Что такое онбординг и как провести его для сотрудников

Когда человек выходит на новую работу, ему нужно освоиться: погрузиться в рабочие процессы, разобраться с задачами и узнать, как вести себя в непредвиденных ситуациях. Чтобы процесс адаптации прошел легче, работодатель выстраивает систему онбординга.

Что такое онбординг и чем он отличается от адаптации

Онбординг — от английского «onboarding», «on board» — буквально вхождение, введение. Это меры, которые бизнес применяет, чтобы сотрудник освоился на новом месте работы.

Онбординг помогает новичку быстрее приступить к рабочим задачами, не испытывать стресса и легче взаимодействовать с остальной командой.

Маша устроилась флористом в цветочный магазин «Ромашка». Чтобы Маша быстрее влилась в работу и чувствовала себя комфортно, владелец магазина проводит для Маши онбординг.

Владелец рассказывает Маше, как составлять основные букеты, которые продают в магазине, оформлять продажи и вести учет проданных цветов.

Онбординг — это управляемый процесс со стороны компании, а адаптация — внутренний процесс самого сотрудника. Пока сотрудник привыкает к новому месту, то есть адаптируется, компания делает конкретные шаги по готовому плану, чтобы ему помочь, — проводит онбординг. Адаптация происходит естественным путем, а онбординг нужен, чтобы сделать ее быстрее и легче.

Дальше рассмотрим, какие этапы есть у этого процесса и кто за него отвечает.

Зачем бизнесу нужен онбординг

Онбординг помогает компании плавно вывести новичка на нужную производительность и снизить текучесть кадров на испытательном сроке.

Правильно выстроенный процесс решает ключевые задачи бизнеса:

• снижает текучесть, минимизирует увольнения людей в первые месяцы;
• экономит бюджет, исключает расходы на повторный поиск и наем;
• сокращает время до получения первых рабочих результатов;
• уменьшает количество ошибок, снижает риск порчи оборудования или потери клиентов;
• делает новичка лояльным, формирует высокий уровень вовлеченности с первых дней.

Онбординг разгружает основную команду, потому что проводится по готовым инструкциям и освобождает время у специалистов.

Как провести онбординг: поэтапный план

Обычно онбординг проходит в три этапа: до первого рабочего дня, в первый рабочий день и после него. Рассмотрим каждый этап подробнее:

1. Онбординг до первого рабочего дня.
2. Онбординг в первый рабочий день.
3. Онбординг после первого рабочего дня.

Этап 1. Онбординг до первого рабочего дня. До того, как новый сотрудник выйдет на работу, ему нужно рассказать:

• о документах, которые нужны для трудоустройства;
• о работе компании, ее целях и ценностях;
• о дресс‑коде в компании, если он есть;
• о расписании рабочего дня: во сколько начинается работа, когда время обеда, во сколько рабочий день заканчивается;
• о списке задач, который ждет новичка на работе.

Если на работе нужна корпоративная форма и бейдж, их стоит тоже подготовить до первого рабочего дня.

Этап 2. Онбординг в первый рабочий день. В первый рабочий день сотруднику нужно познакомиться с коллегами и рабочим местом, попробовать себя в рабочих задачах.

Обычно для новичка выделяют наставника. Им может стать руководитель направления или более опытный коллега. Если бизнес небольшой, в роли наставника может выступить даже сам владелец. Наставник разбирается в задачах нового сотрудника, подсказывает, что делать, помогает в процессе и дает обратную связь.

Этап 3. Онбординг после первого рабочего дня. Новичок продолжит проходить процесс онбординга несколько недель или даже месяцев, в этом ему помогут четкие KPI и задачи от простых к сложным, работа с наставником.

KPI нужны не во всем бизнесе, рассмотрим на примерах.

Миша — специалист по контекстной рекламе, он устроился в компанию «Мега». KPI Миши — привлекать на сайт с помощью контекстной рекламы 1 000 клиентов в месяц.

У Маши, которая устроилась флористом в Ромашку, KPI не будет — количество букетов не зависит напрямую от Маши, она не может привлекать клиентов в магазин.

Обычно новичок несколько месяцев работает с наставником. В первое время сотрудничество может быть плотным, а дальше наставник будет только отвечать на вопросы и подсказывать, к кому еще можно обратиться за помощью.

Кто отвечает за онбординг

Как правило, за адаптацию нового сотрудника отвечают наставник и HR. Наставник помогает с рабочими задачами: как решить, к кому обратиться, если решить не получается, какие могут быть трудности и проблемы в работе.

Какие инструменты помогают в онбординге

Автоматизация процессов, учебные материалы и регулярное общение делают адаптацию новичка системной и снижают нагрузку на команду.

Для быстрого введения новичков в должность используют такие инструменты:

• велком‑тренинг — встреча или презентация в первые дни работы. Человека знакомят с миссией и ценностями бизнеса;
• подарочный бокс — набор мерча, который помогает новичку быстрее почувствовать себя частью команды;
• база знаний — корпоративная онлайн‑библиотека, где можно почитать про структуру компании, правила общения и другие важные аспекты;
• чат‑боты для ответов на типовые вопросы новичков;
• инструкции в формате видео — учебные ролики, к которым можно вернуться в любой момент;
• встречи один на один — регулярные созвоны или личные встречи новичка с куратором для обсуждения промежуточных результатов;
• конструктивная обратная связь для разбора сложностей и поощрения первых успехов.

Конкретные инструменты выбирают под масштаб бизнеса и специфику должностей сотрудников. Важно комбинировать автоматические решения с живым общением, чтобы новичок не чувствовал себя изолированным от команды.

Какие ошибки компании допускают в онбординге

Ошибки на этапе онбординга приводят к тому, что новички разочаровываются в компании и увольняются до окончания испытательного срока.

Чаще всего бизнес сталкивается с такими проблемами:

• полная неподготовленность: не готовое рабочее место, отсутствие доступов к почте и базам данных в первый день работы сотрудника;
• информационная передозировка: на новичка обрушивают регламенты, инструкции и сложные задачи в первые же часы работы;
• ожидание от сотрудника самостоятельных результатов без предварительного погружения в специфику бизнеса;
• отсутствие закрепленного наставника: новый человек предоставлен сам себе, а у коллег нет времени отвечать на его вопросы;
• размытые цели и критерии оценки: нет четких, измеримых задач и KPI на период испытательного срока;
• игнорирование обратной связи: у руководителя нет времени на индивидуальные встречи, поэтому скрытые проблемы накапливаются и портят отношения в коллективе.

Ошибок можно избежать, если заранее автоматизировать рутину и закрепить за каждым новым сотрудником опытного коллегу‑наставника.

Что важно запомнить

1. Онбординг — это меры, которые помогают новому сотруднику быстрее и проще адаптироваться на новом месте работы.
2. Онбординг делится на три этапа: до первого рабочего дня, в первый рабочий день и после первого рабочего дня. За онбординг нового сотрудника обычно отвечают наставник и HR‑специалист. Если бизнес небольшой, эти роли может совмещать собственник или руководитель направления.