Компании и ИП, которые исчисляют НДС по ставкам 0, 10 или 20%, могут уменьшить налог к уплате. Вычесть из суммы налога можно только тот НДС, что поставщики выставили бизнесу в счете‑фактуре при покупке товаров, работ или услуг или перечислении аванса. То есть документ позволяет покупателю подтвердить право на вычет налога.
Рассказываем, что такое электронный счет‑фактура, чем документ отличается от бумажного аналога и как бизнесу с ним работать.
Что такое электронный счет‑фактура
Электронный счет‑фактура, ЭСФ, — это документ, который фиксирует поставку товаров, работ или услуг между продавцом и покупателем или перечисление предоплаты от второго первому. Он содержит информацию о стоимости товаров, работ или услуг либо сумме аванса, а также ставке и сумме НДС.
В отличие от бумажного аналога, электронный счет‑фактуру подписывают квалифицированной электронной подписью и отправляют контрагенту через оператора электронного документооборота.
те, кто продает прослеживаемые товары. Это импортные товары из особого перечня. Например, в нем холодильники, стиральные машины, детские коляски;
те, чей контрагент работает с электронными документами.
Остальной бизнес может выставлять бумажные счет‑фактуры.
Электронный счет‑фактуру, как и бумажный аналог, нужно выписать и направить в течение пяти календарных дней с момента передачи товара, выполнения работ или оказания услуг или со дня получения предоплаты.
Счет‑фактуру на бумаге или в электронном виде составляют по типовой форме.
Счет‑фактура
Бланк счета‑фактуры заполняют при выполнении операции, которая облагается НДС. Документ позволяет покупателю на общей системе налогообложения получить вычет НДС и снизить его налог к уплате.
Для обмена ЭСФ продавцу и покупателю нужно получить квалифицированную электронную подпись, КЭП, и зарегистрироваться в системе электронного документооборота — ЭДО. Как выбрать подходящую систему и перейти на ЭДО — подробно рассказали в отдельной статье.
Продавец составляет ЭСФ по формату из приказа налоговой службы.
Правильно заполнить реквизиты контрагента в счет‑фактуре поможет специальный сервис налоговой службы. Для этого нужно указать ИНН, КПП партнера, дату сделки и нажать «Проверить».
После того, как продавец составил ЭСФ, план действий сторон такой:
Продавец формирует счет‑фактуру в электронном виде, подписывает КЭП и отправляет покупателю через своего оператора ЭДО.
Оператор ЭДО отправляет продавцу уведомление о том, что файл с ЭСФ принят, в нем нет технических ошибок и он дошел до покупателя.
Покупатель получает и проверяет документ. Если ЭСФ оформили правильно, покупатель через своего оператора направляет продавцу извещение об этом.
Если в счете‑фактуре ошибки, покупатель формирует уведомление об уточнении. Продавец переоформляет ЭСФ и направляет его покупателю повторно.
Как и бумажный документ, электронный счет‑фактуру нужно зарегистрировать: продавцу — в книге продаж, покупателю — в книге покупок, а потом хранить в электронном виде в течение минимум пяти лет. Распечатывать документ не нужно.
Когда нужен корректировочный ЭСФ и порядок работы с ним
Продавец оформляет корректировочный счет‑фактуру, когда стороны сделки договорились изменить объем или цену товаров, работ или услуг. Документ нужно составить в течение пяти дней после того, как подписали соглашения об изменении условий сделки. Он должен содержать все изменения, которые внесли в первоначальный счет‑фактуру.
Алгоритм действий такой же, как и с первичным счет‑фактурой. Документ вместе с уведомлением о внесении изменений направляют покупателю через оператора ЭДО. Покупатель проверяет полученный корректировочный ЭСФ и вносит соответствующие изменения в свой учет.
Корректировочный счет‑фактура
Корректировочный счет‑фактуру оформляют, когда стороны сделки договорились изменить объем или цену товаров, работ либо услуг.
Что важно запомнить
Электронный счет‑фактура, ЭСФ, фиксирует поставку товаров, работ или услуг между продавцом и покупателем или перечисление предоплаты, содержит информацию о стоимости и НДС.
ЭСФ подписывают квалифицированной электронной подписью и отправляют через оператора электронного документооборота.
Оформление ЭСФ обязательно для прослеживаемых товаров, таких как импортные товары из специального перечня.
Для работы с ЭСФ нужны квалифицированная электронная подпись и регистрация в системе электронного документооборота.
Продавец должен выписать и направить ЭСФ в течение пяти календарных дней с момента передачи товара, выполнения работ, оказания услуг или со дня получения предоплаты.
Ошибки в ЭСФ можно исправить с помощью корректировочного счета‑фактуры, который оформляют при изменении объема или цены товаров, работ или услуг.
Продавец и покупатель обязаны регистрировать ЭСФ в книге продаж и покупок, а затем хранить документ в электронном виде минимум пять лет.
Собираем самые полезные материалы, интересные мероприятия и важные новости в коротких письмах. Вы можете подписаться на одну из рассылок или на все сразу.
62K подписчиков
Дважды в неделю
Как вести бизнес в России
Важные новости, бизнес‑кейсы, разборы законов и практические советы для предпринимателей
15K подписчиков
Раз в неделю
Как зарабатывать на маркетплейсах
Новости торговых площадок, инструкции для селлеров и лайфхаки успешных продавцов
20K подписчиков
Раз в две недели
Мероприятия для бизнеса
Анонсы вебинаров, конференций и других событий для предпринимателей
3K подписчиков
Раз в две недели
Рассылка для бухгалтеров
Новости и советы, которые помогут упростить работу и больше зарабатывать
