Как эффективно управлять проектами и какие методологии использовать

Управлять проектом — это как спланировать семейное путешествие. Если не подготовиться и пытаться ориентироваться по ходу, многое пойдет не так: будет хаос, много стресса и результат, скорее всего, никого не устроит.

Чтобы точно достичь цели, нужно продумать детали. В случае с поездкой цель — расслабиться и получить удовольствие. Чтобы ее достичь, нужно выбрать даты, заранее изучить город и отметить интересные места, забронировать отель и решить, как до него добираться. А еще лучше собрать аптечку и взять с собой побольше денег — на всякий случай.

Разобрались, как реализовать любые проекты: мероприятие, индивидуальный заказ и даже семейный отпуск.

Что такое проект и чем он отличается от текущих процессов

Проект — это набор шагов на пути к созданию уникального продукта или услуги. Он всегда создается командой, поэтому руководителю нужно уметь правильно делегировать задачи и мотивировать на их исполнение.

Представьте: строительная компания решает строить коттеджи. Перед началом стройки нужно подготовить проектную документацию: проверить соответствие концепции техническим требованиям, составить техническое задание на проектирование, подготовить смету, установить сроки работ и продумать другие детали. Разработка — это проект, ее продуктом станет готовая документация.

Но чтобы построить коттедж, нужно взять этот продукт и на его основе запустить новый проект — строительство. В результате получится конечный продукт — построенный коттедж. Грубо говоря: действие — проект, его результат — продукт. Они чередуются.

Проект отличается от текущих процессов тем, что у него есть четкая цель, сроки и конечный результат. Текущие процессы повторяются регулярно и поддерживают работу бизнеса, а проекты помогают создавать что‑то новое: продукт, услугу, технологию или внутренние изменения в компании.

Управлять проектом — значит упорядочивать все: ресурсы, время, бюджет, качество, риски и работу команды. Проекты уникальны, поэтому невозможно всегда придерживаться одного плана, — нужно каждый раз составлять новый. Например, новый покупатель коттеджа захочет изменить стандартную планировку. Тогда компания будет составлять проектную документацию с нуля.

А еще из‑за внешних факторов иногда придется отходить от изначального плана, реагировать на изменения и управлять рисками. Причем чем дальше продвигается проект, тем дороже выходят изменения. Поэтому без принципов управления проектами эффективно развивать бизнес не получится.

Управление проектами — это целая культура внутри компании. Невозможно внедрить проектный подход, если у собственника и руководителей не развиты навыки регулярного менеджмента, например есть проблемы с постановкой задач или предприниматель не знает, как работает его бизнес.

В следующем разделе разберемся, как управлять проектом даже новичку, чтобы все получилось.

Как управлять проектом: основные методологии

Чтобы эффективно управлять процессами, не нужно изобретать велосипед. Есть готовые методы управления проектами, мы расскажем о трех основных.

Самый простой пример — строительство дома. По каскадной модели процесс будет выглядеть так.

Суть ее в том, что работа над продуктом делится на этапы — итерации — и каждый раз команда проходит полный цикл от планирования проекта до запуска.

Какие еще подходы используют в управлении проектами

Кроме всем известных методологий, есть и другие подходы к управлению проектами. Обычно их используют для решения конкретных задач: лучше контролировать сроки, сократить потери или повысить качество работы.

PRINCE2, или проекты в контролируемых средах. Это структурный подход к управлению проектами, в котором работа разбита на этапы. После завершения каждого этапа руководитель проекта и заказчик оценивают результаты, риски и бюджет, а затем принимают решение, стоит ли переходить к следующему этапу. Для проекта заранее определяют роли участников, порядок принятия решений, необходимые документы и критерии успешности. Такой метод подходит для крупных и сложных проектов, где важно контролировать сроки, бюджет и риски.

Critical Path Method, или метод критического пути. Это подход, который помогает руководителю проекта определить задачи, которые напрямую влияют на срок завершения проекта. Для этого он выстраивает зависимости между всеми работами и рассчитывает критический путь — цепочку задач, задержка любой из которых приведет к переносу сроков всего проекта.

Метод подходит для строительства, производства и других проектов, где важно соблюдать график. Например, при строительстве склада руководитель проекта понимает, что монтаж кровли нельзя начать, пока не готовы стены. Поэтому он уделяет особое внимание работам, входящим в критический путь, чтобы не допустить задержки всего проекта.

Lean, или бережливое управление. Это подход, цель которого выполнять проект с минимальными потерями времени, денег и ресурсов. Команда регулярно анализирует рабочие процессы и исключает действия, которые не приносят ценности заказчику: лишние согласования, простои, ненужные функции или избыточные запасы материалов. Lean подходит для производства, разработки продуктов и проектов, где важно постоянно повышать эффективность.

Six Sigma, или Шесть сигм. Это подход, который помогает сделать процессы более стабильными и снизить количество ошибок. Команда собирает данные, измеряет показатели, анализирует причины проблем и меняет процесс так, чтобы дефекты возникали как можно реже.

Как выбрать наиболее подходящий метод

Не существует универсальной методологии, которая подойдет для любого проекта. Даже одним и тем же проектом можно управлять по‑разному. Например, разработку мобильного приложения можно вести по Waterfall, если все требования известны заранее, или по Scrum, если продукт планируют регулярно дорабатывать на основе обратной связи пользователей.

Чтобы выбрать подходящий метод, оцените особенности проекта:

• цели;
• структуру команды;
• стабильность требований;
• важность соблюдения сроков.

Цели. Если главная задача — быстрее выводить новые функции продукта и оперативно реагировать на изменения, выбирайте методики, которые позволяют регулярно пересматривать план работ и быстро вносить изменения в продукт, — Scrum или Kanban. Если важно сократить расходы и убрать лишние процессы, стоит обратить внимание на Lean. Он помогает находить действия, которые не приносят ценности заказчику, и исключать их. Если в приоритете качество и снижение количества ошибок, лучше использовать подходы, которые основаны на анализе данных и постоянном совершенствовании процессов, например Six Sigma.

Структура команды. Небольшим командам, участники которых могут самостоятельно принимать решения и регулярно взаимодействовать друг с другом, подойдет методика с короткими циклами работы и постоянным обменом информацией. Например, Scrum.

Если в проекте участвует много команд, подрядчиков или заказчиков, важно заранее определить роли участников, порядок согласования решений и контрольные точки. Это помогает всем понимать свою зону ответственности и упрощает управление проектом. В таком случае подойдет PRINCE2.

Если требования могут меняться по ходу проекта, подойдет Scrum или Kanban. Они позволяют регулярно пересматривать план и быстро вносить изменения в продукт.

Важность соблюдения сроков. Если дата завершения проекта критична, выбирайте подход, который помогает определить задачи, напрямую влияющие на срок окончания проекта. Так руководитель сможет сосредоточить внимание на самых важных этапах и вовремя замечать риски. Для этого используют метод критического пути.

Необязательно выбирать только один подход. На практике компании часто комбинируют разные методы.

Что выбрать: управлять самому или делегировать

Как организовать управление проектами

Чтобы этого избежать, организуйте работу по нескольким правилам:

1. Определите цель проекта. Все участники должны одинаково понимать, какой результат нужно получить и по каким критериям будут оценивать успех проекта.
2. Разбейте проект на этапы и задачи. Так проще распределить работу между участниками, отслеживать прогресс и вовремя замечать задержки.
3. Распределите роли и зоны ответственности. Каждый участник должен знать, за какие задачи отвечает, а также кто принимает решения, согласовывает изменения и контролирует результат.
4. Используйте удобный инструмент управления проектом. Для небольших проектов может быть достаточно электронной таблицы или доски с задачами, а для крупных — специализированной системы, где можно назначать исполнителей, контролировать сроки и хранить документы.
5. Регулярно отслеживайте ход проекта. Сравнивайте фактический прогресс с планом, обсуждайте возникающие проблемы и при необходимости корректируйте задачи, сроки или распределение ресурсов.
6. Фиксируйте изменения. Если меняются требования, сроки или бюджет, сразу документируйте изменения и сообщайте о них всем участникам, чтобы избежать недопонимания.
7. Подводите итоги после завершения проекта. Разберите, удалось ли достичь поставленных целей, какие решения оказались удачными и что можно улучшить в следующих проектах.

5 этапов управления проектом

Управление проектами можно свести к пяти взаимосвязанным процессам:

1. Инициация.
2. Планирование.
3. Реализация.
4. Мониторинг и контроль.
5. Завершение.

Иногда приходится делать шаг назад и пересматривать план или вовсе отказываться от реализации проекта.

Предприниматель ведет бизнес по производству шкафов, но решает начать выпускать столы. Для этого ему необходимо запустить новую производственную линию. Тогда он ищет новых поставщиков оборудования и сырья и разрабатывает новый план работы. По сути, предприниматель находился на стадии выполнения, но вернулся к планированию.

Схематично изобразить процессы можно так.

Как это происходит на практике: у руководителя возникает идея, и он оценивает, насколько она отвечает целям бизнеса. Если становится понятно, что проект будет полезен, можно сформулировать его цель, критерии успешности и итоговый продукт, если нет — лучше отказаться от реализации.

У разработчиков появилась идея организовать базу знаний «для себя». Предприниматель понимает, что это решение не принесет бизнесу прибыль напрямую, но сотрудники показывают ценность решения: мидл‑специалисты перестанут отвлекаться на помощь новичкам, а джуны начнут быстрее решать свои вопросы.

Цели проекта — ускорить адаптацию новых сотрудников и выполнение задач, сократить текучку.

Идея отвечает целям бизнеса, можно ее обсуждать.

Этап 2. Планирование проекта. Если решили запускать проект, нужно разработать его план и план работы, определить бюджет и ответственных, продумать риски.

Команда вместе с руководителем составляет список задач, а потом декомпозирует их, то есть разбивает на мелкие шаги, оценивает время на выполнение и необходимые ресурсы. В конце все это собирают в план проекта.

Так будет выглядеть план организации мероприятия для клиента.

Бывает, ресурсы команды нужны на другом проекте. Задача предпринимателя — сделать так, чтобы один проект не накладывался на другие и не мешал им. А руководитель проектов должен организовать ресурсы так, чтобы продукт создали в срок и в рамках бюджета.

Проект — это только часть рабочих задач, поэтому сотрудники не будут полностью погружены в него. Чтобы уложиться в срок, нужно:

• следить за актуальностью плана;
• отслеживать отклонения от плана;
• проводить регулярные планерки;
• отслеживать достижение промежуточных результатов;
• перераспределять ресурсы;
• управлять рисками.

От того, как быстро получится обнаружить проблему, зависит успешность проекта. Поэтому, пока команда работает над задачами, руководитель следит за соблюдением сроков. Если что‑то идет не так, руководитель ищет причину и помогает сотрудникам справиться с трудностями.

Этап 5. Завершение проекта. В конце важно проверить, получилось ли создать задуманный продукт, подготовить отчет о результатах, проанализировать процесс работы и извлечь уроки. Это помогает выявить слабые места и не допускать те же ошибки в будущих проектах.

Когда проект выполнен, руководитель собирает команду на итоговое совещание. На нем обсуждают, какие были сложности и что можно сделать, чтобы не повторять ошибки на следующих проектах. Итоги встречи фиксируют в отдельном документе — обычно его называют отчетом об извлеченных уроках, — чтобы команда в любой момент могла к ним вернуться.

Частые ошибки в управлении проектами

Даже если проект идет по плану и команда использует подходящую методологию, ошибки в управлении все равно могут привести к срыву сроков, перерасходу бюджета или конфликтам между участниками. Вот самые распространенные из них.

Ставить расплывчатые цели. Если команда не понимает, какого результата нужно достичь, участники могут по‑разному трактовать задачи. В итоге часть работы придется переделывать.

Пытаться контролировать каждую мелочь. Руководителю важно следить за ходом проекта, но не менее важно доверять команде. Постоянный контроль каждого шага замедляет работу, мешает сотрудникам принимать решения и увеличивает количество согласований.

Игнорировать изменения. Иногда руководители продолжают придерживаться первоначального плана, даже если требования изменились или стало понятно, что часть решений не работает. Чем раньше получится скорректировать проект, тем меньше времени и ресурсов уйдет на исправление ошибок.

Не анализировать завершенные проекты. После окончания работы полезно обсудить с командой, что получилось хорошо, а что можно улучшить. Такой разбор помогает не повторять одни и те же ошибки в следующих проектах.

Полностью избежать ошибок не получится, но большинство из них можно заметить заранее. Для этого достаточно регулярно отслеживать ход проекта, обсуждать возникающие сложности с командой и быть готовым корректировать план работы, если этого требует ситуация.

Где узнать больше об управлении проектами

1. Подкаст «Жизнь как проект» — короткие выпуски от эксперта нашей статьи, где он рассказывает о принципах управления проектами и делится конкретными инструментами.
2. Книга Стотта Беркуна «Сделано» — работа бывшего проджект‑менеджера Майкрософт. Здесь не только про дедлайны, но и про то, как реализовать идею с помощью слаженной команды.
3. Руководство Atlassian по управлению проектами — большой гайд от создателя двух самых популярных приложения для менеджмента задач: Jira и Trello.
4. Книга Тома ДеМарко «Deadline» — целый роман об управлении проектами. У главного героя есть деньги и время для реализации, но это не спасает его от типичных ошибок.
5. Книга Владимира Завертайлова «Настольная книга project‑менеджера. Что нужно знать, чтобы управлять IT, digital и другими проектами с учетом российских реалий» — полное и практическое руководство по управлению проектами с примерами, чек‑листами и рекомендациями, которые можно применять в работе.