Зачем нужен фонд оплаты труда и как его рассчитать
Редактор: Юля Майорова
Сохранить в закладках
В фонд оплаты труда входят деньги, которые бизнес платит сотрудникам за их работу. Данные о размере фонда помогают компаниям и ИП правильно рассчитывать и планировать затраты на персонал.
Что такое фонд оплаты труда
Фонд оплаты труда, или ФОТ, — это регулярные расходы работодателя на различные выплаты штатным сотрудникам. ФОТ могут составлять сразу на весь бизнес, а могут — для каждого отдела или сотрудника.
Фонд заработной платы, ФЗП, — составная часть ФОТ. К ФЗП относят только выплаты, которые начисляют сотрудникам за отработанное время: это зарплата, премия, доплаты за особые условия труда, например сверхурочно или в выходной. Отпускные или суточные за время командировки в ФЗП не включают, тогда как в ФОТ — да.
Обычно размер фонда заработной платы определяет ИП, руководитель компании или отдел компенсаций и льгот.
Закон не регулирует ФОТ, поэтому каждая компания или ИП по своему усмотрению выбирают выплаты, которые в него войдут, и закрепляют их в локальных нормативных актах. Как правило, ФОТ включает:
зарплату штатных сотрудников;
регулярные премии;
отпускные;
командировочные;
пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни;
выплаты за опасные и вредные условия труда;
доплаты за работу в выходные и праздничные дни, ночные часы, сверхурочную работу;
компенсации за питание, мобильную связь, расходы на проживание, проезд до работы;
выходное пособие.
В ФОТ обычно не входят следующие выплаты:
единоразовые премии;
материальная помощь;
возмещение стоимости путевок и расходов на лечение;
расходы на подарки.
Кроме того, в ФОТ не включают выплаты подрядчикам, работающим по договорам ГПХ.
Зачем он нужен
С помощью данных о размере ФЗП и ФОТ руководство компании или ИП может:
оценить эффективность работы;
спланировать бюджет на следующий период;
проанализировать расходы.
Бухгалтеру данные о ФОТ и ФЗП нужны для оценки вероятности кассового разрыва.
Кроме того, сведения о ФОТ может запросить банк, чтобы проверить благонадежность бизнеса, когда он захочет взять кредит. Данные о фонде оплаты труда также могут потребовать налоговая и трудовая инспекция при проверках.
Как рассчитать ФОТ: формула и пример
Единой формулы расчета фонда оплаты труда нет, каждый работодатель вправе разработать свою. Но обычно используют такую:
Фонд оплаты труда можно рассчитать за любой период: неделю, месяц, полугодие, год. Чаще всего рассчитывают годовой ФОТ, чтобы запланировать выплаты на следующий год.
Как планировать фонд оплаты труда
При планировании ФОТ используют данные за предыдущий период, а также предполагаемые показатели следующего периода по численности сотрудников и среднемесячной зарплате.
Посмотрим на примере. ООО «Бобер» составляет прогноз ФОТ на 2026 год. Средняя численность сотрудников за 2025 год составила пять человек. Среднемесячный заработок за 2025 год — 100 000 ₽. Считаем ФОТ по формуле:
100 000 ₽ × 5 чел. × 12 мес. = 6 000 000 ₽ — прогноз ФОТ на 2026 год.
В 2026 году ООО «Бобер» планирует увеличить среднесписочную численность сотрудников до семи человек, а среднемесячную зарплату — на 10%. Считаем примерный ФОТ в 2026 году с такими условиями:
100 000 ₽ × 1,1 × 7 чел. × 12 мес. = 9 240 000 ₽.
Все расчеты ФОТ приблизительны, потому что точно запланировать его размер на будущий год невозможно. Поэтому часто ФОТ определяют как процент от запланированной выручки.
Как анализировать ФОТ
При анализе ФОТ нужно сравнить показатели расходов за предыдущие годы и оценить, насколько они выросли или сократились. Показываем на примере таблицы ниже.
Пример анализа ФОТ
Показатели, млн рублей
2024 год
2025 год
Изменение
Выручка
50
52
+4%
Общие расходы
38
40
+5%
В том числе ФОТ:
18
22
+22%
Оклады
11
13
+18%
Премии
5
7
+40%
Отпускные
2
2
0%
Из таблицы видно, что рост расходов на ФОТ обгоняет увеличение выручки: 22% против 4%. Если не скорректировать ФОТ, бизнес может стать убыточным.
Как его оптимизировать
Есть несколько способов оптимизировать ФОТ:
Проанализировать текущие расходы на персонал.
Использовать аутсорс и фриланс.
Автоматизировать задачи.
Внедрить KPI за результат.
Проанализировать текущие расходы на персонал. Нужно понять, кому и сколько платит бизнес, какую пользу от этого получает. Для анализа можно использовать показатели ФОТ по отделам и конкретным сотрудникам, сравнивать затраты и результаты.
Использовать аутсорс и фриланс. Например, вместо того, чтобы держать в штате бухгалтера или юриста, можно сотрудничать с самозанятыми и платить только за конкретные услуги.
Автоматизировать задачи. Проанализируйте, какие задачи можно поручить CRM‑системе, чат‑боту, программе учета или документооборота.
Внедрить KPI за результат. Если часть зарплаты зависит от результата, например выполнения плана, мотивация сотрудников будет выше, а расходы бизнеса — более гибкими.
Чтобы минимизировать риски, перед оптимизацией ФОТ рекомендуем просчитать последствия от изменений на финансовой модели бизнеса.
Собираем самые полезные материалы, интересные мероприятия и важные новости в коротких письмах. Вы можете подписаться на одну из рассылок или на все сразу.
62K подписчиков
Дважды в неделю
Как вести бизнес в России
Важные новости, бизнес‑кейсы, разборы законов и практические советы для предпринимателей
15K подписчиков
Раз в неделю
Как зарабатывать на маркетплейсах
Новости торговых площадок, инструкции для селлеров и лайфхаки успешных продавцов
20K подписчиков
Раз в две недели
Мероприятия для бизнеса
Анонсы вебинаров, конференций и других событий для предпринимателей
3K подписчиков
Раз в две недели
Рассылка для бухгалтеров
Новости и советы, которые помогут упростить работу и больше зарабатывать
