразу забирает материалы в работу или согласовывает, оставляя комментарии. При этом оплачивать дополнительные лицензии не требуется.

Четвертый уровень — пространства отделов. Когда задач много, они, как правило, «разъезжаются» по разным пространствам — внешним или внутренним. Раньше руководителю приходилось собирать картину вручную: искать нужные задачи, переключаться между ними, сверять статусы.

Теперь каждый отдел подключает необходимые доски к своему пространству. То есть карточки остаются одни и те же — меняется только «угол обзора».

Если сотрудник передвинул карточку в одном из проектов на следующий этап, статус автоматически обновится везде. То же самое происходит с комментариями и любыми другими обновлениями — синхронизировать вручную больше ничего не нужно.

В итоге руководитель открывает пространство отдела и сразу видит всю картину: загрузку команды, текущие задачи и проекты в работе — без переключения между системами.

Изменения стали заметны сразу

Стало проще с доступами. Еще недавно даже базовые вещи занимали больше времени, чем должны. Например, постоянно приходилось вспоминать, у кого есть доступ к какому сервису, кого куда добавить, где что открыть. Сейчас все собрано в едином пространстве, и переживать за прозрачность не приходится.

Упростился онбординг. База знаний теперь оформлена в виде карточек с вопросами и ответами — так новый сотрудник может сам быстро разобраться в любых процессах, без долгих объяснений.

Впереди — еще немало работы

Базовая структура в Кайтене уже выстроена, но мы продолжаем донастраивать систему под реальные задачи.

В первую очередь хотим довести до конца главный шаг — перевести в Кайтен все департаменты. Часть команды все еще пользуется другими инструментами. Наша цель — собрать все агентство в одном пространстве.

Следующее — ресурсное планирование. В одном из сервисов, от которых мы ушли, было удобное отслеживание загрузки команды — сейчас для нас это слепая зона. В Кайтене этот функционал тоже есть, и мы собираемся его запустить.

Также смотрим в сторону автоматизаций. Сейчас используем только базовую автоматизацию — шаблоны карточек и обязательные поля. Дальше хотим автоматизировать рутинные действия, например работу с метками и статусами. В Кайтене для этого есть специальный AI‑помощник — с него и планируем начать.

И, конечно, продолжаем развивать базу знаний и онбординг — уже внутри Кайтена, чтобы все процессы и инструкции были в одном месте и не распадались на разные источники.

Что стоит учесть руководителям, если они внедряют новую систему

Когда работаешь в большом потоке задач, с крупными командами, внутренними и внешними исполнителями, легко не заметить, как процессов и инструментов становится слишком много.

Если вы проходите через похожий этап, начать можно с нескольких простых шагов:

1. Посчитать, сколько сервисов команда открывает каждый день для работы над одним проектом.
2. Определить, где информация чаще всего дублируется вручную.
3. Собрать внутренние и клиентские процессы в единую структуру, даже если сначала она будет максимально простой.
4. Стандартизировать постановку задач с помощью шаблонов и обязательных полей.
5. Автоматизировать рутину только после того, как базовые процессы станут понятными и стабильными.