Как составить служебную записку?
Алексей спрашивает: «Мне нужно написать служебную записку на имя руководителя. До этого никогда ее не оформлял. Подскажите, что такое служебная записка и есть ли какие‑то требования, как правильно ее написать?»
🎁 В статье вас ждет бонус — примеры оформления служебных записок для разных ситуаций.
Что такое служебная записка и чем отличается от докладной
Служебная записка — это внутренний документ для коммуникации между сотрудниками и руководством или разными подразделениями. Ее цель — зафиксировать рабочие вопросы, сообщить информацию, объяснить действия или попросить о чем‑то.
- Бизнес не будут штрафовать за непредставление «нулевых» налоговых деклараций
- Производители косметики просят снизить страховые взносы в четыре раза
- Четверть компаний в России планируют сократить штат до конца 2026 года
- Порог доходов для уплаты НДС на УСН не будут снижать до 2030 года
- Гостевым домам посоветовали код ОКВЭД
- Wildberries запустил контейнерные поставки с таможни на склады маркетплейса
Виды служебных записок
Официальной классификации таких записок нет, вот традиционное деление:
- пояснительная — развернуто описывает вопрос, ситуацию или действия сотрудника, дает дополнительную информацию по проблеме;
- объяснительная — разъясняет ситуацию, которая касается нарушения трудовой дисциплины, профессиональную или коммуникационную ошибку сотрудника, описывает контекст такой ситуации;
- аналитическая — содержит сведения, которые помогают разобраться в ситуации или проблеме, выделить рекомендации по улучшению;
- материальная — содержит просьбу о выделении ресурсов или документирует действия с имуществом компании: принятие, передачу, учет.
Еще служебные записки бывают распорядительными — когда руководитель закрепляет задачу за подчиненным, инициативными — для улучшения процессов или внедрения идей и ходатайственными, по которым согласуют закупки и распределение бюджета.
Как составить служебную записку
Такую записку еще называют «служебкой». Унифицированной формы нет. Работодатель может установить требования, как написать документ, в локальном нормативном акте компании. Например, в инструкции по делопроизводству.
При составлении локальных правил можно руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97‑2025.
Если нужно написать служебную записку, стоит уточнить у работодателя, есть ли какие‑то внутренние правила по ее оформлению. Обычно в документе должна быть такая информация:
- Кому адресована записка.
- ФИО сотрудника, который составил записку, его должность и структурное подразделение.
- Название документа. Например, служебная записка о повышении в должности.
- Содержание записки.
- Отметка о приложениях, если они есть.
- Дата и подпись составителя записки.
Служебные записки оформляют и на бумаге, и в электронном виде. Во втором случае можно использовать любую электронную подпись.
Дальше рассмотрим несколько примеров бланков служебных записок: об изменении зарплаты и штатного расписания, нарушениях в работе, покупке инвентаря.
Как оформить служебную записку об изменении зарплаты или повышении в должности
Такую записку обычно составляет руководитель подразделения и направляет ее директору. Например, в ней может быть предложение повысить оклад работникам. В служебной записке нужно обосновать свою просьбу или предложение.
Как составить служебную записку о нарушениях в работе
Такую записку составляют, если, например, сотрудник не выполняет свои обязанности или пренебрегает техникой безопасности. При этом руководитель или коллега считает, что работника нужно наказать. В записке нужно изложить, что случилось. Можно прописать меры, которые нужно принять, — отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.
Как написать служебную записку о покупке инвентаря
Служебная записка нужна, чтобы обосновать разовые крупные покупки, например оргтехники. Еще ее составляют сотрудники, если они приобретают что‑то за свой счет, скажем канцтовары. Тогда на основе служебной записки и авансового отчета работодатель возместит им расходы на покупку.
Документ нужен сотрудникам, которые получают деньги компании или ИП под отчет. Например, на командировку или покупку канцелярии в офис. Сотрудник должен заполнить отчет, приложить к нему подтверждающие документы и отдать их в бухгалтерию.
Сроки хранения
Срок хранения служебной записки зависит от повода ее составления. Посмотреть правила по этому типу документов можно, например, в пунктах 17, 20, 47, 48, 159, 186, 382, 383, 519, 520, 587, 588 и 611 перечня из приказа Росархива № 236.
Вот сроки хранения популярных типов служебных записок:
- 1 год — информационные записки, которые не стали поводами для изменения важных решений в компании, например о соблюдении дисциплины труда;
- 3 года — записки с важными сведениями, которыми могут заинтересоваться надзорные органы: например, отчет об инвентаризации или акт с неисправностями станков;
- 5—75 лет — записки, которые повлияли на решения руководителей: например, директор по‑новому распределил задачи в команде или выделил бюджет на масштабный проект.
Если потерять или выбросить служебную записку раньше срока, юрлицу придется уплатить штраф до 10 000 ₽, а должностному лицу — до 5 000 ₽.
Как подать служебную записку
Многие компании и ИП пользуются системами электронного документооборота, ЭДО, поэтому отправляют и получают служебные записки по интернету так:
- Найти шаблон записки, которая подходит под повод.
- Вписать данные в пустые поля: адресата, отправителя, цель обращения и дату.
- Заверить записку.
- Отправить ее на согласование или исполнение.
Если бизнес не подключен к ЭДО, он обменивается служебными записками по электронной почте: прикладывает к письмам документы в формате PDF или DOCX.
Задайте вопрос про бизнес
Эксперты помогут разобраться в теме. Например, как считать налоги на УСН с 2025 года, отпустить сотрудника в отпуск или выбрать товар для выхода на маркетплейс. Ответим на почту, это бесплатно.
Оформляете ли вы служебные записки?