Топ‑5 рисков при работе с фрилансерами, и как их минимизировать

Моему агентству больше трех лет, и с первого дня я работаю с фрилансерами. Со многими мы эффективно сотрудничаем на протяжении длительного времени, делаем классные проекты и профессионально растем. Но были в моей практике и кейсы, которые ясно показали, с какими неприятными последствиями может столкнуться бизнес, нанимая фрилансеров.

В этой статье я поделюсь опытом и расскажу, как находить «своих» сотрудников среди десятков резюме и минимизировать риски.

Почему бизнес выбирает фрилансеров

В последние несколько лет кадровый голод — одна из острых проблем российского бизнеса. Так, по данным SuperJob, в 2023 году в специалистах нуждались более 85% компаний. А в 2024‑м, согласно исследованию Банка России, обеспеченность кадрами снизилась до исторического минимума.

Причем гибкость работает в обе стороны. Малый и средний бизнес не готов платить 300–500 тысяч рублей сильному специалисту в штате, но может предложить достойный гонорар за часть его времени, не требуя эксклюзивного сотрудничества. Фрилансер же может совмещать несколько проектов, выстраивая комфортный график, регулируя уровень дохода и учитывая собственные интересы.

Еще один важный момент: современные фрилансеры — это, как правило, миллениалы с опытом в нескольких компаниях. У них уже есть насмотренность, сформированное понимание рабочих процессов и четкие ожидания от работодателя. С ними проще коммуницировать: они зрелые, осознанные, часто сами умеют выстраивать работу и заботятся о репутации.

Однако и рисков в этой истории немало.

Риск № 1. Фрилансер может уйти в любой момент — даже из ключевого проекта

Это оборотная сторона той самой гибкости и свободы, о которой я говорила выше. Если фрилансер, «не обремененный» соцпакетом, оплачиваемым отпуском и долгосрочными обязательствами, находит более выгодное предложение или теряет интерес, он просто уходит. А бизнесу приходится срочно искать замену и разруливать последствия.

У нас в агентстве был именно такой случай. Сотрудник, ведущий нескольких ключевых клиентов, в один из понедельников объявил, что получил привлекательный оффер и уходит. Буквально одним днем. Это был большой удар — и по команде, и по клиентам. Самое интересное, что я в течение нескольких недель чувствовала: что‑то не так. Пыталась выйти на прямую коммуникацию. Но сотрудник уверял, что все в порядке, хотя параллельно искал другие предложения.

Как минимизировать риск?

Задавайте прямые вопросы. Например: «Насколько тебе комфортно и интересно с нами работать? Какие у тебя карьерные планы?».

Выстраивайте атмосферу доверия, а не контроля. Показывайте фрилансеру, что вы воспринимаете его не как подчиненного, за каждым шагом которого нужно следить, а как партнера, с которым вы вместе идете к общей цели. Чем выше уровень доверия к руководителю, тем ниже вероятность внезапных уходов.

Риск № 2. Онлайн‑эффект: не всегда понятно, кого именно нанимаешь

Фрилансеры работают удаленно. Поэтому у руководителя нередко нет возможности встретиться с сотрудником, чтобы понять его истинную мотивацию и жизненный ритм, оценить уровень вовлеченности. За самой вежливой перепиской может скрываться усталость, хаос или даже выгорание.

Однажды мы взяли в команду девушку, которая поначалу отлично себя проявила — была искренне заинтересована в работе, на всех зумах сидела с блокнотом и записывала, с энтузиазмом брала задачи. Но затем она стала регулярно выпадать из коммуникации: не читала сообщения других сотрудников, пропускала дедлайны. В нашей выстроенной системе начались сбои. Оказалось, что до этого девушка работала исключительно в найме и просто не понимала, как выстроить свою работу на фрилансе.

Как минимизировать риск?

Созванивайтесь и общайтесь не только по задачам. Узнавайте, как живет человек, чем он дышит, в каком он сейчас состоянии. Не обязательно, чтобы это делал владелец компании. Так, у нас есть CEO, который находится в регулярной коммуникации с сотрудниками и «мониторит» в том числе их эмоциональный фон.

Регулярно проводите стратегические сессии. Мы с ключевыми сотрудниками встречаемся раз в год, обычно сразу после зимних каникул, и обсуждаем не только рабочие, но и личные цели и способы их достижения. Такая «околокоучинговая» работа помогает укреплять связи и позволяет своевременно «считывать» риски.

Транслируйте публично свои принципы работы и свою философию. Это поможет сразу отсеивать кандидатов, которые не разделяют ваши ценности и не готовы работать в вашем ритме.

Риск № 3. Уверенности больше, чем компетенций

Некоторые фрилансеры отлично умеют себя подать: уверенно общаются, оперативно отвечают, готовы брать сложные задачи и максимально вовлечены во все процессы. Но как только дело доходит до реальных проектов, оказывается, что их личные качества не способны компенсировать отсутствие базовой подготовки. Особенно это касается достаточно узких сфер — например, пиара в СМИ.

Другая сторона этой проблемы — внушительные резюме и качественные портфолио, которые оказываются лишь фасадом. С этой проблемой мы сталкиваемся особенно часто при найме копирайтеров. Нам присылали добротные тексты, ссылки на опубликованные статьи в СМИ. Мы брали сотрудника, давали ему задачи, а затем получали крайне слабые материалы, написанные при помощи нейросетей. Такие тексты невозможно было использовать. То ли портфолио было фейковым, то ли человек по каким‑то причинам решал, что с нами можно работать спустя рукава — но результат не соответствовал ожиданиям и нашему уровню качества.

Как минимизировать риск?

Не полагайтесь на портфолио, а внедрите систему тестовых заданий. К примеру, сегодня мы добавляем в чат, где можно брать задачи, только тех копирайтеров, которые сдали тестовую статью на заданную тему. Чаще всего предлагаем написать текст для бренд‑медиа нашего агентства — так мы можем оценить реальные навыки, умение соблюдать дедлайны и при этом не несем репутационных рисков перед клиентами и редакторами СМИ. Если материал соответствует техническому заданию, выполнен на достойном уровне, он оплачивается по стандартной ставке и мы переходим к полноценному сотрудничеству.

Ищите тех, кто усиливает, а не дублирует. Это очень полезный принцип, особенно если команда у вас небольшая, а задачи — разного профиля. Мы, к примеру, целенаправленно ищем недостающие «пазлы» и строим команду, где один — отлично питчит в Forbes и РБК, второй — умеет находить релевантные подкасты, третий — силен в офлайн‑ивентах.

Риск № 4. Юридические и налоговые сложности

Любые трудовые отношения, которые не оформлены официально, потенциально угрожают бизнесу. Например, самозанятый не фиксирует выплаты и не делает отчисления, и налоговая может заинтересоваться «неформальными» выплатами с вашего счета. Плюс отсутствие документов осложняет любые споры и урегулирование конфликтов.

Как минимизировать риск?

Письменно фиксируйте все договоренности. Даже если задача несложная, а сумма гонорара небольшая, лучше четко прописать, какой результат вы ждете от фрилансера, в какие сроки и сколько заплатите за выполненную работу.

Работайте с ИП или самозанятыми через специальные сервисы. Например, платформы «Я.Занят», «Самозанятые.рф» и подобные позволяют автоматически формировать отчетные документы и удаленно их подписывать.

Платите официально и вовремя. Это дешевле, чем решать проблемы постфактум.

Риск № 5. Хаос во внутренних процессах

Даже самый ответственный фрилансер не сможет работать в структуре, которой не существует. Если нет понятных дедлайнов, форматов отчетности, ответственных лиц — возникнет хаос. А следом за ним придут проблемы с клиентами, выгорание и кассовые разрывы.

Отсутствие четких регламентов создает ощущение неуправляемости — кто за что отвечает, где хранятся необходимые данные, когда ждать отчеты. Поэтому мы в агентстве примерно год выстраивали базовую структуру, и до сих пор продолжаем ее шлифовать. Сегодня у нас есть формы отчетов — внутренних и клиентских, еженедельных и ежемесячных. Есть своя система аналитики результатов, общая база контактов и документов, которой занимается отдельный сотрудник. Мы разработали удобные форматы для понедельничных коллов с пиар‑специалистами, для продающих созвонов, для распаковки клиентов.

Как минимизировать этот риск?

Выстройте базовые процессы. Важно, чтобы при найме нового сотрудника вы четко понимали, не только, что ему поручите, но и как будете его собеседовать, в каких планерках он будет участвовать, какие отчеты сдавать, к каким документам ему нужно выдать доступ.

Назначьте ответственных за каждый участок работы. К примеру, у наc CEO стратегически курирует работу PR‑менеджеров, PR‑менеджеры ставят задачи Джуниорам и копирайтерам, а редактор контролирует качество текстов и помогает авторам их доработать.

Введите понятные правила и внутренние регламенты. Так, крайне важно обговорить на старте график работы. Понятно, что у фрилансера он гибкий, но какие‑то опорные точки должны быть: проверять почту два раза в день, предупреждать, в какие часы ты доступен, а когда можешь пропасть со связи — это залог здоровой и взрослой коммуникации. Также полезно вводить чек‑листы (как писать тексты, как оформлять отчеты, как пользоваться базой данных) и иметь четкий план на случай нештатных ситуаций — например, если требуется подменить заболевшего (или резко уволившегося) сотрудника или решить конфликтную ситуацию с клиентом.

Red flags: какого фрилансера точно не стоит нанимать?

Этот список у меня появился только в тот момент, когда пошел активный поток найма. Он довольно субъективный, но в моем случае эти «звоночки» никогда не оборачивались эффективным сотрудничеством.

Отсутствие авторитетов и перекос в ролях. Личные границы — это хорошо, но до тех пор, пока они не превращаются в стены, мешающие коммуникации. У нас был кандидат, который сразу дал понять: это не вы меня выбираете, а я вас. Я же уверена: уважение должно быть взаимным, даже если работа строится на горизонтальных отношениях.

Экстралояльность. Я публичный человек, веду блоги, делюсь мыслями, опытом, ошибками. Понятно, что люди этим проникаются, начинают очень хорошо ко мне относиться. Но если сотрудник «западает» на меня как на лидера — это тревожный сигнал. Когда сотрудник начинает буквально «обожествлять» личный бренд руководителя, он теряет профессиональную дистанцию. Восхищение может быстро смениться разочарованием и разрушить рабочие отношения. Так что если ваш фрилансер — первый, кто лайкает каждую вашу сторис, присмотритесь. Вполне возможно, что это уже не про лояльность, это про зависимость.

Деньги как единственная мотивация. У нас небольшая компания, мы не платим миллионы, но предлагаем достойные зарплаты на уровне рынка. Но когда человек с первой минуты диалога говорит только о финансах, не обсуждая задачи, вклад, ценности — это тревожный сигнал. Разговор о зарплате должен быть честным, но не единственным. Если фрилансер не проявляет ни малейшего интереса к проекту или клиенту — он не выдержит темпа, сложности и нестабильности, с которыми часто сталкиваются агентства.

Обман. Для меня это сразу «до свидания» — вне зависимости от масштаба. Любое искажение информации или даже сокрытие проблем подрывает доверие. А без него, как мы уже выяснили, ничего не работает.

Чтобы работа с фрилансерами была эффективной, важно выстраивать ее как систему: с прозрачной коммуникацией, структурой и сильным лидером, который будет для команды флагманом и ценностным ориентиром.

Хороший фрилансер — это партнер, который готов усиливать команду. Но чтобы такие люди пришли (и остались!), руководителю нужно быть готовым к честному диалогу — в том числе с самим собой. Тогда и потенциальные риски получится превратить в точки роста.