Нужно ли составлять акт при работе с самозанятыми?
Читатель Кирилл спрашивает: «Прочел на сайте налоговой, что при работе с самозанятыми нужно составлять акт выполненных работ, но в письме налоговой службы от 20.02.2019 № СД‑4-3/2899@ сказано, что чека достаточно. Что делать?»
👍 Ставьте лайк, если статья оказалась полезной.
Акт выполненных работ нужен не всегда
Обычно акт о выполнении работ подписывают с самозанятым при приемке работы: заказчик сам решает, нужен ли такой документ. Закон не обязывает составлять его в каждом случае. Если заказчику необходим акт, нужно попросить, чтобы самозанятый его составил: это обязанность исполнителя. Но проще выслать ему готовый шаблон, чтобы самозанятый просто внес в него свои данные и расписался.
В документе фиксируют результат труда самозанятого. Без акта сложнее доказать налоговой, что исполнитель получил плату за результат, а не за время исполнения заказа. Также документ признается письменным доказательством в суде, а значит, в большинстве ситуаций разумнее его все‑таки составить.
Акт нужен, чтобы подтвердить передачу результатов работы заказчику и их приемку. Шаблон документа можно скачать по кнопке и заполнить своими данными.
При мелких сделках до 10 000 ₽, например когда самозанятый разово проконсультировал компанию или ИП, акт можно не оформлять. Достаточно чека из приложения «Мой налог».
Рекомендуем составлять акт в таких ситуациях.
Самозанятый получает аванс. Выплату самозанятому можно включить в расходы в день, когда он завершил работу или оказал услугу — эту дату подтверждает акт. Учесть аванс в расходах отдельно в другой день нельзя.
Работа выполняется в несколько этапов. Например, ремонт квартиры или создание сайта. Тогда завершение каждой стадии фиксируется актом, который служит еще и основанием для поэтапной оплаты. Если вознаграждение самозанятого зависит от объема выполненной работы или оказанной услуги, акт фиксирует количество задач, которые он выполнил за конкретный период. Например, сколько статей написал за месяц или сколько раз он оказал курьерские услуги за неделю.
Работы или услуги сформулированы в договоре размыто. Например, в виде работ указано «юридическое сопровождение» или «маркетинг и реклама в интернете». В акте самозанятый детализирует, что именно он сделал, чтобы у заказчика и налоговой не было сомнений в реальности работ или услуг.
Нужно аннулировать чек. Если заказчик перечислил лишнее, он может попросить самозанятого аннулировать чек и сделать возврат. Чтобы не возникло вопросов к обеим сторонам во время налоговой проверки, нужно составить акт и сослаться на него при отмене чека.
Если чек аннулируют из‑за того, что в нем была ошибка, акт поможет сторонам подстраховаться: в нем есть данные об исполнителе, виде работ и дате их выполнения.
Возникли разногласия. Например, самозанятый выполнил работу некачественно и заказчик уменьшает цену работы или услуги.Если самозанятый сорвал сроки или испортил арендованное оборудование и заказчик из‑за этого уменьшил его вознаграждение, акт с замечаниями послужит доказательством в суде, что работа выполнена некачественно.
Нужно определить начало гарантийного срока для работ. Он, как правило, исчисляется с даты подписания акта.
- Бизнес не будут штрафовать за непредставление «нулевых» налоговых деклараций
- Производители косметики просят снизить страховые взносы в четыре раза
- Четверть компаний в России планируют сократить штат до конца 2026 года
- Порог доходов для уплаты НДС на УСН не будут снижать до 2030 года
- Гостевым домам посоветовали код ОКВЭД
- Wildberries запустил контейнерные поставки с таможни на склады маркетплейса
Как подтвердить расходы
Акт — это первичный учетный документ, и без него могут возникнуть проблемы при налоговых проверках. Документ поможет обосновать расходы для целей бухгалтерского и налогового учета.
Если вы работаете на ОСН или на УСН «Доходы минус расходы», при работе с самозанятым нужно взять чек и акт выполнения работ. Оба документа нужны, чтобы учесть налоговые расходы. Если не будет акта и вы уменьшите налогооблагаемую базу за счет этих расходов, у налоговой могут быть претензии.
Однако основной документ, который подтверждает доход самозанятого и расход заказчика, — чек, сформированный в приложении «Мой налог». Без чека компания или ИП не сможет уменьшить налоговую базу.
Но даже если исполнитель выдал компании чек при расчете, а потом его аннулировал и не вернул деньги, расходы все равно можно учесть — главное, чтобы сумма выплаты, данные заказчика и наименование работ или услуг в чеке, который выдал самозанятый, совпадали с договором.
Акт нужен для подстраховки: например, когда самозанятый получает аванс, дату расходов определяют именно по дате акта, а не чека на аванс.
Сервис для выплат самозанятым от Т-Банк формирует чеки за исполнителей, чтобы у вас всегда были правильные закрывающие документы.
Задайте вопрос про бизнес
Эксперты помогут разобраться в теме. Например, как считать налоги на УСН с 2025 года, отпустить сотрудника в отпуск или выбрать товар для выхода на маркетплейс. Ответим на почту, это бесплатно.
А как вы работаете: подстраховываетесь актом или обходитесь чеком?