В сфере подбора вахтового персонала процессы трудоустройства традиционно остаются фрагментированными: кандидаты взаимодействуют с менеджерами через мессенджеры и звонки, документы передаются вручную, а ключевые этапы — от проверки до подписания договора — требуют постоянного участия сотрудников HR. В результате процесс растягивается во времени, сопровождается ошибками и плохо масштабируется при росте количества вакансий и кандидатов.
Даже при наличии CRM‑систем многие компании продолжают работать в гибридной модели, где часть операций автоматизирована, а часть выполняется вручную. Это приводит к потере прозрачности, увеличению операционной нагрузки и снижению скорости найма.
Задачи проекта и почему он был важен для всей сферы найма вахтовиков
На первый взгляд, задача заключалась в создании цифрового сервиса для подбора и оформления сотрудников. Однако при анализе стало ясно, что основная проблема лежит глубже — в самой организации процессов трудоустройства в отрасли.
В сегменте вахтового найма цифровые решения часто остаются вспомогательными инструментами, а ключевые этапы по‑прежнему происходят вручную: общение в мессенджерах, пересылка документов, ручная проверка данных и офлайн‑подписание договоров.
Экраны регистрации в приложении «Регро Вахта»
Экраны регистрации в приложении «Регро Вахта»
Это приводит к типовым отраслевым проблемам:
высокая зависимость от человеческого фактора и ручных операций;
разрозненность данных между системами и каналами коммуникации;
отсутствие прозрачности статусов для кандидатов и менеджеров;
медленный и плохо масштабируемый процесс оформления.
Поэтому продукт должен был не просто автоматизировать отдельные этапы, а выстроить единый цифровой путь пользователя — от выбора вакансии до подписания договора — с минимальным участием менеджеров.
В процессе анализа мы сформулировали три ключевых инсайта:
Основная задержка возникает не на этапе поиска кандидатов, а на этапе обработки документов и согласований.
Пользователи ожидают понятного и самостоятельного сценария взаимодействия без постоянного участия менеджеров.
Интеграция разрозненных инструментов в единую систему даёт кратный прирост эффективности по сравнению с точечной автоматизацией.
На основе этих инсайтов мы предложили гипотезу продукта: если объединить вакансии, документооборот, проверки службы безопасности и подписание договоров в единой платформе, пользователь сможет самостоятельно пройти весь путь трудоустройства, а бизнес — управлять процессом централизованно через интеграцию с CRM.
Аналитика и построение концепции. Работу начали с изучения текущих процессов трудоустройства: как кандидаты откликаются на вакансии, как менеджеры обрабатывают заявки и где возникают узкие места.
Из сложностей мы отметили, что отсутствие единого процесса и различия в сценариях работы разных команд усложняли формализацию требований. Каждый отдел использовал свои инструменты и подходы.
В итоге мы провели декомпозицию процессов и выделили универсальный пользовательский сценарий, который лег в основу платформы. Это позволило объединить разные практики в единую систему без потери гибкости.
Проектирование продукта и UX. Мы спроектировали интерфейсы мобильного приложения и веб‑версии с учётом разных ролей пользователей и сценариев использования.
Сложности этапа начались в следующих процессах:
необходимость учитывать разные роли (кандидат, HR, менеджер, служба безопасности);
большое количество статусов и переходов между этапами;
необходимость сделать сложный процесс максимально простым для пользователя.
Как решение, мы ввели ролевую модель интерфейса и упростили пользовательский путь: каждая роль видит только релевантные функции, а ключевые действия сведены к минимальному количеству шагов.
Каталог вакансий вахтовиков в «Регро Вахта»
Каталог вакансий вахтовиков в «Регро Вахта»
Разработка и интеграции. Реализовали мобильное приложение и веб‑платформу с интеграцией в CRM Bitrix24 и внешние сервисы.
Сложности этапа наблюдались в синхронизации данных в реальном времени между системами, обеспечении стабильности при большом количестве операций и необходимости масштабирования без роста нагрузки на команду.
Как итог, мы использовали API и WebHooks для обмена данными, выстроили событийную модель обновления статусов и обеспечили устойчивую архитектуру, способную обрабатывать рост нагрузки.
Визуальные решения для приложения «Регро Вахта»
Визуальные решения для приложения «Регро Вахта»
Автоматизация документов и подписания. Ключевой функционал — работа с документами: загрузка, распознавание, проверка и подписание.
И, конечно же, сложностей на этом этапе возникло немало. В первую очередь они были связаны с обработкой документов разных форматов и качества, необходимостью юридически корректного подписания и защитой персональных данных.
Как решение, мы реализовали автоматическое распознавание документов, интеграцию со службой безопасности и подписание через SMS с фиксацией действий пользователя, обеспечив юридическую значимость процесса.
Сервис объединяет весь цикл трудоустройства в одном продукте:
подбор вакансий;
загрузка и проверка документов;
интеграция со службой безопасности;
подписание договора через SMS;
синхронизация с CRM Bitrix24 в реальном времени.
Особое внимание уделено целостности данных и прозрачности статусов — все участники процесса видят актуальную информацию без необходимости ручного уточнения.
Регро Вахта превратил разрозненный и ручной процесс трудоустройства в единый управляемый цифровой сценарий.
Сотрудники проходят оформление самостоятельно — от отклика до подписания договора — без постоянного взаимодействия с менеджерами. HR и операционные команды получают инструмент контроля вместо ручной обработки данных.
Экран «Мой профиль» в веб‑версии «Регро Вахта»
Экран «Мой профиль» в веб‑версии «Регро Вахта»
Собрали несколько рекомендаций для компаний, которые планируют реализовать похожие решения:
начинать с анализа реальных процессов, а не с автоматизации отдельных функций — это позволяет избежать «лоскутной» цифровизации;
проектировать систему вокруг пользовательского сценария, а не вокруг внутренних подразделений и их инструментов;
заранее закладывать интеграции с CRM и внешними системами, чтобы избежать необходимости перестраивать архитектуру на этапе масштабирования.
Благодаря приложению процесс стал быстрее, прозрачнее и масштабируемее: сокращается время найма, уменьшается количество ошибок, а бизнес получает систему, способную расти без пропорционального увеличения команды.
