Что такое должностная инструкция
Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.
Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.
Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.
Зачем нужна должностная инструкция
Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.
В должностной инструкции указывают, какие у работника есть обязанности, кому он подчиняется, на что имеет право и какую ответственность несет за нарушение трудовой дисциплины.
Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.
Если сотрудник нарушает свои обязанности, его можно наказать. Составили чек‑лист, как правильно действовать работодателю в этом случае. В чек‑листе вы также найдете шаблоны документов, которые пригодятся при оформлении дисциплинарного взыскания.
Виды должностных инструкций
Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.
Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.
Олег и Денис — рабочие в автомастерской, в трудовых книжках у обоих написано «автомеханик». Но Олег специализируется на шиномонтажных работах, а Денис — на ремонте двигателей и электроники. Олег не может ремонтировать двигатели — не хватает квалификации, а отправлять Дениса менять шины нерационально: его рабочее время стоит дороже.
Чтобы было понятно, кто чем занимается, для каждого из них нужно составить отдельную должностную инструкцию. В таком случае Олега не заставят лезть под капот, а Дениса не уволят, если он откажется переставлять колеса.
Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.
На стройке трудятся десять разнорабочих: носят стройматериалы, кабели, штрабят стены и укладывают кирпич. Каждый из них должен уметь делать то же, что и остальные. Для них можно составить типовую инструкцию. Работники будут знать, на что они подписываются, а работодатель сможет отказаться от услуг тех сотрудников, которые не выполняют какой‑то из видов работ.
В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.
Что должно быть в должностной инструкции
У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.
Чаще всего структура должной инструкции такая:
- заголовок;
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимодействие.
Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.
Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.
Функции и должностные обязанности. Здесь нужно подробно описать, чем именно сотрудник занимается. Лучше писать конкретно, без общих фраз: кондитер печет торты и делает десерты в соответствии с картами блюд; редактор пишет тексты по тематике, порученной шеф‑редактором; офис‑менеджер заказывает канцелярские товары и организует рабочие места сотрудников.
Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.
Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.
Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.
Как утвердить должностную инструкцию
Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.
Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.
Образец должностной инструкции
Вместе с юристом мы подготовили для вас несколько шаблонов должностной инструкции. Вы можете скачать универсальный образец или воспользоваться типовой инструкцией:
- для руководителя проекта;
- для руководителя отдела продаж;
- для помощника руководителя;
- для секретаря руководителя;
- для заместителя генерального директора;
- для заместителя директора;
- для технического директора;
- для коммерческого директора;
- для финансового директора;
- для директора магазина;
- для начальника производства;
- для бухгалтера;
- для бухгалтера по расчету зарплаты;
- для бухгалтера‑кассира;
- для главного бухгалтера;
- для заместителя главного бухгалтера;
- для делопроизводителя;
- для маркетолога;
- для менеджера по продажам;
- для менеджера по закупкам;
- для менеджера по персоналу;
- для менеджера по работе с клиентами;
- для специалиста по кадрам;
- для специалиста по планированию;
- для администратора гостиницы;
- для продавца;
- для кассира;
- для кладовщика;
- для сторожа;
- для начальника охраны;
- для охранника;
- для уборщицы;
- для дворника;
- для повара;
- для официанта;
- для специалиста по охране труда;
- для юриста;
- для главного инженера;
- для ведущего инженера;
- для инженера;
- для инженера ПТО;
- для водителя;
- для диспетчера;
- для прораба;
- для преподавателя СПО;
- для методиста;
- для учителя;
- для учителя начальных классов;
- для классного руководителя;
- для библиотекаря;
- для специалиста архива;
- для психолога;
- для медсестры;
- для лаборанта;
- для системного администратора;
- для инженера‑программиста;
- для программиста;
- для дизайнера;
- для экономиста;
- для товароведа;
- для заведующего хозяйством;
- для заведующего складом;
- для главного механика;
- для механика;
- для техника;
- для воспитателя;
- для офис‑менеджера;
- для SMM‑специалиста;
- для разнорабочего;
- для грузчика;
- для экспедитора;
- для электрика;
- для электрогазосварщика;
- для слесаря по ремонту автомобилей;
- для слесаря‑сантехника;
- для слесаря‑ремонтника;
- для фрезеровщика.
Должностную инструкцию составляют в свободной форме. В ней прописывают права, обязанности, ответственность и требования к квалификации сотрудника. Должностная инструкция помогает руководителю защитить свои интересы — например, предусмотреть наказание за нарушения.
Что важно запомнить
- Должностная инструкция — это документ, в котором детально прописаны все обязанности работника.
- Инструкция может быть типовой — для должности, или индивидуальной — для конкретного человека.
- Чтобы утвердить должностную инструкцию, ее должны подписать два человека: работник, который будет ее выполнять, и руководитель компании или ИП или уполномоченный ими представитель.
- Правильно оформленная должностная инструкция может стать решающим аргументом во время спора в трудовой инспекции или в суде.
