Компенсация за неиспользованный отпуск
В последний день перед увольнением работодатель обязан выплатить сотруднику денежную компенсацию за все дни неиспользованного отпуска, которые накопились за время работы. При этом неважно, как увольняется сотрудник — по собственному желанию или по инициативе работодателя, например за прогул.
Но иногда компенсацию выплачивают и без увольнения.
Рассказываем, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, какими налогами она облагается и что будет, если ее не выплатить.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
Компенсацию считают по такой формуле:
Среднедневной заработок для расчета отпускных считают так:
29,3 — среднее количество календарных дней в месяце.
Расчетный период для компенсации — 12 календарных месяцев перед увольнением. Месяц увольнения входит в расчетный период, только если человек увольняется в последний день месяца. Например, при увольнении 31 марта расчетный период — с 1 апреля прошлого года по 31 марта текущего. А при увольнении 30 марта расчетный период — с 1 марта прошлого года по 28 февраля текущего.
Если расчетный период целиком приходится на декрет и отпуск по уходу за ребенком, такой период надо заменить на 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в декрет.
Если сотрудник работает меньше года, в расчет идут месяцы, которые он успел отработать.
Количество дней неиспользованного отпуска надо считать за все время работы сотрудника у конкретного работодателя. Результат можно округлить, но только в большую сторону.
Для расчета используйте такую формулу:
Когда подсчитываются месяцы работы, остаток меньше половины месяца не учитывается, а половина месяца и больше округляется до полного месяца.
Если человек отработал:
- 11 месяцев — тогда при увольнении ему полагается компенсация отпуска за полный рабочий год. Даже если эти 11 месяцев получились при округлении;
- от 5,5 до 11 месяцев — надо выплатить компенсацию как за весь год, только если сотрудник был уволен в связи с ликвидацией организации-работодателя, по сокращению штата или из-за призыва на военную службу;
- полмесяца и больше — положена компенсация за 2,33 дня в месяц.
Разберем на примере.
Петров устроился в ООО «Ромашка» 14.03.2018, увольняется 28.09.2022. За все это время он был в отпуске 105 дней, из которых 21 день — с 03.09.2021 по 23.09.2021. За расчетный период с 01.09.2021 по 31.08.2022 начислены зарплата 650 000 ₽, отпускные — 40 000 ₽.
1. Считаем средний дневной заработок.
В расчетном периоде полностью отработаны 11 месяцев = 11 × 29,3 дня = 322,3 дня, а еще в сентябре 2021 года = (30 дней − 21 день) / 30 × 29,3 = 8,79 дня.
Общее количество дней в расчетном периоде = 322,3 + 8,79 = 331,09.
База для расчета компенсации — 650 000 ₽, отпускные не учитываем.
Средний дневной заработок = 650 000 ₽ / 331,09 дня = 1 963,21 ₽.
2. Считаем количество дней неиспользованного отпуска.
С 14.03.2018 по 13.09.2022 Петров отработал 54 полных месяца и 15 дней с 14.09.2022 по 28.09.2022, которые округляем до 1 месяца.
Количество дней неиспользованного отпуска за все время работы = (28 дней / 12 × 55 месяцев) − 105 дней = 23,33 дня.
3. Компенсация за неотгулянный отпуск = 1 963,21 ₽ × 23,33 дня = 45 801,69 ₽.
Человеку, который отработал меньше половины месяца, компенсацию платить не надо.
Срок выплаты компенсации
Компенсацию выплачивают сотруднику в последний день работы, то есть в день увольнения. Если он в этот день не работал, выплату нужно сделать не позднее следующего дня после того, как уволенный работник потребует у работодателя полный расчет.
Как облагается компенсация
Затраты на выплату компенсации учитываются в налоговом учете как расходы на оплату труда:
- для налога на прибыль — на дату начисления;
- для налога при УСН «Доходы минус расходы» — на дату выплаты работнику.
Компенсация в полной сумме облагается НДФЛ и страховыми взносами, в том числе на травматизм. Удержанный НДФЛ надо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты компенсации.
Штраф за невыплату компенсации
Если работодатель не выплатит работнику при увольнении компенсацию за неиспользованный отпуск и об этом узнает трудинспекция, работодателю грозит предупреждение или штраф:
- для ИП — от 1000 ₽ до 5000 ₽;
- для компаний — от 30 000 ₽ до 50 000 ₽.
Компенсацию при этом тоже нужно будет выплатить.
Когда бывает выплата компенсации за отпуск без увольнения
Работодатель может выплатить денежную компенсацию за неотгулянный отпуск, только если работнику положены какие-то дополнительные отпуска, кроме основного в 28 календарных дней. Например, это может быть дополнительный отпуск за режим ненормированного рабочего дня.
Для замены отпускных дней на деньги работник должен написать заявление, а работодатель издать приказ.
Если часть отпуска заменяют выплатой, это надо отразить в графике отпусков. В графе 10 «Примечание» делают запись, что столько-то дней ежегодного отпуска заменены денежной компенсацией, и указывают номер приказа.
В личной карточке работника выплату компенсации за неиспользованный отпуск отражать не обязательно.
Ни при каких условиях нельзя заменять денежной компенсацией:
- ежегодный отпуск 28 календарных дней;
- минимальный дополнительный отпуск за работу с вредными и опасными условиями труда — семь календарных дней;
- любой ежегодный отпуск беременным женщинам и работникам до 18 лет.
Выплатить деньги вместо учебного отпуска тоже нельзя, потому что такой отпуск предоставляется строго с определенной целью.
Заявление о замене отпуска компенсацией
Работник пишет заявление на выплату компенсации, чтобы получить деньги за неиспользованный отпуск. Сотрудник компании или ИП может получить компенсацию, только если ему положены дополнительные отпуска, кроме основного в 28 календарных дней. Например, дополнительный отпуск за ненормированный график.
Приказ о замене отпуска компенсацией
Приказ издает работодатель, если сотрудник хочет получить денежную компенсацию за дополнительный отпуск или его часть, причем не за вредные условия труда, а, например, за ненормированный рабочий день. Документ составляют на основании заявления работника.
Что важно запомнить
- В последний день работы сотрудника работодатель обязан выплатить ему компенсацию за все дни неотгулянного отпуска, которые накопились к моменту увольнения.
- Для подсчета компенсации есть специальные формулы и правила.
- Компенсация облагается НДФЛ и всеми страховыми взносами.
- Если работодатель не выплатит компенсацию, трудовая инспекция может его оштрафовать.
- Сотруднику, который не увольняется, а продолжает работать, можно заменить часть отпуска денежной компенсацией, только в случае, когда у него есть право на какой-то дополнительный отпуск. Например, за ненормированный рабочий день.
