Как руководителю бизнеса сохранять фокус в моменте

Когда бумага работает лучше любого сервиса

Три года я развиваю продукт, но до сих пор пользуюсь гелевой ручкой и блокнотом. В перегруженные звонками дни они мои верные помощники. Ведь пока включается приложение или грузится вкладка, мысль уже успевает сбежать. Бумага выручает в моменты, когда голова работает быстрее, чем руки добираются до нужной кнопки.

День CEO складывается из встреч, сотен заданных вопросов и десятков решений. Иногда пять звонков идут подряд. Конечно, со мной ходит на созвоны ИИ‑расшифровщик, но даже он не помогает контролировать важные детали и вопросы, которые надо решать после звонка. Поэтому я не закрываю свой блокнот.

Ручка и бумага не дань романтике, а способ сохранять человеческое видение, фокус и спокойствие в моменте.

Открытие №1: фокус, память, расслабление

Когда в голове перегруз и хаос из мыслей, сажусь и выписываю все задачи, которые требуют одновременного фокуса. Ставлю рядом цифры, выделяю приоритеты. Это помогает снизить когнитивную нагрузку, успокоиться, сфокусироваться.

На созвонах рисую схемы, записываю инсайты и важную информацию. Особенно время и даты других звонков, суммы, термины, всё что считаю важным, мгновенно фиксирую письменно. Оставляю «след», по которому потом быстро вспоминаю что было на звонке.

Рукописные заметки автоматически включают фокус во время звонков: «Мы пишем — значит, думаем и запоминаем». Уже я, а не ИИ запоминает важные детали после разговоров с людьми.

И даже если потом всё-таки смотрю на результат работы ИИ‑помощника, то рукописный текст выручает, так как лучше запоминается. Наконец, легко фиксировать сырые идеи, которые невозможно сразу записать правильно.

Кроме того, письмо или рисование схем от руки — сильный творческий лайфхак. Знаете, есть такой приём самоуспокоения и сосредоточения в моменте — дудлинг? Это рисование без смысла и задумки — калякаешь ручкой. Исследования показывают, что при этом активируются участки мозга, отвечающие за креатив. То есть в моменте на рабочем созвоне я могу вернуть себе фокус и даже перенаправить умственные усилия в творческое русло.

Открытие №2: я такая не одна

Однажды внутри команды обсуждали рабочие привычки и выяснили неожиданную вещь: почти все пользуются блокнотами. Поначалу все смущались этим делиться, ведь мы «продаём» цифровое решение, а тут блокноты у каждого второго.

Многие ведут себе списки задач на день в блокноте. Как правило, это мелкие задачки, для фокуса в моменте и на ближайший рабочий день. Там же рядом с задачами в списке появляются дополнительные заметки по задачам.

Сильнее популярен рукописный способ у тех, кто много общаются с клиентами. Печатать в момент разговора кажется неуместным — со стороны выглядит, будто ты чатишься или занят другой задачей, это сбивает с мысли спикера и портит настрой. Да и слушателя тоже сбивает.

Получается, у многих в нашей команде разработки и продвижения цифрового продукта бумага играет ту же роль, что и у меня — фокус в моменте и фиксация полезных мыслей, которые не уловит ИИ‑помощник.

Открытие №3: бумага и цифра создают идеальный тандем

Таск‑менеджер даёт порядок и структуру. В него перекочёвывают из блокнота задачи, договорённости, новые встречи с датами. Появляющиеся ручные заметки переношу в командный инструмент, правильно оформляю задачи вместе с положенными атрибутами. Фокусы на действия, информация, конкретные задачи и планы не теряются и остаются доступной команде. Всё это только внутри командного сервиса, чтобы ничего не терялось и фиксировалась информация, которая касается других людей.

Онлайн‑доски — третий столп этой системы. Это наше с командой совместное мышление на удалёнке, визуализация сложных материй, обработка большого количества данных.

Цифровые инструменты и блокнот не конкурируют, а работают как части одной системы. Это способ совмещать комфорт с пользой, ведь продуктивность строится не на отказе от старых инструментов, а на умении их комбинировать.

Если вы тоже не хотите отказываться от блокнота — возможно, вам нужен не выбор, а баланс.

С чего начать внедрение гибридной системы заметок

Определить, какие задачи удобнее вести в блокноте, а какие строго переносить в таск‑менеджер. В блокноте мне лучше думать: фиксировать идеи, наброски, промежуточные мысли, какие‑то хаотичные списки и то, что рождается в моменте. В таск‑менеджер я переношу всё, что требует исполнения, дедлайна, приоритета или участия других людей.

Для меня блокнот — осмысление, таск‑менеджер — доведение до результата.

Добавить дополнительный инструмент. Если внедряется таск‑менеджер, я бы начала с самого простого: не пытаться сразу перенести всю жизнь в систему. Достаточно начать с одного списка актуальных задач и разбить их по приоритету или срокам.

Главное — чтобы цифровой инструмент стал местом, где задачи не теряются, а не ещё одной сложностью.

Если начинаете вести блокнот, я бы советовала использовать блокнот не для учёта задач, а для мыслей. Например, записывать туда идеи, наблюдения, вопросы, черновики решений — всё, что не укладывается в формат “сделать к сроку”. Блокнот хорошо работает как пространство для мышления, а не контроля.

Мне кажется, у блокнота не должно быть правил — в этом и есть его смысл. Блокнот особенно хорошо помогает работать с абстракциями, сырыми идеями и еще не до конца сформированными мыслями. А такие вещи часто проще выразить не только словами, но и через рисунки, схемы, стрелки, связи. У меня, например, весь блокнот в рисунках, стрелочках и визуальных пометках — для меня это способ лучше видеть мысль.