Сто договоров в день — и ни одного потерянного: кейс MGCom и WeJET

Когда агентство ежедневно обрабатывает свыше сотни договоров, документы превращаются в слабое место бизнеса. Что произошло в цифровом пространстве MGCom, когда она доверила перестройку своего документооборота системе 1С:Документооборот КОРП 3.0? Рассказываем в кейсе ниже.

MGCom — одно из ведущих digital‑агентств на российском рынке: более 18 лет работы, сотни клиентов, десятки сотрудников и сотни договоров ежедневно. Но с ростом компании традиционные процессы согласования перестали справляться: маршруты затягивались, версии документов терялись, руководству не было видно, на каком этапе находится дело.

Когда ERP оказалась перегружена, агентство занялось переосмыслением и выстраиванием нового документооборота. В результате внедрения 1С:Документооборот КОРП 3.0 с интеграцией в ERP и внешние сервисы согласования MGCom смогли радикально ускорить работу, снизить количество ошибок и вернуть прозрачность управления.

Кейс MGCom

Исходная проблема. В MGCom процессы развивались естественно — вместе с ростом компании. ERP‑система, изначально настроенная для финансового и проектного учёта, со временем обросла многочисленными кастомизациями. Добавлялись новые поля, формулы, статусы, но сама архитектура оставалась прежней.

Документы дублировались, путались версии, часть файлов хранилась на локальных дисках, часть — в ERP, а переписка по согласованиям велаcь в мессенджерах и почте. У руководства не было возможности оперативно понять, на каком этапе находится договор и кто застрял в процессе.

ERP‑система, перегруженная кастомными сценариями, начала работать медленнее, а попытки автоматизировать маршруты внутри неё только усиливали сложность.

Предложенное решение. После обследования текущей инфраструктуры была выбрана стратегия: вынести документооборот в отдельный, специализированный контур, но связанный с ERP через двустороннюю интеграцию.

В качестве платформы выбрали 1С:Документооборот КОРП 3.0 — гибкое решение, способное не только хранить документы, но и управлять процессами согласования, контролем сроков, уведомлениями и задачами сотрудников.

Первым шагом стала декомпозиция процессов. Были описаны все типы документов и их маршруты: договоры с клиентами, внутренние приказы, заявки на закупку, счета и акты. Для каждого вида определили участников, этапы, сроки и условия переходов.

Особое внимание уделили ролевой модели. Были прописаны права доступа для разных подразделений, чтобы сотрудники видели только актуальные для них документы. Это позволило повысить безопасность и снизить «информационный шум».

Далее началась техническая настройка маршрутов согласования. Была реализована система с автоматическими уведомлениями по почте и телефону, напоминаниями о просроченных задачах и возможностью подписания прямо из интерфейса. Каждый этап сопровождается чекпоинтами — промежуточными статусами, которые дают прозрачность и управляемость процессу.

Параллельно шла интеграция с Контур‑Диадок, где MGCom ведёт внешний электронный документооборот. Это позволило объединить внутренние и внешние цепочки — от создания договора до отправки контрагенту и получения подписи.

Ход проекта

Этап 1. Диагностика и моделирование. Аудит бизнес‑процессов показал, чтомногие сценарии дублируются: один и тот же документ мог запускаться в нескольких ветках, а при изменении версии приходилось согласовывать всё заново. Специалисты предложили унифицированную схему: единый маршрут с гибкими ветвлениями по типу документа и сумме договора.

В результате удалось сократить количество шаблонов с 25 до 7 типовых маршрутов. Это стало базой для последующей автоматизации.

Этап 2. Тестовая среда и кастомизация. Для внедрения была развёрнута тестовая среда, полностью повторяющая инфраструктуру MGCom. На ней отрабатывались все маршруты, проверялась логика уведомлений и интеграция с почтой. Сотрудники участвовали в тестировании, оставляли комментарии и предложения.

Были добавлены несколько нестандартных доработок, которых нет в базовом решении 1С. Например, встроенные уведомления в Telegram для топ‑менеджеров о поступлении документов на подпись, а также механизм быстрой смены статуса по e‑mail‑ответу (без входа в систему).

Чтобы избежать дублирования данных, система проверяет уникальность номеров документов и контрагентов. Дополнительно реализована синхронизация справочников — сотрудники MGCom теперь работают с единым каталогом контрагентов, проектов и типов документов.

Результаты

Через три месяца после внедрения MGCom ощутило реальный эффект. Время согласования договоров сократилось в два‑три раза. Раньше согласование крупного контракта могло занимать до трёх дней, теперь — считанные часы.

Благодаря интеграции с ERP исчезли дубли и ручные загрузки файлов. Контур‑Диадок теперь автоматически получает подписанные документы, а вся переписка фиксируется в истории.

Ключевой показатель — снижение трудозатрат на 30 %. Сотрудники перестали тратить время на поиск документов и уточнения статусов. Юридический отдел смог сосредоточиться на проверке содержания, а не на отслеживании маршрутов.

Для руководства добавили сводные отчёты: сколько документов находится на каждом этапе, сколько просрочено, какие департаменты перегружены. Это дало инструмент для управленческой аналитики и оценки KPI.

Вывод

MGCom превратило хаотичный поток договоров и согласований в управляемую, прозрачную систему. Теперь все документы проходят по автоматическим маршрутам, согласуются в электронном виде и фиксируются в единой базе. ERP работает быстрее, Контур‑Диадок интегрирован без ручных загрузок, а отчёты формируются по кнопке.

Для digital‑агентства, где скорость и точность — ключевые факторы конкурентоспособности, это стало ощутимым шагом вперёд.

Редактор: Александр Шаптала