Как определить среднегодовую численность работников
Если заполняете, например, форму для органов статистики, там встретится показатель «среднегодовая численность работников». Разбираем в статье, как ее определить и чем она отличается от среднесписочной численности.
Что такое среднегодовая численность работников и зачем ее знать
Среднегодовая численность работников — это среднее количество сотрудников компании за год. В него включают основной персонал, внешних совместителей и исполнителей по гражданско‑правовым договорам, кроме ИП и самозанятых.
Среднегодовая численность — более узкий термин понятия «средняя численность». Среднюю численность рассчитывают за год, квартал или любой другой период больше месяца.
От этого показателя зависит, к примеру, право компаний и ИП на применение налоговых спецрежимов — упрощенки, патента, ЕСХН или автоматизированной УСН.
Например, чтобы применять обычную УСН, средняя численность работников не должна превышать 130 человек за любой отчетный период — квартал, полугодие или 9 месяцев. А при АУСН — 5 человек за месяц.
Еще средняя численность работников нужна, чтобы корректно заполнить большинство статистических отчетов и пояснения к годовой бухгалтерской отчетности.
Чем средняя численность сотрудников отличается от среднесписочной
Эти разные понятия часто путают. Если кратко, средняя численность включает в себя больше категорий сотрудников, чем среднесписочная. Рассмотрим подробнее.
Среднесписочная численность, или ССЧ, включает в себя только людей, для которых ваша компания — основное место работы. То есть с ними заключены трудовые договоры. Сюда входят и те сотрудники, которые трудятся неполное рабочее время, например 6 часов в день вместо 8 или 3 дня в неделю вместо 5.
В ССЧ не входят внешние совместители, декретницы, сотрудники в учебном отпуске, исполнители по гражданско‑правовому договору и мобилизованные работники. Внутреннего совместителя учитывают как одного человека.
Расчет ССЧ гораздо чаще нужен работодателям, чем расчет средней численности. Так, ССЧ указывают при заполнении расчета по страховым взносам и ЕФС‑1 с разделом 2, которая сдается в Социальный фонд России.
Еще ССЧ влияет на такие факторы:
- войдет ли работодатель в категорию субъектов малого и среднего бизнеса или нет;
- имеет ли бизнес право применять налоговые льготы — освобождение от НДС или пониженные тарифы взносов.
Работодатели, у которых ССЧ за предыдущий год больше 25 человек, должны размещать вакансии на портале «Работа в России». Исходя из CCЧ также рассчитывается обязательная квота для приема на работу инвалидов.
Средняя численность, или СЧ, — более широкое понятие. Средняя численность — это ССЧ, увеличенная на количество внешних совместителей и исполнителей по гражданско‑правовым договорам, кроме ИП и самозанятых.
Как рассчитать среднегодовую численность работников
Расчет среднегодовой численности работников состоит из четырех шагов. Нужно найти:
- Среднесписочную численность за месяц.
- Среднюю численность внешних совместителей и исполнителей по ГПД.
- Сумму ССЧ основных работников и СЧ внешних совместителей.
- Среднегодовую численность работников.
Шаг 1. Найти среднесписочную численность за месяц. Для этого суммируем ССЧ полностью занятых работников и тех, кто трудится неполное время по соглашению. Если сотруднику неполное время полагается по закону, например одному из родителей ребенка‑инвалида, он учитывается как полностью занятый.
ССЧ полностью занятых работников за месяц рассчитывают на основе их списочной численности за каждый календарный день месяца.
Списочная численность с 1 по 21 апреля — 30 человек, а с 22 по 30 апреля — 31 человек.
ССЧ за апрель = (30 человек × 21 + 31 человек × 9 ) / 30 дней = 30,3 человека.
В списочную численность входят все полностью занятые сотрудники, которые числятся у вас на конкретный день. Не важно, работал человек в этот день, был в отпуске, на больничном или мобилизован.
Не учитываются работники:
- в декретных отпусках;
- в неоплачиваемых учебных отпусках;
- в отпуске по уходу за ребенком.
Если в отпуске по уходу за ребенком работник трудится неполное рабочее время, он включается в расчет.
На 1 апреля в компании 24 полностью занятых работника. 10 апреля одна из сотрудниц ушла в декрет.
Списочная численность работников с 1 по 9 апреля — 24 человека. С 10 по 30 апреля — 23 человека.
ССЧ за апрель = (24 человека × 9 + 23 человека × 21) / 30 дней = 23,3 человека.
Работника, уволенного в пятницу, не нужно включать в списочную численность за субботу и воскресенье.
Шаг 2. Найти среднюю численность внешних совместителей и исполнителей по ГПД. Для внешних совместителей используем такую формулу:
Количество рабочих часов в месяце берем из производственного календаря.
В отработанные включают также и рабочие дни, приходящиеся на отпуска и больничные. За каждый такой день считайте столько же часов, сколько человек отработал в последний день перед отпуском или больничным. Результат округляется до сотых.
Два внешних совместителя работают по 3 часа в день 5 дней в неделю. В апреле 2025 они работали так:Часы, отработанные обоими за апрель = 3 × 22 дня + 3 × 22 дня = 132 часа.
- первый отработал все рабочее время — 22 дня;
- второй полностью отработал только 3 дня, а остальные дни был в отпуске.
В апреле 2025 года при 5‑дневной рабочей неделе — 175 рабочих часов.
СЧ внешних совместителей = 132 / 175 = 0,75 человека.
Средняя численность исполнителей по ГПД считается так же, как и ССЧ по трудовым договорам. Пример расчета мы разобрали в первом шаге. ИП и самозанятых в расчет не включают.
Шаг 3. Найти сумму ССЧ основных работников и СЧ внешних совместителей. Рассмотрим сразу на примере, возьмем данные из предыдущих шагов.
ССЧ за апрель 2025 года — 23,3 человека.
СЧ внешних совместителей — 0,75 человека.
Исполнителей по ГПД в апреле в компании не было.
Средняя численность работников за апрель = 23,3 + 0,75 = 24,05 человека.
Шаг 4. Найти среднегодовую численность работников. Формула для расчета:
Допустим, средняя численность с января по март — 31 человек. С апреля сотрудников стало меньше: СЧ стала 24,05 человека и до декабря уже не менялась.
Среднегодовая численность работников = (31 × 3 месяца + 24,05 × 9 месяцев) / 12 = 25,78 человек.
Главное
- Среднегодовая численность — то же самое, что и средняя численность. Среднюю численность можно считать за год, квартал или любой другой период больше месяца. От средней численности зависит, к примеру, право компаний и ИП применять налоговые спецрежимы.
- Средняя численность отличается от среднесписочной — ССЧ. В ССЧ включают только работающих по трудовым договорам. В среднюю включают еще внешних совместителей и исполнителей по гражданско‑правовым договорам.
- Расчет среднегодовой численности состоит из нескольких этапов. Важно соблюдать порядок расчета, чтобы получить корректные цифры.
Какие сложности с расчетом среднегодовой численности бывают у вас? Делитесь в комментариях.