Как выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск
В последний день перед увольнением работодатель обязан выплатить сотруднику денежную компенсацию за все дни неиспользованного отпуска, которые накопились за время работы. При этом неважно, как увольняется сотрудник — по собственному желанию или по инициативе работодателя, например за прогул.
Но иногда компенсацию выплачивают и без увольнения.
Рассказываем, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, какими налогами она облагается и что будет, если ее не выплатить.
Когда можно заменить отпуск компенсацией
Заменить отпуск на деньги можно только в двух случаях:
- Работнику положены дополнительные отпуска, превышающие 28 календарных дней, — ст. 126 ТК РФ.
- Работник увольняется, и у него остаются неиспользованные дни отпуска.
Дальше рассмотрим, как это правильно сделать.
Как заменить дополнительный отпуск денежной компенсацией
Для замены отпускных дней на деньги работник должен написать заявление, а работодатель — издать приказ.
Работник пишет заявление на выплату компенсации, чтобы получить деньги за неиспользованный отпуск.
Приказ издает работодатель, если сотрудник хочет получить денежную компенсацию за дополнительный отпуск или его часть, причем не за вредные условия труда, а, например, за ненормированный рабочий день. Документ составляют на основании заявления работника.
Если часть отпуска заменяют выплатой, это надо отразить в графике отпусков. В графе 10 «Примечание» делают запись, что столько‑то дней ежегодного отпуска заменены денежной компенсацией, и указывают номер приказа.
В личной карточке работника выплату компенсации за неиспользованный отпуск отражать не обязательно.
Когда нельзя заменить отпуск компенсацией
Ни при каких условиях нельзя заменять денежной компенсацией:
- ежегодный отпуск 28 календарных дней;
- минимальный дополнительный отпуск за работу с вредными и опасными условиями труда — семь календарных дней;
- любой ежегодный отпуск беременным женщинам и работникам до 18 лет.
Выплатить деньги вместо учебного отпуска тоже нельзя, потому что такой отпуск предоставляется строго с определенной целью.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск
Компенсацию при замене дополнительного отпуска и при увольнении считают одинаково по такой формуле:
Среднедневной заработок для расчета отпускных за полностью отработанный период считают так:
29,3 — среднее количество календарных дней в месяце.
Расчетный период для компенсации — 12 календарных месяцев перед увольнением. Месяц увольнения входит в расчетный период, только если человек увольняется в последний день месяца.
Если сотрудник увольняется 31 марта, расчетный период — с 1 апреля прошлого года по 31 марта текущего. А при увольнении 30 марта расчетный период — с 1 марта прошлого года по 28 февраля текущего.
Среднедневной заработок за неполностью отработанный период считают по формуле:
Если расчетный период целиком приходится на декрет и отпуск по уходу за ребенком, такой период надо заменить на 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в декрет.
Если сотрудник работает меньше года, в расчет идут месяцы, которые он успел отработать.
Количество дней неиспользованного отпуска надо считать за все время работы сотрудника у конкретного работодателя. Результат можно округлить, но только в большую сторону.
Для расчета используйте такую формулу:
Когда подсчитываются месяцы работы, остаток меньше половины месяца не учитывается, а половина месяца и больше округляется до полного месяца.
Если человек отработал:
- 11 месяцев — тогда при увольнении ему полагается компенсация отпуска за полный рабочий год. Даже если эти 11 месяцев получились при округлении;
- от 5,5 до 11 месяцев — надо выплатить компенсацию как за весь год, только если сотрудник был уволен в связи с ликвидацией организации‑работодателя, по сокращению штата или из‑за призыва на военную службу;
- полмесяца и больше — положена компенсация за 2,33 дня в месяц.
Разберем на примере.
Петров устроился в ООО «Ромашка» 15.03.2021, увольняется 29.09.2025. За все это время он был в отпуске 105 дней, из которых 21 день — с 03.09.2024 по 23.09.2024. За расчетный период с 01.09.2024 по 31.08.2025 начислены зарплата 650 000 ₽, отпускные — 40 000 ₽.
Так как расчетный период отработан не полностью, нужно посчитать, сколько в нем было отработанных дней.
Полностью отработал 11 месяцев: 11 месяцев × 29,3 дня = 322,3 дня. А сентябрь 2024 года отработал не полностью: (30 дней − 21 день) / 30 дней × 29,3 дня = 8,79 дня.
Общее количество дней в расчетном периоде: 322,3 дня + 8,79 дня = 331,09 дня.
Затем считаем средний дневной заработок.
База для расчета компенсации — 650 000 ₽, отпускные не учитываем. Средний дневной заработок: 650 000 ₽ / 331,09 дня = 1 963,21 ₽.
Считаем количество дней неиспользованного отпуска.
С 15.03.2021 по 14.09.2025 Петров отработал 54 полных месяца и 15 дней с 15.09.2025 по 29.09.2025, которые округляем до 1 месяца.
Количество дней неиспользованного отпуска за все время работы: 28 дней / 12 × 55 месяцев − 105 дней = 23,33 дня.
Компенсация за неотгулянный отпуск: 1 963,21 ₽ × 23,33 дня = 45 801,69 ₽.
Человеку, который отработал меньше половины месяца, компенсацию платить не надо.
Срок выплаты
Компенсацию выплачивают сотруднику в последний день работы, то есть в день увольнения. Если он в этот день не работал, выплату нужно сделать не позднее следующего дня после того, как уволенный работник потребует у работодателя полный расчет.
Для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением, в законодательстве нет четких сроков. Сотрудник и работодатель могут договориться о сроках выплаты компенсации — например, ее можно выдать с ближайшей зарплатой.
Облагается ли она налогами и взносами
Затраты на выплату компенсации учитываются в налоговом учете как расходы на оплату труда:
- для налога на прибыль — на дату начисления;
- для налога при УСН «Доходы минус расходы» — на дату выплаты работнику.
Компенсация в полной сумме облагается НДФЛ и страховыми взносами, в том числе на травматизм. Удержанный НДФЛ надо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты компенсации.
Штраф за невыплату компенсации
Если работодатель не выплатит работнику при увольнении компенсацию за неиспользованный отпуск и об этом узнает трудинспекция, работодателю грозит предупреждение или штраф:
- для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽;
- для ИП и малых предприятий — от 1 000 до 5 000 ₽;
- для остальных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.
Компенсацию при этом тоже нужно будет выплатить.
Такие же штрафы можно получить, если заменять деньгами основной отпуск 28 дней, даже если работник не против.
Главное
- В последний день работы сотрудника работодатель обязан выплатить ему компенсацию за все дни неотгулянного отпуска, которые накопились к моменту увольнения.
- Для подсчета компенсации есть специальные формулы и правила.
- Компенсация облагается НДФЛ и всеми страховыми взносами.
- Если работодатель не выплатит компенсацию, трудовая инспекция может его оштрафовать.
- Сотруднику, который не увольняется, а продолжает работать, можно заменить часть отпуска денежной компенсацией, только в случае, когда у него есть право на какой‑то дополнительный отпуск. Например, за ненормированный рабочий день.
Здравствуйте! Мне кажется, что в формуле расчёта неиспользованных дней ошибка: вычитать нужно не длительность ежегодного отпуска, а использованные дни. По-моему, в примере именно эти использованные дни вычитают при расчётах