Как распечатать договор в 1С: пошаговая инструкция

В этой инструкции мы покажем, как распечатать договор в 1С: от проверки и редактирования шаблонов до формирования договора и приложений. Вы узнаете, какие данные должны быть заполнены, как настроить макеты под нужды вашей компании и зачем стоит создавать собственные шаблоны.

Что такое печатные формы и зачем они необходимы

Печатная форма не меняет сам документ в базе, а лишь отображает его в удобном для чтения и подписания виде. Все реквизиты — данные организации, контрагента, суммы, ставки НДС, условия оплаты — подтягиваются автоматически из соответствующих справочников и регистров. Это снижает количество ручной работы и минимизирует риск ошибок при подготовке документов.

В 1С предусмотрены формы, подходящие для многих документов. Однако если этих шаблонов недостаточно для нужд компании, можно создавать свои собственные формы, либо модифицируя стандартный шаблон с внесением необходимых изменений, либо разрабатывая новый шаблон, который подключается к 1С в качестве внешней обработки.

Как настроить печатную форму в 1С:Бухгалтерии

Для того чтобы изменить шаблон печатной формы, существует два способа. Эксперты Scloud предлагают использовать один из этих вариантов в зависимости от поставленной задачи:

• редактировать общий список макетов;
• внести правки в конкретную форму документа.

При этом изменять можно только элементы, отвечающие за внешний вид, не затрагивая логику работы документа. К таким элементам относятся текстовое наполнение, шрифты, границы таблиц, добавление изображений и другие параметры оформления.

Вариант №1. Настройка макета документов доступна через «Администрирование». В данном разделе переходим в пункт «Печатные формы, отчеты и обработки», после чего открываем «Макеты печатных форм». В этом разделе отображается полный список всех доступных форм в программе. Чтобы внести изменения, нужно выбрать макет и нажать кнопку «Изменить макет» в верхней части окна.

Вариант №2. Открываем конкретную печатную форму договора либо иного документа и нажимаем меню «Еще», далее пункт «Перейти к макетам печатных форм». В таком случае редактирование будет доступно только для текущей формы.

Когда правки будут завершены, сохраните результат, нажав «Записать и закрыть».

Договор 1С: печать без ошибок

Рассмотрим на примере 1С:Бухгалтерии, каким образом можно выполнить печать договора. После проведения документа нажимаем кнопку «Печать». Нажав на нее, вы увидите, что из созданного счета можно распечатать сразу несколько разных документов.

В 1С предусмотрена возможность распечатки двух видов счетов, чтобы пользователь мог выбрать вариант, наиболее подходящий для конкретной ситуации.

Счет на оплату — это стандартный документ, который формируется без печатей и подписей, подходящий для внутренних целей или предварительного согласования.

Счет на оплату с печатью и подписями — более официальный вариант, который содержит факсимильные подписи и печати, что делает его готовым к отправке клиенту или для бухгалтерского учета.

Для наглядного примера рассмотрим второй вариант. На скриншотах, представленных консультантами по 1С Scloud, видно, как выглядит счет.

Если данные, из таблице ниже указаны корректно, то документ можно отправлять на печать.

Ошибки в данных часто становятся причиной задержки платежа, возврата документов на корректировку или расхождений в бухгалтерском учете у сторон. Поэтому финальная сверка реквизитов и условий оплаты перед печатью помогает избежать лишних согласований и ускоряет процесс оплаты.

После сверки вернемся в раздел печатных форм и выберем пункт «Договор», чтобы сформировать соответствующий документ.

Откроется список доступных шаблонов договора, из которого можно выбрать нужный для печати.

Выберем один из шаблонов и посмотрим, какие элементы входят в его состав.

При открытии шаблона договора на экране появляется окно с его содержимым. Любые необходимые корректировки можно внести прямо в текст документа, после чего обязательно нажмите «Сохранить». В некоторых случаях отдельные поля могут оставаться пустыми — это значит, что соответствующая информация либо отсутствует в базе, либо для нее нет предусмотренного справочника. Такие данные можно ввести вручную, после чего сохранить изменения и распечатать документ.

Давайте посмотрим, как выглядит и формируется форма печати «Приложение к договору».

Зачем создавать собственные шаблоны в 1С

Консультанты по 1С от Scloud рекомендуют использовать собственные шаблоны, чтобы повысить эффективность работы и упростить ежедневные процессы. Создавая собственные шаблоны для документов, вы значительно облегчаете работу с печатными формами в 1С. Индивидуальные шаблоны позволяют сразу подстраивать макеты под потребности вашей компании: заполнять важные поля, корректно отображать реквизиты, добавлять фирменные логотипы и подписи. Это сокращает время на подготовку документов, минимизирует риск ошибок и делает печатные формы более понятными.

Дополнительно собственные шаблоны помогают закрепить единый формат документов внутри компании. Все договоры и приложения оформляются по одинаковым правилам, что упрощает проверку и снижает вероятность расхождений в формулировках. В результате документооборот становится более системным и предсказуемым.