Как оформить и оплатить инвойс
В международной торговле нельзя просто выставить счет на оплату, как это делают российскому партнеру. В мире для этого принято использовать инвойсы. Рассказываем, зачем нужен инвойс, кто его проверяет и как заполнить документ.
Что такое инвойс
Инвойс — это документ, который в международном бизнесе используют для оплаты товаров, работ или услуг. В документе указывают всю существенную информацию о сделке: перечень позиций, их стоимость, условия оплаты и реквизиты расчетного счета контрагента.
ИП Демидов продает печенье в Китай. Перед сделкой он отправляет инвойс китайскому партнеру. В документе указано, что Демидов должен поставить 100 коробок печенья «Именинные» к 25 июня 2025 года в город Хэйхэ. Также в документе указаны реквизиты ИП в российском банке и сумма контракта — 10 000 юаней. Китайский партнер проверяет, соответствует ли информация в документе договоренностям, и переводит оплату.
Обычно инвойс составляет продавец — то есть выставляет счет на оплату покупателю. Это официальное подтверждение сделки, поэтому документ может стать основанием для проведения бухгалтерских операций.
Для совершения сделки может быть достаточно одного инвойса — он может заменить и договор, и счет на оплату для зарубежного контрагента. Но можно составить и отдельный контракт, где прописать детали сделки и порядок действий на случай нарушения обязательств. Если есть контракт, в инвойсе должна быть ссылка на него. Суммы в контракте и инвойсе должны совпадать.
Зачем инвойс используют в России
В России инвойсы используют при большинстве международных продаж. Документ понадобится, чтобы:
- пройти таможенный контроль;
- пройти валютный контроль в банке;
- обосновать расходы для налоговой, если вы покупатель;
- отразить продажу в учете, если вы поставщик;
- проконтролировать сроки оплаты.
Пройти таможенный контроль. При импорте или экспорте сотрудники таможни, скорее всего, попросят предоставить инвойс, чтобы оценить стоимость товаров. На основе этого они рассчитывают таможенные пошлины и налоги.
Пройти валютный контроль. Российские банки требуют предоставлять инвойсы при переводе платежей в иностранной валюте. Так банки контролируют, чтобы деньги уходили за рубеж только по реальным торговым контрактам.
«Чаще всего банк не будет требовать инвойс, если договором предусмотрены другие документы, по которым проходит оплата, например приложение к договору или спецификация».
Екатерина Зайлова
Эксперт по внешнеэкономической деятельности в Т-БанкеОбосновать расходы для налоговой. Если бизнес работает на УСН «Доходы минус расходы» или ОСН, ему надо подтверждать расходы перед налоговой. А компаниям нужно еще и учитывать расходы в бухучете. Инвойс в такой ситуации станет доказательством затрат.
Отразить продажу в учете. Большинство ИП и компаний должны вести учет всех сделок. Так, все компании фиксируют продажи в бухгалтерском учете, ИП на УСН — в КУДиР, ИП на патенте — в книге учета доходов.
Самозанятым не нужно вести отчетность. Но есть случаи, когда самозанятому может потребоваться подтвердить доход, полученный от деятельности по НПД. К примеру, для уплаты алиментов или для получения кредита. Инвойс станет обоснованием полученного дохода.
Проконтролировать сроки оплаты. Бизнес могут оштрафовать, если деньги от иностранного контрагента придут позже даты, указанной в инвойсе. Например, при просрочке оплаты контрактов дороже 600 000 ₽ можно получить штраф:
- 1/150 ключевой ставки Центробанка от суммы сделки за каждый день просрочки;
- от 3 до 10% от суммы контракта в рублях или от 5 до 30% от суммы валютного контракта или договора займа.
Если просрочка меньше 45 дней, могут ограничиться предупреждением. Если больше этого срока — скорее всего, выпишут штраф. Максимальная сумма штрафа — 100% суммы контракта.
Виды инвойсов
Есть два вида инвойсов: проформа и коммерческий.
Проформа‑инвойс — предварительный документ, который оформляют до фактической поставки товара, оказания услуги или проведения работы. Он нужен, чтобы оформить устные договоренности на бумаге. Но на самом деле у проформы‑инвойса нет юридической силы и составлять его необязательно.
Коммерческий инвойс — официальный документ, который выставляют после поставки товаров, выполнения работы или оказания услуги. Он имеет юридическую силу и служит основой для оплаты и учета. Рассмотрим, как его составить.
В документе указана минимальная обязательная информация для инвойса. Такой шаблон подойдет, когда основная информация по сделке указана в отдельном договоре.
Как заполнить инвойс: пошаговая инструкция
Строгой международной формы инвойса нет — то есть его можно составить в произвольной. Язык инвойса выбирают по договоренности с партнером, чаще всего это английский. Российская компания или ИП может быть как продавцом, так и покупателем: особых различий в правилах заполнения инвойса нет.
Чтобы у таможни и банка не возникло вопросов, в инвойсе должны быть такие данные:
- информация о продавце;
- дата составления инвойса и его номер;
- информация о покупателе;
- перечень товаров с ценами;
- условия поставки для товарных сделок;
- итоговые суммы;
- условия оплаты;
- реквизиты для платежа;
- подписи и печати.
Информация о продавце. Укажите название компании‑продавца, ее реквизиты и контактные данные. Организационно‑правовую форму компании можно указать как OOO или LLC, а затем — юридическое название транслитом. Транслитерацию лучше проводить по ГОСТу.
ИП лучше записать полностью как Individual Entrepreneur, а затем — имя транслитом. Лучше указать имя так, как записано в загранпаспорте. Если загранпаспорта нет, сделайте транслит по ГОСТу.
Дата составления инвойса и его номер. Номер договора может быть любым и нужен для внутреннего учета. Можно дать порядковый номер — 1, 2, 3 и добавить буквенное обозначение. Например, если это продажа в Китай, то добавить букву C — China.
Информация о покупателе. Заполните Ф. И. О. предпринимателя или название организации, адрес и контакты. Правила записи те же, что и в информации о покупателе.
Перечень товаров с ценами. Если вы дополнительно составили договор с контрагентом, список можно не составлять, а сослаться на договор. Например, «оплата за Товары по договору № 698517».
Условия поставки для товарных сделок. Условия поставки лучше прописать по своду правил международной торговли — Инкотермс. В них у каждого варианта транспортировки есть свое сокращенное обозначение. Всего таких сокращений 11, подробно о них мы рассказали в другой статье.
Например, DDP — Delivered Duty Paid, «поставка с уплатой пошлин». Порядок предполагает, что продавец должен пройти таможню на вывоз и ввоз и доставить товар по адресу. А покупателю нужно только разгрузить привезенный товар.
Итоговые суммы. Укажите общую стоимость. Если нужно, добавьте НДС, таможенные пошлины и укажите итоговую сумму к уплате.
Условия оплаты. Здесь указывают способы оплаты, срок выполнения обязательства и возможные штрафы за просрочку.
Реквизиты для платежа. Укажите банковские реквизиты продавца. Обычно указывают название банка и номер расчетного счета.
Подписи и печати. Обычно ИП не использует печать. Компания может работать без печати, но если ее уже использовали раньше, придется поставить и на инвойсе.
Обычно инвойс занимает от одной до нескольких страниц. Если вам нужно подробно описать характеристики товаров, права и обязанности сторон, лучше составить договор в дополнение к инвойсу.
Как оплатить инвойс
В сделках с партнерами из дружественных стран покупатель, скорее всего, сможет сделать прямой банковский перевод. Банк запросит инвойс или другой документ, в котором указаны товар, работа, услуга и их стоимость. В этой ситуации неважно, покупатель вы или продавец: перевести или получить деньги по реквизитам будет несложно.
В 2025 году из‑за санкций сделать прямой перевод в большинство стран непросто. Чаще всего для перевода или приема оплаты используют платежного агента. Как с ним взаимодействовать — подробно рассказали в отдельной статье.
Если кратко, платежные агенты — это компании и ИП, которые помогают проводить транзакции через третьи страны, чтобы обойти прямые санкции. Например, в Т-Банке можно перевести или получить деньги через агента, и бизнес получит полное сопровождение сделки.
Если вы покупаете товар из‑за рубежа, сможете оплатить контракт рублям. Платежный агент переведет деньги за границу и при необходимости конвертирует их в валюту контракта, например доллары, евро или юани.
Если вы продаете товар, работу или услугу иностранному клиенту, ситуация будет ровно обратной. Покупатель отправит деньги в удобной ему валюте, агент получит их и переведет в Россию. Вы получите оплату рублями.
Что будет, если неправильно оформить инвойс
Специальных штрафов за неправильное заполнение инвойса нет. Главный риск — потеря времени на исправление инвойса, что может привести к срыву сроков. За просрочку оплаты или доставки товара можно потребовать компенсацию.
Если в инвойсе не будет важной информации, товар могут не пропустить на границе — придется связываться с таможней и уточнять детали сделки.
Вопросы к содержанию инвойса могут возникнуть и у банка, через который бизнес совершает платеж.
«Если в инвойсе не хватает критически важных данных, банк может попросить внести правки в документ. Например, если неверно указано наименование иностранного контрагента или отсутствует описание товара».
Екатерина Зайлова
Эксперт по внешнеэкономической деятельности в Т-БанкеОбычно на представление дополнительных документов или изменение старых банки дают бизнесу 15 рабочих дней. Если не уложиться в срок, банк будет вынужден сообщить об этом налоговой, а та назначит штраф.
Если банк перевел деньги по инвойсу, но в ходе сделки поменялись ее условия, бизнес должен сообщить об этом банку. Срок — 15 рабочих дней с момента подписания допсоглашения с изменениями.
Главное
- Инвойс используют для оплаты товаров, работ или услуг в международной торговле. В инвойсе указывают всю существенную информацию о сделке: перечень товаров, работ, услуг, их стоимость, а также условия оплаты с реквизитами счета.
- Инвойс нужен для прохождения таможни, валютного контроля в банке и для ведения отчетности самого бизнеса.
- Есть проформа‑инвойс — предварительный документ, который подтверждает намерения сторон и обозначает примерные условия сделки. И есть коммерческий инвойс — официальный документ, который служит основой для оплаты и учета.
- Штрафов за неправильное оформление инвойса нет. Однако ошибки могут привести к задержкам в оплате или поставке, из‑за чего можно сорвать договоренности с партнером или получить штраф от налоговой.
Уже оформляли инвойсы? Какую часть заполнить сложнее всего?