Как конструкторы документов упрощают ведение бизнеса

Эффективность документооборота напрямую влияет на скорость заключения сделок, загруженность сотрудников и степень защищенности бизнеса от рисков. Чтобы высвободить больше ресурсов на развитие, компании все чаще автоматизируют процесс составления деловых бумаг, передавая процесс специальному сервису — конструктору документов.

Такие сервисы позволяют создавать и настраивать шаблоны документов и генерировать их в автоматическом режиме на основе заранее заданных параметров. Это в разы сокращает временные издержки на подготовку бумаг и снижает риск ошибок: все шаблоны в конструкторах проверены юристами и регулярно обновляются в соответствии с изменениями в законах.

О том, какие выгоды приносят сервисы для составления документов и как подобрать подходящий, Т‑Бизнес секретам рассказали эксперты:

1. Никита Колосов, сооснователь сервиса «Форма».
2. Владислав Вовченко, руководитель отдела развития сервиса «Комбинатор».
3. Алексей Дьяченко, основатель и руководитель платформы «ТурбоКонтракт» (резидент «Сколково»).
4. Анна Климова, партнер, руководитель группы технологий и процессов в учете и документообороте ДРТ ТЕХ.
5. Юлия Орлова, партнер департамента налогов и права ДРТ.

Рассказываем о лучших платных и бесплатных конструкторах документов, доступных на российском рынке.

Какие проблемы решает конструктор документов

Конструкторы документов предназначены для руководителей бизнеса, бухгалтеров, юристов и офисных работников. На российском рынке представлены как простые бесплатные сервисы, так и более продвинутые, которые оплачиваются единоразово или по подписке. В бесплатных конструкторах доступны базовые функции, такие как:

• большой набор готовых шаблонов документов различных категорий, которые можно изменить под потребности вашего бизнеса;
• простое и удобное добавление данных через форму, привычный интерфейс текстового редактора;
• гарантия отсутствия ошибок в документах;
• функция сохранения документов в различных форматах — pdf, docx, rtf.

• добавление подписей, печати, логотипа компании;
• удобный поиск и ведение нумерации документов компании;
• хранение данных в защищенном виде;
• совместная работа с разграничением прав доступа для сотрудников и контрагентов;
• интеграция в систему электронного документооборота — актуально для крупных компаний.

Вот как использование конструкторов влияет на бизнес‑процессы:

• высвобождает время сотрудников;
• сокращает цикл сделки;
• снижает риск ошибок.

Высвобождает время сотрудников. В малых и средних компаниях персонал, включая руководителя, выполняют сразу несколько ролей: их обязанности редко четко разграничены и постоянно расширяются в зависимости от текущих задач, отмечает Владислав Вовченко. Поэтому чем эффективнее удается распределить нагрузку и оптимизировать работу, тем быстрее развивается бизнес. Конструкторы документов помогают снять с высококвалифицированных сотрудников рутинные задачи и освободить время на те, что действительно требуют их внимания и компетенций, говорит Никита Колосов.

Ручное создание договоров, актов и других документов обычно занимает часы, а специализированные сервисы сокращают процесс до минут за счет шаблонов и автозаполнения, поясняет Алексей Дьяченко. Как правило, конструктор документов высвобождает до 80% рабочего времени сотрудников.

Например, пользователи сервиса «Комбинатор» из компании «Кейтерес групп» после внедрения нейро‑шаблонов ускорили процесс подготовки документов в 15 раз: с 8 часов до получаса, рассказывает Вовченко. Теперь компания не упускает ни одной заявки и ведет в два раза больше проектов без увеличения штата. Об аналогичном кейсе рассказал и сооснователь сервиса «Форма».

Сокращает цикл сделки. Долгое согласование, ошибки в данных, необходимость исправлений и повторная отправка файлов — все это тормозит сделки и мешает оперативно реагировать на запросы клиентов. Конструктор документов решает эти проблемы: данные подставляются автоматически, форматирование выполняется без ручных корректировок, а сотрудники работают с готовыми шаблонами, которые часто хранятся в единой системе.

Обычно бизнес начинает использовать конструкторы именно для составления договоров, рассказывает Анна Климова. Бизнес получает очевидные выгоды за счет сокращения задержек контрактации, которые по некоторым сделкам могут достигать несколько миллионов рублей, поясняет она. А процесс заключения сделки значимо сокращается: например, ИТ‑стартап из числа клиентов «ТурбоКонтракта» за счет автоматизации договоров сократил цикл с семи до двух дней, рассказывает Дьяченко.

Снижает риск ошибок. Все изменения в законодательстве и регулировании сразу же отражаются шаблонах, говорит Дьяченко. Благодаря этому пользователи конструкторов экономят много времени на актуализации и могут не беспокоиться о корректности документов.

Кроме того, часто с помощью конструктора можно на этапе формирования карточки договора настроить автоматизированные сверки вводимых условий и данных, рассказывает Юлия Орлова. Это помогает избежать несоответствия формы договора сущности сделки и не допустить таких последствий, как признание сделки мнимой, а документов некорректными или недостаточными. Так бизнес снижает риск налоговых доначислений, поясняет эксперт.

Многие конструкторы могут интегрироваться с набирающими популярность системами автоматизированной проверки контрагентов, рассказывает Анна Климова. Так, после присвоения контрагенту рейтинга благонадежности сервис будет автоматически генерировать допустимые для такого контрагента коммерческие условия — например, возможность авансирования, лимиты выдачи авансов, предельные сроки авансирования поставок, ответственность за просрочку исполнения обязательства.

7 конструкторов документов для малого и среднего бизнеса

Если компания работает с небольшим количеством партнеров и клиентов и стандартными документами, где меняется минимум информации, можно сделать выбор в пользу простых бесплатных сервисов, считает Вовченко.

Среди других ресурсов эксперты выделяют Конструктор цифровой платформы МСП и Делопресс.

Получить полный бесплатный доступ можно через Госуслуги — система распознает ваш статус налогоплательщика и предоставит набор актуальных для вас шаблонов. Доступные данные о вас вносятся в образец автоматически, остальное заполняете сами на сайте, а затем скачиваете готовый документ.

Для использования доступны акты, доверенности, служебные и докладные записки, заявления, письма, приказы, распоряжения, соглашения. Рядом с образцом есть информация об особенностях использования документа и об актуальности содержащихся в нем данных. Минус — ограниченный набор шаблонов.

Если вам нужны более широкие функции, например автозаполнение, подписание и хранение документов, — лучше присмотреться к платным конструкторам. В небольших компаниях зачастую нет сотрудников, которые способны разработать такой сервис самостоятельно, поэтому покупка стороннего решения может оказаться выгоднее, чем оплата ручного труда персонала или автоматизация силами дополнительно нанятого человека, считает Климова.

При этом малому и среднему бизнесу важно получить готовое решение, которое не требует дорогостоящих кастомных доработок, а процесс внедрения не растягивается на долгие месяцы, отмечает Колосов. Более крупным компаниям также важна интеграция с системами электронного документооборота.

Эксперты отобрали несколько платных сервисов с такими характеристиками:

1. FreshDoc.
2. Doczilla.
3. Форма.
4. Комбинатор.
5. ТурбоКонтракт.

В продвинутом тарифе доступно создание собственных многовариантных шаблонов, максимально учитывающих специфику вашего предприятия. Есть возможность интеграции в СЭД.

Для крупных компаний создана отдельная AI‑платформа DoczillaPro, где можно настраивать собственные шаблоны и использовать преимущества ИИ. Корпоративные тарифы начинаются от 54 000 ₽ в год за трех пользователей. Есть возможность интеграции с СЭД.

Базовый тариф стоит 3 900 ₽ в месяц за трех пользователей. При этом до трех шаблонов отдел внедрения помогает настроить компаниям бесплатно. Есть возможность интеграции с СЭД.

Сервис автоматически склоняет слова и словосочетания, проводит вычисления, строит графики и выполняет другие функции. Комбинатор интегрируется с Битрикс24 и любыми CRM‑системами. Предусмотрена гибкая настройка прав доступа в соответствии с действующими бизнес‑процессами.

Сервис применяет математические формулы, склоняет текст и накладывает форматирование согласно ГОСТ, внутреннему СТО компании или требованиям корпоративных стилей. Есть возможность согласования документов как внутри команды, так и с контрагентами: для безопасности реализован механизм двухфакторной аутентификации. Интегрируется с различными сервисами для бизнеса, в том числе 1С, Битрикс24, Контур.Диадок — актуально для небольших компаний.

Эти сервисы универсальны и подойдут как малому, так и среднему бизнесу. Но следует иметь в виду: если есть потребность в индивидуализированных шаблонах, их доработка и интеграция в конструкторах документов может стоить десятки тысяч рублей, при этом моментальной выручки эти вложения не дадут. Бизнесу, который не готов к таким тратам, можно подумать о разработке шаблонов своими силами — например, в Google Sheets. О таком кейсе рассказал руководитель отдела продаж малого предприятия «Корвет Нева» Александр Павлов.

Главное

1. Конструкторы документов имеют обширную базу шаблонов и привычный интерфейс текстового редактора. Они в разы сокращают трудозатраты на оформление деловых бумаг и длительность цикла сделки, исключают риск ошибок и повышают защищенность бизнеса.
2. Если у компании небольшой документооборот и типовые рабочие бумаги, можно обойтись бесплатными конструкторами, такими как конструктор цифровой платформы МСП или сервис ДелоПресс. Обычно они представляют собой базу готовых шаблонов, которые регулярно обновляются в соответствии с законодательством.
3. Более продвинутые сервисы, как правило, платные. Они позволяют настраивать собственные шаблоны, подходящие под ваши потребности, хранить данные в защищенном виде, вести совместную работу с разграничением прав доступа для сотрудников, согласовывать документы с контрагентами, а также интегрируются в СЭД.
4. Среди лучших платных сервисов эксперты называют FreshDoc, Doczilla, Форма, Комбинатор и ТурбоКонтракт.