Как правильно оформить отгул: заявление и оплата

Сотрудник может взять дополнительный выходной день, если он работал сверхурочно или в выходные и праздники, а также сдавал кровь как донор.

Рассказываем, как правильно оформить и оплатить отгул и что будет, если отказать сотруднику в отдыхе.

Что такое отгул и чем он отличается от отпуска за свой счет

Отгул — это дополнительный отдых, который положен сотруднику в счет ранее отработанного времени или по другим уважительным причинам, например в качестве компенсации за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни, или сдачу крови. При этом в трудовом законодательстве нет понятия «отгул».

Отгулы бывают оплачиваемыми и неоплачиваемыми. А работодатель в большинстве случаев не может отказать в отгуле.

Офис‑менеджер Кислова выходила на работу в свой выходной, чтобы встретить делегацию иностранных гостей. За это сотрудница попросила руководителя предоставить ей отгул в любой день на следующей рабочей неделе. Руководитель согласен отпустить Кислову в четверг или пятницу.

Через месяц у Кисловой лопнула труба, и она была вынуждена остаться дома, чтобы встретить сантехника. Руководитель не дал ей отгул, но предложил взять отпуск за свой счет на один день.

Если у сотрудника накопилось несколько отгулов, он может их получить все целиком или приплюсовать к ежегодному отпуску.

Когда сотрудник может его взять

Собрали в таблице ситуации, когда сотрудник может взять отгул, и сколько дней отдыха ему положено.

То есть, если у работника по состоянию на 1 марта 2025 года были неиспользованные дни отдыха, он может их использовать когда угодно: и в 2025 году, и в последующие годы.

Если же право на отгул за работу в выходной появилось после 1 марта 2025, использовать его нужно в течение года. Затем отгул сгорает, но при увольнении работник получит за него компенсацию.

Как написать заявление на отгул

В законе не прописаны требования к оформлению заявлений на отгул. Но такие правила могут быть установлены ЛНА — локальным нормативным актом компании или ИП. Например, работодатель может использовать специальные бланки или утвердить требования к реквизитам при оформлении документа.

В заявлении важно указать:

• фамилию, имя, отчество, должность сотрудника;
• просьбу предоставить день отдыха с указанием причины;
• дату отгула;
• дату подачи заявления;
• личную подпись сотрудника.

В ЛНА можно прописать срок, в который работник должен сообщить о том, что хочет взять отгул.

Нельзя взять отгул самовольно, без предупреждения работодателя. Это будет считаться прогулом.

Как оформить отгул: инструкция для работодателя

Работодатель сам устанавливает правила оформления, перечисляет в них порядок согласования отдыха, документы, которые подает работник и составляет кадровая служба. Такие правила удобнее прописать в ЛНА: например, в положении об оплате труда или об отпусках.

Алгоритм оформления отгула такой.

Шаг 1. Сотрудник пишет заявление.

Шаг 2. Работодатель и сотрудник согласовывают дату отгула. Исключение — если дата есть на согласии о привлечении к работе в выходной или праздничный день, дополнительно согласовывать не нужно.

Шаг 3. Работодатель издает указ о предоставлении отгула. Унифицированной формы нет, поэтому его можно составить в свободной форме на фирменном бланке компании или ИП. В приказе нужно указать, за что предоставляется отгул, кому и в какой день.

Шаг 4. Работодатель знакомит сотрудника с приказом под подпись.

Шаг 5. Работодатель отмечает день отгула в табеле учета рабочего времени кодом «НВ» или «28». Отслеживать количество отгулов и срок их предоставления можно по табелю.

Как он оплачивается

Правила оплаты отгула зависят от его причины.

За работу в выходной, нерабочий праздничный день или сверхурочно сотрудник может выбрать:

• двойную оплату, но дополнительный день отдыха — отгул ему не предоставляют;
• дополнительный день отдыха — отгул, но работу в выходной день ему оплатят в одинарном размере.

В месяце, когда предоставляют отгул, сотрудник получит полный оклад, даже если он отработал меньше нормы.

Инженер Васнецов работает по графику пятидневной рабочей недели. Его оклад — 50 000 ₽. Среднемесячное количество рабочих часов в 2025 году — 164,3. Часовая ставка: 50 000 ₽ / 164,3 ч = 304,32 ₽.

Ситуация 1: отгул в том же месяце. Сотрудник отработал 7 часов в выходной день, субботу, и взял отгул в этом же месяце.

В феврале 20 рабочих дней. Сотрудник отработал 19 рабочих дней + 7 часов в выходной. Полный оклад за 19 рабочих дней — 50 000 ₽.

Оплата работы в выходной: 7 часов × 304,32 ₽ = 2 130,24 ₽. Итого за месяц: 52 130,24 ₽.

Ситуация 2: отгул в следующем месяце. Сотрудник отработал 7 часов в выходной в феврале, а отгул взял в марте.

Расчет за февраль:

• полный оклад за 20 рабочих дней: 50 000 ₽;
• оплата работы в выходной: 2 130,24 ₽;
• итого за февраль: 52 130,24 ₽.

За март сотрудник получит только полный оклад за месяц — 50 000 ₽, отгул не оплачивается.

Если у работника есть отгул и он не торопится его использовать, стоит напомнить ему об этом. Можно оформить письменное уведомление в произвольной форме с предложением согласовать дату и использовать день отдыха.

Ответственность работодателя за непредоставление отгула

• ИП — от 1 000 до 5 000 ₽;
• малые предприятия — от 1 000 до 5 000 ₽;
• средние и крупные компании — от 30 000 до 50 000 ₽;
• должностное лицо, например директора, — от 10 000 до 20 000 ₽.

Главное

1. Отгул — это дополнительный выходной день. Его предоставляют работнику за работу в выходные и праздничные дни, за сверхурочную работу, за сдачу крови.
2. Термин «отгул» официально не закреплен в Трудовом кодексе РФ, в жизни он широко используется для обозначения дополнительного времени отдыха.
3. Работодатель прописывает правила оформления отгула в ЛНА.
4. Размер оплаты отгула зависит от причины, по которой его взяли.
5. При увольнении сотрудника работодатель должен оплатить все накопленные отгулы.