Что такое фонд оплаты труда и как его рассчитать

В фонд оплаты труда входят деньги, которые бизнес платит сотрудникам за их работу. Данные о размере фонда помогают компаниям и ИП правильно рассчитывать и планировать затраты на персонал.

Что такое фонд оплаты труда и чем он отличается от ФЗП

Фонд оплаты труда, или ФОТ, — это регулярные расходы работодателя на различные выплаты штатным сотрудникам. ФОТ могут составлять сразу на весь бизнес, а могут — для каждого отдела или сотрудника.

Обычно размер фонда заработной платы определяет ИП, руководитель компании или отдел компенсаций и льгот.

Что входит и не входит в состав ФОТ

Закон не регулирует ФОТ, поэтому каждая компания или ИП по своему усмотрению выбирают выплаты, которые в него войдут, и закрепляют их в локальных нормативных актах. Как правило, ФОТ включает:

• зарплату штатных сотрудников;
• регулярные премии;
• отпускные;
• командировочные;
• пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни;
• выплаты за опасные и вредные условия труда;
• доплаты за работу в выходные и праздничные дни, ночные часы, сверхурочную работу;
• компенсации за питание, мобильную связь, расходы на проживание, проезд до работы;
• выходное пособие.

В ФОТ обычно не входят следующие выплаты:

• единоразовые премии;
• материальная помощь;
• возмещение стоимости путевок и расходов на лечение;
• расходы на подарки.

Зачем нужен фонд оплаты труда

С помощью данных о размере ФЗП и ФОТ руководство компании или ИП может:

• оценить эффективность работы;
• спланировать бюджет на следующий период;
• проанализировать расходы.

Кроме того, сведения о ФОТ может запросить банк, чтобы проверить благонадежность бизнеса, когда он захочет взять кредит. Данные о фонде оплаты труда также могут потребовать налоговая и трудовая инспекция при проверках.

Как рассчитать ФОТ: формула и пример

Единой формулы расчета фонда оплаты труда нет, каждый работодатель вправе разработать свою. Но обычно используют такую:

Фонд оплаты труда можно рассчитать за любой период: неделю, месяц, полугодие, год. Чаще всего рассчитывают годовой ФОТ, чтобы запланировать выплаты на следующий год.

Пример расчета и планирования ФОТ

Посмотрим на примере. ООО «Бобер» составляет прогноз ФОТ на 2027 год. Средняя численность сотрудников за 2026 год составила пять человек. Среднемесячный заработок за 2026 год — 100 000 ₽. Считаем ФОТ по формуле:

100 000 ₽ × 5 чел. × 12 мес. = 6 000 000 ₽ — прогноз ФОТ на 2027 год.

В 2027 году ООО «Бобер» планирует увеличить среднесписочную численность сотрудников до семи человек, а среднемесячную зарплату — на 10%. Считаем примерный ФОТ в 2027 году с такими условиями:

100 000 ₽ × 1,1 × 7 чел. × 12 мес. = 9 240 000 ₽.

☝🏼 Все расчеты ФОТ приблизительны, потому что точно запланировать его размер на будущий год невозможно. Поэтому часто ФОТ определяют как процент от запланированной выручки.

Как анализировать ФОТ

При анализе ФОТ нужно сравнить показатели расходов за предыдущие годы и оценить, насколько они выросли или сократились. Показываем на примере таблицы ниже.

Из таблицы видно, что рост расходов на ФОТ обгоняет увеличение выручки: 22% против 4%. Если не скорректировать ФОТ, бизнес может стать убыточным.

Как оптимизировать фонд оплаты труда

Есть несколько способов оптимизировать ФОТ:

1. Проанализировать текущие расходы на персонал.
2. Использовать аутсорс и фриланс.
3. Автоматизировать задачи.
4. Внедрить KPI за результат.

Проанализировать текущие расходы на персонал. Нужно понять, кому и сколько платит бизнес, какую пользу от этого получает. Для анализа можно использовать показатели ФОТ по отделам и конкретным сотрудникам, сравнивать затраты и результаты.

Автоматизировать задачи. Проанализируйте, какие задачи можно поручить CRM‑системе, чат‑боту, программе учета или документооборота.

Какие ошибки допускают при расчете и планировании ФОТ

При расчете фонда оплаты труда бизнес чаще всего совершает такие ошибки:

• путает ФОТ и ФЗП — если исключить из расчетов отпускные, командировочные и компенсации, это приведет к занижению реальных расходов на персонал;
• включает выплаты по договорам ГПХ — расходы на сторонних подрядчиков, самозанятых и фрилансеров относятся к коммерческим расходам, а не к фонду штатных сотрудников;
• игнорирует плановую индексацию и премии — рассчитывает бюджет на будущий год строго по текущим окладам без учета обязательного роста зарплат и регулярных премиальных выплат;
• не привязывает ФОТ к выручке — если темп роста зарплат опережает темп роста выручки, бизнес становится убыточным;
• не учитывает кадровые планы — расширение штата в середине года без заложенного бюджета приводит к кассовым разрывам.

Чтобы избежать этих ошибок, руководству надо регулярно проводить план‑фактный анализ расходов и тестировать любые изменения на финансовой модели бизнеса. Такой подход позволяет вовремя заметить дисбаланс и оптимизировать затраты до того, как они нанесут ущерб прибыльности бизнеса.

Что важно запомнить

1. Фонд оплаты труда — деньги, которые работодатель регулярно тратит на выплаты штатным сотрудникам за определенный период.
2. Фонд заработной платы — составная часть фонда оплаты труда. В него не входят, например, отпускные и суточные.
3. ФОТ помогает оценить, как выросли или снизились расходы на зарплату, и скорректировать финансовое состояние компании или ИП.
4. Расходы на ФОТ не должны превышать выручку, чтобы бизнес не ушел в убыток.