Автоматизация вместо тетрадки: как во Flowwow запускали систему учета

Команда Flowwow, изучив эту и другие проблемы, создала систему учета для цветочных магазинов. Рассказываем, как разрабатывалось приложение, как оно функционирует сейчас и какие задачи помогает решать.

Что такое Hoog и зачем мы решили его создать

За годы тесного взаимодействия с селлерами мы обратили внимание на одну закономерность: продавцы, которые использовали в работе системы учета, быстрее росли на площадке. Несмотря на существование различных многопрофильных программ, большинство владельцев небольших магазинов не анализировали метрики своего бизнеса и продолжали фиксировать данные в тетрадке. Кто‑то был не готов оплачивать дорогую подписку, кому‑то не хватало времени разбираться в настройках программ.

Многие продавцы считали, что любая система учета — это сложно, а значит, потребует найма профильного сотрудника и времени на то, что может и не принести результата впоследствии. Это становилось проблемой для большинства предпринимателей: они самостоятельно закрывали сразу несколько позиций — от флориста до курьера — и физически не успевали заниматься учетом.

Без структурированных данных предприниматели теряли ключевую информацию о бизнесе: не могли точно определить, сколько цветов стоит закупить к празднику, какую наценку поставить на букеты, чтобы выйти в прибыль, и не отслеживали, партии каких товаров продаются быстрее.

Другими словами, предприниматели не понимали, где зарабатывают, а где теряют деньги

К тому же мало кто занимался формированием клиентской базы и системой лояльности. В нише укоренилось мнение, что стимулировать повторные покупки во флористике невозможно: клиенты покупают цветы не более пяти раз в год, чаще всего в праздники и с длинными перерывами. Эта установка мешала видеть потенциал в клиентской базе и готовить персональные предложения для покупателей, что напрямую ограничивало рост выручки. Проблема усугублялась отсутствием простой автоматизированной системы учета, аналогичной тем, что уже давно работают в сферах красоты и общепита.

Проанализировав эти кейсы, мы решили создать собственную ERP, адаптированную под нужды цветочных магазинов.

Как мы разрабатывали концепцию приложения

Понимая боли пользователей, мы сформулировали основные параметры, которые должны быть у ERP.

Мобильная версия. Это критически важно для владельцев небольшого бизнеса, которые постоянно находятся в режиме многозадачности и физически не могут всегда носить с собой ноутбук. Доступ и возможность контролировать данные в любое время, без привязки к месту должны быть всегда под рукой. Также система учета в телефоне оставляет свободным рабочий стол флориста, не загромождает его проводами или дополнительным оборудованием. К тому же мобильные решения зачастую более удобные и быстрые.

Понятный интерфейс. Приложение должно быть максимально простым, чтобы разобраться в нём мог человек любой квалификации и без дополнительного обучения. Например, сделать так, чтобы всю основную информацию по учету, заказам, клиентам и аналитике можно было найти на таббаре.

Бесплатный доступ. Обычно для работы со специализированными программами нужно оплатить не только тарифный план, но и подключение каждого нового сотрудника или филиала. Для малого бизнеса это может стать серьезной статьей расходов, которую они предпочтут опустить, особенно если не понимают в принципе, в чем заключается ценность учета. Поэтому нам было важно принять во внимание и этот момент.

От гипотез к решению

Учитывая все эти знания, в конце 2022 года мы приступили к разработке проекта. Первый релиз приложения состоялся уже в апреле 2023‑го. В тот момент это были скорее тесты: мы расширяли базовый функционал и собирали обратную связь от пользователей. В конце июня Hoog официально вышел на рынок.

За довольно быстрым запуском стояло несколько сложных технических решений. Во‑первых, мы сразу выбрали делать не мобильную обертку для веб‑интерфейса, а полноценное мобильное приложение. Это серьезно усложнило разработку, так как готовых референсов такой архитектуры для приложений учета на рынке не было и многие решения приходилось создавать с нуля.

Во‑вторых, чтобы не писать код с чистого листа и запуститься быстрее, мы переиспользовали часть базы приложения «Flowwow для курьеров». Изначально Hoog задумывался как мобильный калькулятор для простого учета, который мы планировали постепенно докручивать. Но довольно быстро выяснилось, что старая архитектура, рассчитанная на простые задачи, предназначенные для курьера, не подходит для логики сложной ERP‑системы. Фундамент перестал выдерживать нагрузку, и команде пришлось тратить время на переписывание кода, вместо того чтобы сразу масштабировать продукт.

Несмотря на технические вызовы, мы продолжали двигаться вперед. Первое время мы сосредоточились на создании функционала классической системы учета. Но в процессе, погружаясь в исследования и проверяя гипотезы, поняли, что в приложении важно заложить инструменты прогнозирования и роста для бизнеса.

Всю разработку мы разделили на три этапа.

Проведение исследований. Первым делом мы провели серию интервью с владельцами цветочных магазинов, разговаривали с разными группами потенциальных пользователей, выявляли их боли и пытались понять, каким образом они пытаются их закрыть. На основе этого исследования мы выделили основную целевую аудиторию продукта — владельцы одного (реже — двух) цветочных магазинов, которые не ведут учета в системе.

Большинство таких предпринимателей стараются закрыть задачи бизнеса минимальным количеством персонала и зачастую берут все операционные процессы на себя. Их основная проблема — тотальная нехватка времени на стратегическое планирование. Предприниматели не успевают вести прозрачный учет и, как следствие, не понимают, какие каналы продаж работают лучше, с каких товаров они больше зарабатывают, как изменение цен влияет на количество продаж, а также сколько денег уходит на комиссии, сборы и доставку маркетплейсов.

Многие респонденты говорили, что ставят цены на глаз, без понимания реальной себестоимости, и часто продают букеты себе в убыток. Также продавцы жаловались, что аналитика данных вручную часто приводит к ошибкам. Из‑за этого работа в пиковые периоды превращается в хаос, контролировать действия сотрудников и правильно отслеживать остатки становится невозможным. Все это вело к финансовым потерям.

Создание базового функционала. Из результатов исследования мы вывели перечень функций, которыми предприниматели пользуются в учете ежедневно. Сюда вошли модули оформления поставки товара, проведение продаж и списаний, инвентаризации, создания штучного товара и составного букета. Их мы разрабатывали в базовой версии на протяжении полугода.

Подключение сложных систем. На последнем этапе работы над приложением мы внедряли функционал, который бы помог автоматизировать рутинное ведение учета и повлиять на рост бизнеса, в том числе занялись подключением кассы, но потратили на задачу чуть больше времени, чем планировали. Из‑за того что все магазины используют разные модели оборудования, среди которых немало уже устаревших, сложно было подобрать единое решение. Помимо этого, напомню, что наше решение полностью мобильное, поэтому синхронизация через провод с кассой нам не подходила. Выходом стало соединение по Wi‑Fi. Это решение было новым для рынка систем учета, поэтому данную фичу мы разрабатывали практически с нуля.

У такого подключения были свои сложности:

• при нестабильном интернете данные могли передаваться с перебоями;
• не все кассы поддерживали подключение одновременно нескольких устройств;
• некоторые кассы не могли поддерживать подключение долгое время;
• возникала и специфическая техническая проблема: касса отключалась, когда телефон, с которого осуществлялось управление, уходил в спящий режим.

Тем не менее мы исправили большинство багов. Сейчас 10% пользователей успешно пользуются интеграцией с кассой, автоматически загружая данные о продажах в приложение.

Еще одной сложностью была интеграция с Flowwow: она заняла много времени, около двух кварталов. Кроме написания кода для Hoog, требовались изменения и в коде Flowwow.

Постепенно мы добились синхронизации данных магазина маркетплейса с системой и отладили аналитику. Интеграция, по нашей задумке, должна влиять на вовлеченность пользователей в ведение учета, ведь это напрямую влияет на их рост на площадке. Чем последовательнее и регулярнее предприниматели будут вести аналитику (вовремя оформлять списания и следить за тем, чтобы букеты не стояли слишком долго), тем выше их магазины будут подниматься в списке выдачи маркетплейса. Помимо этого, интеграция данных с Flowwow должна сократить время на ведение учета. По нашим данным, предприниматели сэкономят до 22 часов в неделю.

Сейчас мы продолжаем исследовать аудиторию, чтобы внедрять нужные фичи, интеграции с внешними системами и дорабатывать базовый функционал. Постоянно общаемся с продавцами, спрашиваем, что в приложении делать особенно неудобно и что бы они хотели видеть в идеальной системе учета. Это позволяет понять реальные потребности пользователей при разработке.

Как обратная связь помогала нам развивать приложение

Работу с обратной связью мы делим на три блока.

Глубинные интервью. Примерно 2–3 раза в неделю мы встречаемся или созваниваемся с пользователями, чтобы выявить скрытые потребности или проблемы. Мы подробно опрашиваем предпринимателей, как они работают с приложением, выявляем боли пользователей. Далее стараемся придумать решения, которые помогут их закрыть. Так, одной из острых нужд, которую мы выявили в ходе многочисленных интервью, была автоматизация ведения расходов. Оказалось, что селлеры выгружают данные из системы учета, формируют таблицы в Excel, а затем вручную их сводят. Эта информация помогла нам доработать функционал раздела «Расходы». В новой версии все статьи трат можно будет вносить в одном месте и видеть аналитику с учетом аренды, зарплат и других расходов бизнеса.

Обращения в техподдержку. Все сообщения клиентов мы собираем и систематизируем. Это бесконечный поток ценных идей, который помогает определять наиболее острые проблемы.

Оценка «отвалившихся» пользователей. В этом блоке мы выходим на связь с пользователями, которые установили приложение, зарегистрировали там магазин, но по каким‑то причинам не стали вести учет или остановили работу. Это один из самых сложных способов сбора обратной связи, потому что звонить приходится пользователям, незаинтересованным в разговоре и доработке приложения, которым они не пользуются. Зато результаты таких бесед показывают нам критические проблемы ключевых функций приложения и онбординга.

Собранную информацию мы приоритизируем по двум критериям: количество обращений и влияние недоработок функционала на ключевые метрики продукта.

Благодаря отзывам пользователей мы добавили в приложение возможность корректировать данные о поставках. Оказалось, что продавцы часто вносили неверные данные о товарах или регистрировали их по ошибочной цене, но потом не могли исправить неточность. Это происходило по разным причинам: поставщики путали номенклатуру, привозили товар по новой цене или не в том количестве и качестве, которое было зафиксировано в заявке. Неверные данные в приложении сбивали аналитику за весь период.

Мы сразу занялись этой задачей, но пришлось повозиться дольше обычного и детально проработать техническую часть фичи. В планах — доработать этот функционал до конца года.

Цель — сделать Hoog умным помощником

Сейчас проект вступает в фазу инноваций. Мы выводим его из категории классической системы учета и делаем из него инструмент, который помогает бизнесу расти. В будущем приложение сможет подсказывать бизнесу его слабые и сильные стороны, а также возьмет на себя расчеты и прогнозы.

На данный момент Hoog предоставляет аналитику так же, как и другие системы учета, с разбивкой по периодам и категориям, но не выдает прогнозов на основе данных. В будущем мы бы хотели превратить приложение в умного помощника, который сможет анализировать цифры и предлагать подсказки предпринимателю. Так, он автоматически покажет, что продажи определенного сорта роз выросли на 30% по сравнению с прошлым месяцем. Умная товарная матрица будет отслеживать не только прямые продажи, но и то, как разные товары связаны между собой. Например, она сможет определить, что белые розы расходятся быстрее не потому, что их чаще покупают отдельно, а потому, что они входят в пять популярных композиций.

Это довольно громоздкое техническое решение, и если выбрать слишком сложный путь, то разработка может растянуться на годы. Мы определили для себя два подхода для реализации этой задачи. Первый — внедрить в продукт формулы для прогнозирования закупок, в том числе и в пики. Второй — создать ИИ‑помощника, который сможет давать советы по ведению бизнеса, комментировать аналитику и на основе формул и трендов рынка подсказывать, что и в каком объеме необходимо закупить, а что убрать из ассортимента. Тогда, по нашей задумке, бизнесу придется реже тушить пожары, получится уделять больше внимания творческой части своей работы — развитию проекта.

Чему нас научил запуск Hoog: 5 советов для предпринимателей

Оцените боль пользователя и ее размер. На стартовых этапах создания продукта нужно понять, какую проблему вы решаете и нужно ли это пользователям. Важно убедиться, что боль достаточно велика и на ней можно построить бизнес. Затем нужно представить продукт и попробовать продать несуществующее. И если отклик будет, то можно начинать.

Не ждите идеала. Если вы развиваете существующий проект, помните: на любом этапе продукт должен быть достаточно хорош. Не стоит откладывать релиз в ожидании совершенства — оно может не наступить, а время будет упущено. Гонка за идеалом отнимает много времени и ресурсов, которые можно потратить на фокусные задачи. Лучше придерживаться подхода «обновление решает задачу — можно двигаться дальше».

Ускоряйте проверку гипотез. Чем больше гипотез вы проверите, тем лучше будете понимать потребности пользователей.

Будьте ближе к пользователю. Именно ваш клиент — главный источник инсайтов и крутых решений. Проводите регулярные интервью и встречи с ними — это может помочь сделать неожиданные открытия. Также пользуйтесь своим приложением или проектом сами, смотрите на него глазами клиента. Это лучший способ увидеть реальные сценарии и недостатки.

Знайте ключевые цифры вашего бизнеса. Важно проводить регулярный анализ проделанной работы, фиксировать результат и делать вывод о состоянии продукта и бизнеса в целом.