Зарегистрируйте бизнес в Т-Банке и получите бонусы до 500 000 РЗарегистрируйте бизнес в Т-Банке и получите бонусы до 500 000 РПодготовим за вас все документы и откроем счет с бесплатным обслуживанием сразу после регистрации.Подготовим за вас все документы и откроем счет с бесплатным обслуживанием сразу после регистрации.Подробнее

РассылкиИдеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыБухгалтерияЛайфстайлСправочникШаблоны документов
РассылкиИдеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыБухгалтерияЛайфстайлСправочникШаблоны документов

Как не бесить коллег в письмах: 10 советов для профессиональной переписки


Взаимодействие между сотрудниками на электронной почте — важная часть рабочих процессов. Но порой деловая переписка не только сбивает с толку, но и откровенно раздражает. Вот десять наиболее распространённых ошибок, которых легко избежать, если уделить немного внимания деталям.

Письмо без пояснений к длинной переписке с перенаправленными письмами

Когда к сообщению прикладывается длинная переписка, не забудьте сделать краткое резюме, чтобы у адресата не ушли часы на вникание. Пояснение помогает ускорить обработку информации и делает переписку более эффективной.

Один из сотрудников отправил всем коллегам письмо с длинной цепочкой переписки с клиентом, в которой обсуждались разные вопросы. В письме было подписано лишь: «Коллеги, смотрите переписку ниже».

В результате:

  1. Никто не понял, на какой конкретно вопрос нужно ответить.
  2. Несколько человек потратили по полчаса, пытаясь разобраться в теме, но так и не нашли нужной информации.
  3. Часть сотрудников решила, что их это вообще не касается, и пропустила письмо.

Важное решение так и не было принято вовремя, а клиент остался ждать ответа.

Если бы отправитель добавил в начале письма пояснение, например: «Клиент спрашивает, можем ли мы выполнить задачу до пятницы. Посмотрите, пожалуйста, сообщение от 10:15», — коллеги бы сразу поняли, что от них требуется, и оперативно ответили.

Взаимодействие между сотрудниками
Взаимодействие между сотрудниками

Запутанный диалог сотрудников

Запутанный диалог сотрудников

Забытый файл

Классика жанра, вы написали «см. вложение», но файл так и не прикрепили. Избежать этого поможет привычка сначала прикреплять файл, а затем писать текст.

Помощник юриста отправила важное письмо с запросом, указав «см. вложение», но забыла прикрепить сам файл. Получатель, который ждал информацию для подготовки отчета, потратил несколько минут на то, чтобы открыть письмо, найти приложение и только потом осознал, что файла нет. Он написал ей с вопросом, что случилось, а она в свою очередь потратила еще 10 минут на отправку файла и уточнение, что именно она хотела отправить.

В итоге это привело к задержке в работе, а коллега, уже немного раздраженный, потратил время на то, чтобы заново открыть письмо и изучить необходимые данные. Простой запрос затянулся на целых 20 минут, что замедлило весь процесс. Важно всегда проверять, что вложения прикреплены, чтобы не создавать таких неприятных ситуаций и не тратить время на ненужные уточнения.

Нет конкретного адресата

Если письмо отправлено группе людей без указания конкретного адресата, у каждого сотрудника может возникнуть вопрос кто должен ответить? Постарайтесь чётко обозначать, к кому вы обращаетесь, и избегайте неопределённых фраз вроде «команда поддержки».

Руководитель отправил письмо с запросом, адресованным целой группе коллег, не указав конкретного получателя. В письме написал: «Новый клиент хочет с нами сотрудничать, необходимо связаться и обсудить детально», но не уточнил, кто именно должен взять на себя выполнение задачи. В результате каждый из получателей посчитал, что это не его зона ответственности, и никто не откликнулся на запрос. Руководитель несколько раз проверял почту, ожидая ответа, но так и не получил откликов в течение нескольких часов.

Когда решил позвонить и уточнить, оказалось, что каждый ждал, что кто-то другой начнёт отвечать. Это вызвало ненужную путаницу и потери времени. В итоге он был вынужден отправить письмо снова, но уже с точными указаниями, кто именно должен ответить. Важно обозначать, кто конкретно должен работать над задачей, чтобы избежать недоразумений и сэкономить время всех участников переписки.

Злоупотребление «Ответить всем»

Когда в переписке участвует много людей, «ответить всем» может стать источником ненужных уведомлений для всех адресатов. Убедитесь, что ваш ответ действительно нужен всей группе, или отправьте сообщение непосредственно нужному человеку.

В переписке с большой группой коллег, где обсуждался важный проект проектировщику нужно было уточнить размеры у прораба и он по привычке нажал «Ответить всем». В результате все участники получили уведомление о его вопросе, даже те, кто не был связан с этим уточнением и не имел отношения к текущей задаче. Некоторые коллеги начали задавать вопросы, не относящиеся к делу, и несколько человек из группы недовольно отреагировали на лишние уведомления. Это затруднило общий процесс, и в конечном итоге вся переписка стала запутанной и перегруженной. Они потеряли время на ненужные разъяснения и уточнения. В следующий раз проектировщик понял, что если вопрос касается только одного человека, то нужно отправить сообщение именно ему, чтобы избежать лишнего шума и не создавать дополнительных проблем для всей группы.

Отсутствие цели письма

Каждое сообщение должно быть понятным и чётким по своему назначению. Если цель письма не ясна, сотрудники будут терять время, пытаясь её определить. Напишите в начале: «Для ознакомления», «Для согласования» или укажите другую цель сообщения.

Один из коллег, работающий в отделе маркетинга, недавно отправил группе письмо с материалами для подготовки к презентации. Однако в письме не была указана чёткая цель. Вложенные документы были важны, но не было понятно, нужно ли их срочно согласовать или просто ознакомиться. Некоторые сотрудники, не поняв важности письма, отложили его на потом, думая, что это не требует немедленного внимания. Только через день коллеги начали осознавать, что материалы нужно было подготовить заранее, а некоторые не успели вовремя предоставить свою информацию.

Эта путаница привела к затруднениям и срыву сроков. Впоследствии руководитель отдела подсказал, что важно всегда четко обозначать цель письма с самого начала, чтобы у сотрудников не возникало вопросов о срочности или необходимости реакции.

Сложный и перегруженный текст

Короткий и ясный текст делает коммуникацию более продуктивной. Переусложнённые фразы или длинные рассуждения без чёткой структуры усложняют восприятие информации. Помните, что простота и структура важнее формальной строгости.

В одной из команд пришло письмо от руководителя с планом на следующую неделю. Письмо было длинным и перегруженным фразами, где каждый пункт излагался через несколько абзацев. Это создавало путаницу, потому что важно было понять, какие задачи являются приоритетными, а какие — второстепенными. Многие сотрудники начали пересматривать письмо несколько раз, пытаясь выделить ключевые моменты, и потратили на это много времени.

Это замедлило процесс, потому что некоторые важные задания были упущены или недооценены. В следующий раз, при отправке важных инструкций или планов, руководство решило придерживаться простоты, а именно короткие предложения, ясные заголовки для каждого раздела и чёткие маркеры для приоритетных задач. Это помогло ускорить восприятие информации и сделать командную работу более эффективной.

Двусмысленные формулировки

При переписке иногда сложно передать интонацию, поэтому будьте осторожны с фразами, которые могут восприниматься по-разному. Например, нейтральный вопрос может быть воспринят как упрёк. Чтобы избежать недопонимания, старайтесь формулировать свои мысли максимально нейтрально.

В компании со строгими дедлацнами произошел случай, когда один из сотрудников, не имея намерения обидеть, написал в письме: «Почему это не сделано ещё?» Сначала казалось, что это просто уточнение, но получатель воспринял эту фразу как упрёк, особенно в контексте напряжённого рабочего дня. В письме трудно передать интонацию и настроение, и это привело к ложному восприятию фразы. Сотрудник, к которому был адресован вопрос, почувствовал себя виноватым и под давлением, хотя на самом деле просто не успел завершить задачу из-за других срочных поручений.

В результате возникло недоразумение, и атмосфера в команде на некоторое время стала напряжённой. Позже тот же сотрудник, поняв ситуацию, стал использовать более нейтральные формулировки, такие как: «Как могу помочь завершить задачу?» или «Есть ли что-то, что мешает завершить работу?» Это позволило избежать недопонимания и улучшило командную динамику.

Сообщения без проверки

Переписка требует внимания, и прежде чем отправить сообщение, всегда проверяйте текст на ошибки и двусмысленность. Прочитайте сообщение «свежим взглядом» и убедитесь, что оно передаёт нужную информацию без лишних интерпретаций.

В финансовой компании один из менеджеров отправил клиенту бизнес-проект с пометкой: «Все данные, если что, можете уточнить в следующем письме». Из-за этого формулировки клиент решил, что в проекте есть ошибки и попросил внести изменения, хотя на самом деле ошибок не было. Он потратил много времени на дополнительные уточнения и запросы. Сотрудник не проверил письмо на двусмысленность и не уточнил, что на самом деле никакие правки не требуются. Это привело к ненужной переписке и задержке в сроках. Теперь они всегда проверяют свои сообщения, чтобы убедиться, что текст не оставляет пространства для недоразумений.

Отправка важных данных в непроверенных письмах

Если нужно отправить конфиденциальную информацию, лучше заранее уведомить получателя, что такое письмо будет отправлено, или воспользоваться надёжными способами передачи данных. Это снизит вероятность утечки и повысит безопасность.

В 2020 году в Кемеровской области произошел случай, когда сотрудник организации отправил конфиденциальную информацию с корпоративного аккаунта на личный адрес электронной почты. Это привело к утечке данных, что является нарушением законодательства об административных правонарушениях, поэтому пришлось оплачивать штраф за разглашение информации ограниченного доступа может составлять (ориентировочно от 60 до 600 тысяч рублей). Важно соблюдать правила безопасности при передаче конфиденциальных данных. Отправка важных документов через непроверенные каналы может привести к утечке информации и значительным штрафам для компании.

Оперативные вопросы, отправленные по почте

Не стоит использовать почту для обсуждения срочных вопросов. Если ситуация требует немедленного ответа, лучше использовать более быстрые средства связи, такие как мессенджеры или звонки.

Менеджеру по проектам необходимо было оперативно согласовать изменения в проектной документации с несколькими ключевыми партнерами. Вместо того чтобы позвонить или использовать мессенджер для немедленного общения, он отправил подробное письмо всем участникам, ожидая, что они ответят в течение рабочего дня. Однако из-за разницы в часовых поясах и плотного графика партнеров ответы начали поступать только на следующий день. В результате проектные сроки были нарушены, что привело к финансовым потерям и ухудшению отношений с партнерами.

Эти простые, но эффективные рекомендации помогут значительно улучшить деловую переписку, оптимизировать коммуникацию и повысить её продуктивность. Важно помнить, что каждая деталь в процессе общения влияет на общий результат. Чёткая структура, ясность и внимание к нюансам не только ускоряют работу, но и укрепляют профессиональные отношения внутри коллектива. Исключив распространённые ошибки, вы создадите атмосферу, способствующую более быстрой и эффективной координации, а значит, успешной реализации поставленных задач.

Расчетный счет для бизнеса

Предложение от Т-Банка

Расчетный счет для бизнеса

  • Бесплатное открытие, онлайн. Реквизиты — в день заявки
  • Первые два месяца — бесплатное обслуживание
  • Любые платежи ИП и юрлицам внутри банка — 0 ₽
Узнать больше

АО «ТБанк», лицензия №2673

Евгения Истомина
Евгения Истомина

Какие ещё ошибки в деловой переписке, по вашему мнению, могут помешать эффективному взаимодействию в команде? Поделитесь своим мнением в комментариях.


Больше по теме

Новости

Добавьте почту

Мы отправим вам приглашение на мероприятие

Продолжая, вы принимаете политику конфиденциальности и условия передачи информации